Intensiv-Lehrgang E-Akte
Meistern Sie die Einführung kompakt, kompetent und kollaborativ
Gegenstand des Seminars
Sind Sie noch nicht so richtig oder ernsthaft mit der E-Akte gestartet? Verlief der Start nicht so, wie Sie es sich erhofft haben? Sind Widerstände in Ihrer Behörde spürbar oder ist die Unterstützung nicht so, wie es wünschenswert wäre? Könnten gute Argumente helfen, die den Umstieg beflügeln? Ja – dann nehmen Sie an diesem Lehrgang teil!
Müssen E-Akten kompliziert sein? Muss der Abschied von der Papierakte teuer sein? Dauert es wirklich Jahre, bis ein Aufgabenbereich erfolgreich mit elektronischen Akten unterwegs ist? Ist ein Aktenplan beim Umstieg auf die E-Akte notwendig? Kann eine Behörde rechtssicher scannen, ohne die qualifizierte digitale Signatur einzusetzen? Müssen Papierakten aufbewahrt werden, obgleich sie gescannt wurden? Wenn Sie sich auch ständig diese Fragen stellen, ist dieser Lehrgang genau richtig für Sie!
Praktikerinnen und Praktiker berichten aus erster Hand, die allesamt erfolgreich die E-Akte in ihrer Behörde eingeführt haben, daran mitwirken oder von E-Akten profitieren. Sie treffen auf Vertreterinnen oder Vertreter bestimmter Fachthemen und haben die Gelegenheit, vertiefte Einblicke zu erhalten. Nutzen Sie die Chance, sich mit Menschen auszutauschen, denen der Umstieg gelungen ist, und partizipieren Sie von deren Erfahrungen. So sammeln Sie viele neue Informationen und können wertvolle Netzwerkarbeit betreiben.
Kompakt, kompetent und kollaborativ – lassen Sie die elektronische Akte nicht länger vor Ihrer Behörde stehen und warten! Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme und einen spannenden Austausch gemeinsam mit Ihnen!
Seminarablauf
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Tag 1
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bis 12:00 Uhr
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Ankommen, Akkreditierung, Begrüßungskaffee
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12:00 Uhr
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Digitaler Wandel – Mit Leichtigkeit zur E-Akte im Arbeitsalltag
Erfahrene Praktiker teilen wichtige Themen bei der Umstellung von Papier- zu E-Akten, inklusive Change-Management, Projektkommunikation und Prozessoptimierung
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13:30 Uhr
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Gemeinsames Mittagessen
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14:30 Uhr
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Strategien und Werkzeuge für effektive Kommunikation während des Veränderungsprozesses
Wie kommuniziert man Veränderungen erfolgreich? Identifikation der Zielgruppen, moderne Kommunikationsmittel und Integration von Feedback-Mechanismen stehen im Fokus.
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16:00 Uhr
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Kaffee- und Kommunikationspause
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16:30 Uhr
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Einsatz von Schnittstellen zum DMS – Analyse des Einsatzes von integrierten Schnittstellen und Vorstellung kostengünstiger Alternativen
Bewertung der Vor- und Nachteile von herstellerbasierten Schnittstellen, alternative Möglichkeiten und Preis-Leistungs-Aspekte.
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18:00 Uhr
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Ende Tag 1
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Tag 2
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09:00 Uhr
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E-Akte – Eine To-Do- und How-To-Liste für Führungskräfte Aufgaben und Verantwortlichkeiten für Führungskräfte bei der Einführung der E-Akte werden beleuchtet. |
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10:30 Uhr
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Kaffee- und Kommunikationspause
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11:00 Uhr
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E-Akte eingeführt und nun? – Nach dem Rollout fängt die Arbeit an
Welche Aufgaben entstehen nach der Einführung? Gezielte Reaktionen auf die Anforderungen aus dem Einführungsprozess erhöhen den Projekterfolg und die allgemeine Akzeptanz innerhalb der Behörde. |
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12:30 Uhr
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Gemeinsames Mittagessen
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13:30 Uhr
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Kostencheck – Die E-Akte als kluge Investition
Klärung finanzieller Aspekte von anfänglichen Investitionen bis zu langfristigen Effekten. |
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15:00 Uhr
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Kaffee- und Kommunikationspause
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15:30 Uhr
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Effektive Organisation des Scannens in der Verwaltung
Fokussierung auf zentrale Scanstellen, Bestandsaktenscan und Scannen in der Sachbearbeitung für effiziente Informationsnutzung. |
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17:00 Uhr
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Ende Tag 2
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Tag 3
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09:00 Uhr
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Organisatorische Weitsicht für die E-Akte entwickeln
Strategische Herangehensweisen, Stakeholder-Erwartungen erfüllen, Ressourcen identifizieren und Risikomanagementstrategien entwickeln. |
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10:30 Uhr
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Kaffee- und Kommunikationspause
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11:00 Uhr
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Standardisierte E-Akte und Modernisierung der Verwaltung
Bedeutung eines einheitlichen Standards für reibungslosen Ablauf, Kommunikation, Interoperabilität und Skalierbarkeit. |
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12:30 Uhr
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Gemeinsames Mittagessen
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13:30 Uhr
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Praxis-Coaching, kollegiale Beratung, Einzelgespräche
Flexibles Programm je nach den Bedürfnissen und Interessen der Teilnehmenden. Es besteht die Möglichkeit, individuelle Anliegen und Fragen zu besprechen. |
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14:30 Uhr
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Ende des Lehrgangs
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Referenten
Kim
Böhm,
Diplom-Kauffrau seit Abschluss ihres dualen Studiums im Jahr 2010, kann auf eine vielseitige berufliche Laufbahn zurückblicken. Ihre ersten beruflichen Erfahrungen sammelte sie im Vertriebsinnendienst einer Finanzberatung nach Abschluss ihres Studiums. Von 2016 bis 2021 erweiterte sie ihre Expertise als Teil eines Teams bei einem bedeutenden Automobilzulieferer.
In ihrer Rolle im Qualitätsmanagement oblagen ihr verschiedene Aufgaben, darunter die Dokumentenverwaltung, das Controlling und das Auditmanagement. Durch ihre verantwortungsvolle Position trug sie maßgeblich zur Sicherung der Qualitätsstandards bei.
Seit dem Jahr 2022 ist Kim Böhm in ihrer Heimatstadt Witten bei einem renommierten Stahlhändler tätig. Hier wirkt sie als Qualitätsmanagementbeauftragte und bringt ihre Erfahrungen aktiv ein. Als Mitglied des Teams „Vorgangsakte“ übernahm sie im Jahr 2022 die Verantwortung für die Projektarbeit, wobei ihre Fähigkeiten in der Koordination und Umsetzung von Projekten zum Tragen kommen. Ihre breit gefächerten Kenntnisse und ihre erfolgreiche Mitwirkung in verschiedenen Unternehmen machen sie zu einer kompetenten Fachkraft im Qualitätsmanagement und der Projektarbeit.
Thomas
Heucken,
gelernter Datenverarbeitungskaufmann mit einer erfolgreich abgeschlossenen Fortbildung zum ECM-Master im Jahr 2010, präsentiert eine beeindruckende berufliche Laufbahn. Seit dem Jahr 1989 ist er hauptberuflich beim Amt für Datenverarbeitung und Kommunikationstechnik der Stadtverwaltung Witten tätig.
Ab dem Jahr 2006 übernahm Thomas Heucken die technische Betreuung bei der Einführung der eAkte und prägte diese Verantwortungsbereiche maßgeblich. Seine Expertise erstreckt sich nicht nur auf die Stadt Witten, sondern auch auf zahlreiche andere Behörden, die er im Rahmen seiner Nebentätigkeit unterstützte. Dabei begleitete und gestaltete er etwa 100 Projekte zur Einführung der eAkte und zur Prozessdigitalisierung.
Thomas Heucken komplettiert sein Portfolio durch Vorträge, Seminare und Webinare sowie durch die Mitarbeit in Arbeitsgruppen der KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement) und Vitako (Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister).
Seine wertvolle Erfahrung hat ihm gezeigt, dass der Schlüssel zum Erfolg in einer schrittweisen, durch Standards unterstützten Einführung liegt. Gleichzeitig betont er, dass die Vorstellung einer "eierlegenden Wollmilchsau" fast ebenso zuverlässig scheitert. Thomas Heucken vereint somit umfassende fachliche Kenntnisse mit einer klaren methodischen Herangehensweise.
Imke
Morawski,
im Jahr 1970 im Landkreis Diepholz geboren, blickt auf eine beeindruckende 25-jährige Karriere in der IT des Landkreises Diepholz zurück. Ihre berufliche Reise begann vorrangig mit Programmiertätigkeiten, entwickelte sich jedoch im Laufe der Zeit zu einer umfassenden Anwendenden- und Anwendungsbetreuung.
Ab dem Jahr 2011 übernahm Imke Morawski die Verantwortung für die Einführung und die darauffolgende Systembetreuung der elektronischen Zeiterfassung im Landkreis. Diese Phase markierte ihre ersten Erfahrungen in der Projektarbeit. Seit 2019 ist sie als Projektleiterin maßgeblich an der hausweiten „Einführung der elektronischen Akte beim Landkreis Diepholz“ beteiligt.
Unter ihrer Projektleitung wurden bereits zehn Teilprojekte erfolgreich abgeschlossen. In dieser Rolle hat sie verschiedene Fachdienste umgestellt und dabei eine Vielzahl von Fragestellungen vor, während und nach der Umstellung bewältigt. Imke Morawski verfügt somit über umfassende Kenntnisse und Erfahrungen in der Projektarbeit sowie in der Einführung und Betreuung von IT-Systemen im öffentlichen Sektor.
Claudia
Roth,
hat eine vielseitige berufliche Reise hinter sich, die sie durch verschiedene Tätigkeitsfelder führte. Angefangen bei einem Studium der Politikwissenschaft und Soziologie, über eine gastronomisch-kaufmännische Ausbildung und Tätigkeit, bis hin zur Arbeit als Personaldisponentin. Vor einiger Zeit hat sie ihre Anker in der Flensburger Stadtverwaltung gesetzt und erfolgreich den Bachelorabschluss in „Public Administration“ erworben.
Seit 2021 ist Claudia Roth als Projektleiterin in der Flensburger Stadtverwaltung tätig, wo sie die Segel für die Einführung der verwaltungsweiten elektronischen Akte (eAkte) setzt. Nach einem Jahr intensiver Planungsarbeit konnte sie in den letzten zwei Jahren fast die Hälfte ihrer Kolleginnen und Kollegen für das Projekt gewinnen, nicht zuletzt aufgrund ihres Engagements im Changemanagement und ihrer kommunikativen Fähigkeiten. Claudia Roth ist überzeugt, dass diese beiden Elemente oft den Erfolg oder das Scheitern eines Projekts beeinflussen.
Mit Freude übernimmt sie die Hilfestellung bei der „Rund-um-Organisation“ eines solchen Großprojektes sowie der gezielten Weiterentwicklung des Dokumentenmanagementsystems (DMS), stets im Sinne des Mottos „Taugt das etwas oder kann das weg?“. Als nordfriesisches Küstendeern agiert sie dabei typisch norddeutsch – pragmatisch. Für Claudia Roth steht im Mittelpunkt all ihres Handelns die Frage: Was nützt die beste Theorie, wenn die Realität nicht berücksichtigt wird?
Volker
Staupe,
Diplom Verwaltungswirt, bis Mai 2023 Projektleiter dms bei der Stadt Witten. Über 140 Projekte „Einführen einer eAkte“ in ca. 25 Behörden in NRW, Niedersachsen und Schleswig-Holstein (zwischen 20.000 EW und 500.000 EW). Fachliche Leitung der Veranstaltung „Praxis-Dialog E-Akte“ -Behörden Spiegel- (www.praxisdialog-eakte.de ). Anhörung als Sachverständiger im Innenausschuss NRW (EGovG) sowie im Ausschuss für Finanzen und Haushaltsfragen (EGovG) und der Enquetekommission Digitalisierung des Saarlandes. Vortragstätigkeit u.a. für die e-nrw, Deutsche Universität für Verwaltungswissenschaften (Speyer), ÖV-Symposium, Messe Stuttgart, Ministerien NRW. Durchführen von Seminaren u.a. für die Universität Münster, verschiedene Studieninstitute (z.B. Ruhr und Mecklenburg-Vorpommern), sowie für einige Behörden in verschiedenen Bundesländern.
Patrick
Vieler,
geboren im Jahr 1977, begann seine berufliche Laufbahn nach erfolgreich abgeschlossener Ausbildung zum Datenverarbeitungskaufmann im Jahr 1999 in der EDV der Stadt Witten. Innerhalb der Abteilung Anwendungsbetreuung und Programmierung hat er seitdem eine breite Palette von Fachverfahren aus verschiedenen Bereichen betreut und vielfältige Anwendungen entwickelt.
Seit dem Jahr 2006 trägt Patrick Vieler unter anderem die Verantwortung für die Administration des Dokumentenmanagementsystems und ist Mitglied des Teams im in den Folgejahren gegründeten „Kompetenzzentrum Dokumentenmanagement“. Dieses Kompetenzzentrum ist für die Betreuung der DMS-Installationen in den meisten Städten des Ennepe-Ruhr-Kreises zuständig. Neben seinen Hauptaufgaben engagiert sich Patrick Vieler in diversen Behörden im Rahmen seiner Nebentätigkeit aktiv bei der Einführung der E-Akte.
Sein Tätigkeitsbereich erstreckt sich dabei über Beratung, Installation und Einrichtung bis hin zur Unterstützung beim Importieren von Dokumenten aller Art in das Dokumentenmanagementsystem. Patrick Vieler zeichnet sich durch seine langjährige Erfahrung und sein umfassendes Know-how im Bereich der Informationstechnologie aus, insbesondere im Hinblick auf Dokumentenmanagement und die Einführung von E-Akten in verschiedenen Behörden.
Termin und Ort
Ort:
Tagungshotel (wird noch bekannt gegeben)
Hamburg
Hamburg
Zeitraum:
02.09.2024 12:00 Uhr
- 04.09.2024 14:30 Uhr
Preis
1450,- Euro zzgl. MwSt.