Die Einführung der E-Rechnung in der Bundesverwaltung ist beschlossen, aber komplex und zeitlich ambitioniert. Bereits ab November 2018 müssen erste Behörden elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Die Lieferanten müssen ab 2020 elektronische Rechnungen senden. Organisation, Geschäftsprozesse und IT der Behörden müssen rechtzeitig ertüchtigt werden.
Die E-Rechnung bietet eine große Chance für die Verwaltung. Durch einheitliche und medienbruchfreie Rechnungsbearbeitung werden Abläufe beschleunigt und Kosten gesenkt.
Mit dem zentralen Rechnungseingang Bund (ZRE) wird die Schnittstelle zwischen Behörden und Lieferanten einheitlich gestaltet. Die Transformation der internen Rechnungsbearbeitung ist Aufgabe jeder einzelnen Behörde, für die diese Fragen zu klären sind:
- Was ist der ZRE und welche Vorteile bietet er?
- Wie kann meine Behörde an den ZRE angeschlossen werden?
- Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden, um E-Rechnungen über den ZRE zu empfangen?
- Wie wird der digitale Workflow zur Rechnungsprüfung abgebildet?
- Wie werden die elektronischen Rechnungsunterlagen aufbewahrt und zugänglich gemacht?
- Wie werden Papierrechnungen unterhalb der Bagatellgrenzen behandelt?
Zu diesen und anderen Fragen werden im Rahmen des Seminars die aktuellen Rahmenbedingungen beleuchtet und mögliche Lösungsansätze, auch für ein schrittweises Vorgehen, vorgestellt. Die Teilnehmer des Seminars werden in die Lage versetzt, die Potenziale der E-Rechnung für ihre Organisation zu erkennen und zielgerichtet zu nutzen.
Führungskräfte der öffentlichen Verwaltung in Bundes-/Landesministerien sowie nachgeordnete Behörden, insbesondere Verantwortliche für Prozesse, IT und Querschnittsaufgaben.
Das Seminar ist eine eintägige Veranstaltung, in der erfahrene E-Rechnungsexperten den Teilnehmern die gesetzlichen Rahmenbedingungen der E-Rechnung erläutern und mögliche Lösungen für ihre Umsetzung anhand einschlägiger Praxisbeispiele vorstellen.
Überblick und Rahmenbedingungen für die Einführung der E-Rechnung (10-12 Uhr)
- Überblick über die Anforderungen und Umsetzungspflichten aus E-Rechnungsgesetz und -verordnung, Erläuterung des Standards XRechnung
- IT-Rahmenbedingungen: Zentraler Rechnungseingang Bund, E-Akte Basisdienst Bund
- Marktüberblick: ERP-Systeme, HKR-Verfahren und Workflowlösungen für die elektronische Rechnungsbearbeitung
Umstellung auf die elektronische Rechnungsbearbeitung (13-17 Uhr)
- Vorstellung von Herausforderungen und Lösungsansätzen (Workflowunterstützung, Anbindung der E-Akte etc.)
- Potenziale der E-Rechnung für eine wirtschaftliche Umsetzung
- Strategien zur Einführung der E-Rechnung in einer Behörde
- Praxisbeispiel der Umsetzung der E-Rechnungsbearbeitung in einer Bundesbehörde