Intensiv-Lehrgang E-Akte
Meistern Sie die Einführung kompakt, kompetent und kollaborativ
Gegenstand des Seminars
Sind Sie noch nicht so richtig oder ernsthaft mit der E-Akte gestartet? Verlief der Start nicht so, wie Sie es sich erhofft haben? Sind Widerstände in Ihrer Behörde spürbar oder ist die Unterstützung nicht so, wie es wünschenswert wäre? Könnten gute Argumente helfen, die den Umstieg beflügeln? Ja – dann nehmen Sie an diesem Lehrgang teil!
Müssen E-Akten kompliziert sein? Muss der Abschied von der Papierakte teuer sein? Dauert es wirklich Jahre, bis ein Aufgabenbereich erfolgreich mit elektronischen Akten unterwegs ist? Ist ein Aktenplan beim Umstieg auf die E-Akte notwendig? Kann eine Behörde rechtssicher scannen, ohne die qualifizierte digitale Signatur einzusetzen? Müssen Papierakten aufbewahrt werden, obgleich sie gescannt wurden? Wenn Sie sich auch ständig diese Fragen stellen, ist dieser Lehrgang genau richtig für Sie!
Praktikerinnen und Praktiker berichten aus erster Hand, die allesamt erfolgreich die E-Akte in ihrer Behörde eingeführt haben, daran mitwirken oder von E-Akten profitieren. Sie treffen auf Vertreterinnen oder Vertreter bestimmter Fachthemen und haben die Gelegenheit, vertiefte Einblicke zu erhalten. Nutzen Sie die Chance, sich mit Menschen auszutauschen, denen der Umstieg gelungen ist, und partizipieren Sie von deren Erfahrungen. So sammeln Sie viele neue Informationen und können wertvolle Netzwerkarbeit betreiben.
Kompakt, kompetent und kollaborativ – lassen Sie die elektronische Akte nicht länger vor Ihrer Behörde stehen und warten! Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme und einen spannenden Austausch gemeinsam mit Ihnen!
Seminarablauf
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Tag 1
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bis 12:00 Uhr
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Ankommen, Akkreditierung, Begrüßungskaffee
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12:00 Uhr
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Digitaler Wandel – Mit Leichtigkeit zur E-Akte im Arbeitsalltag
Erfahrene Praktiker teilen wichtige Themen bei der Umstellung von Papier- zu E-Akten, inklusive Change-Management, Projektkommunikation und Prozessoptimierung
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13:30 Uhr
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Gemeinsames Mittagessen
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14:30 Uhr
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Strategien und Werkzeuge für effektive Kommunikation während des Veränderungsprozesses
Wie kommuniziert man Veränderungen erfolgreich? Identifikation der Zielgruppen, moderne Kommunikationsmittel und Integration von Feedback-Mechanismen stehen im Fokus.
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16:00 Uhr
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Kaffee- und Kommunikationspause
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16:30 Uhr
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Einsatz von Schnittstellen zum DMS – Analyse des Einsatzes von integrierten Schnittstellen und Vorstellung kostengünstiger Alternativen
Bewertung der Vor- und Nachteile von herstellerbasierten Schnittstellen, alternative Möglichkeiten und Preis-Leistungs-Aspekte.
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18:00 Uhr
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Ende Tag 1
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Tag 2
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09:00 Uhr
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E-Akte – Eine To-Do- und How-To-Liste für Führungskräfte Aufgaben und Verantwortlichkeiten für Führungskräfte bei der Einführung der E-Akte werden beleuchtet. |
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10:30 Uhr
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Kaffee- und Kommunikationspause
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11:00 Uhr
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E-Akte eingeführt und nun? – Nach dem Rollout fängt die Arbeit an
Welche Aufgaben entstehen nach der Einführung? Gezielte Reaktionen auf die Anforderungen aus dem Einführungsprozess erhöhen den Projekterfolg und die allgemeine Akzeptanz innerhalb der Behörde. |
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12:30 Uhr
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Gemeinsames Mittagessen
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13:30 Uhr
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Kostencheck – Die E-Akte als kluge Investition
Klärung finanzieller Aspekte von anfänglichen Investitionen bis zu langfristigen Effekten. |
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15:00 Uhr
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Kaffee- und Kommunikationspause
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15:30 Uhr
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Effektive Organisation des Scannens in der Verwaltung
Fokussierung auf zentrale Scanstellen, Bestandsaktenscan und Scannen in der Sachbearbeitung für effiziente Informationsnutzung. |
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17:00 Uhr
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Ende Tag 2
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Tag 3
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09:00 Uhr
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Organisatorische Weitsicht für die E-Akte entwickeln
Strategische Herangehensweisen, Stakeholder-Erwartungen erfüllen, Ressourcen identifizieren und Risikomanagementstrategien entwickeln. |
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10:30 Uhr
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Kaffee- und Kommunikationspause
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11:00 Uhr
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Standardisierte E-Akte und Modernisierung der Verwaltung
Bedeutung eines einheitlichen Standards für reibungslosen Ablauf, Kommunikation, Interoperabilität und Skalierbarkeit. |
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12:30 Uhr
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Gemeinsames Mittagessen
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13:30 Uhr
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Praxis-Coaching, kollegiale Beratung, Einzelgespräche
Flexibles Programm je nach den Bedürfnissen und Interessen der Teilnehmenden. Es besteht die Möglichkeit, individuelle Anliegen und Fragen zu besprechen. |
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14:30 Uhr
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Ende des Lehrgangs
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Referenten
Tarek
Alhossni,
geboren 1985 in Schwelm, kann auf eine facettenreiche berufliche Laufbahn zurückblicken. Seine Karriere startete im Jahr 2005 mit einer Ausbildung zum Informatikkaufmann bei der Stadt Ennepetal, die er erfolgreich im Jahr 2008 abschloss. Nahtlos setzte er seine berufliche Reise in der IT-Abteilung der Stadt Ennepetal fort, wo er vielfältige Aufgaben übernahm, darunter die Systemadministration, Verwaltung des Internetauftritts und Leitung von IT-Projekten.
In der Zeit von 2013 bis 2017 widmete sich Tarek Alhossni einer nebenberuflichen Weiterbildung zum Betriebswirt mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik. Diese Weiterbildung unterstreicht nicht nur sein Engagement für berufliche Entwicklung, sondern auch seine Leidenschaft für die Verschmelzung von betriebswirtschaftlichen Prinzipien und Informationstechnologie.
Seit dem Jahr 2017 bekleidet er die Position des Leiters der Stabsstelle „E-Government“. In dieser Funktion liegt sein Fokus auf der Umsetzung der Gesetze EGovG (E-Government-Gesetz) und OZG (Onlinezugangsgesetz). Ein maßgeblicher Beitrag von ihm besteht zudem in der Einführung der elektronischen Akte. Seine langjährige Erfahrung in einer öffentlichen Verwaltung, gepaart mit Aus- und Weiterbildungen in den Bereichen BWL und IT, prädestinieren ihn als optimale „Schnittstelle“ zwischen Informationstechnologie und Verwaltungswissenschaften.
Andreas
Hasenberg,
hat seine berufliche Leidenschaft im Jahr 1988 zum Beruf gemacht. Seine Karriere begann mit einer Ausbildung zum Diplom Verwaltungswirt bei der Stadt Witten, wo er viele Jahre lang umfassende Verwaltungserfahrung sammelte, insbesondere in der aufregenden Zeit in der Bauaufsicht. Anschließend wechselte er in die im Aufbau befindliche Datenverarbeitung der Stadt, wo er Zeuge einer raschen Entwicklung der IT wurde.
Die IT-Abteilung der Stadt Witten erlebte unter seiner Leitung einen beeindruckenden Wandel. Was einst mit kleinen Anfängen begann, wurde zum Amt für Datenverarbeitung und Kommunikationstechnik mit 50 Mitarbeitenden. Andreas Hasenberg stand mehr als 12 Jahre lang an der Spitze dieses Amtes, das als interner Dienstleister für die Verwaltung fungiert und nahezu alle Services im eigenen Haus bereitstellt. Nur wenige Verfahren sind ausgelagert. In seiner Rolle konnte er die IT der Stadt Witten zu einem federführenden Berater und Umsetzer von Digitalisierungsvorhaben machen, nicht nur intern, sondern auch für externe Dienstleistungen in der kreisangehörigen Gemeinde.
Andreas Hasenberg hat konsequent eine Vielzahl von Prozessen digitalisiert und automatisiert, sowohl intern als auch nach außen. Insbesondere die Einführung der standardisierten eAkte als Basisinfrastruktur markierte einen wichtigen Meilenstein. Trotz seines Erfolgs musste er auch die Herausforderungen der Digitalisierung erleben, insbesondere einen erfolgreichen Cyberangriff auf die Stadt im Jahr 2021. Die Bewältigung dieser Attacke war äußerst anspruchsvoll, und Andreas Hasenberg teilte seine Erkenntnisse aus dieser Erfahrung in zahlreichen Vorträgen.
Claudia
Roth,
hat eine vielseitige berufliche Reise hinter sich, die sie durch verschiedene Tätigkeitsfelder führte. Angefangen bei einem Studium der Politikwissenschaft und Soziologie, über eine gastronomisch-kaufmännische Ausbildung und Tätigkeit, bis hin zur Arbeit als Personaldisponentin. Vor einiger Zeit hat sie ihre Anker in der Flensburger Stadtverwaltung gesetzt und erfolgreich den Bachelorabschluss in „Public Administration“ erworben.
Seit 2021 ist Claudia Roth als Projektleiterin in der Flensburger Stadtverwaltung tätig, wo sie die Segel für die Einführung der verwaltungsweiten elektronischen Akte (eAkte) setzt. Nach einem Jahr intensiver Planungsarbeit konnte sie in den letzten zwei Jahren fast die Hälfte ihrer Kolleginnen und Kollegen für das Projekt gewinnen, nicht zuletzt aufgrund ihres Engagements im Changemanagement und ihrer kommunikativen Fähigkeiten. Claudia Roth ist überzeugt, dass diese beiden Elemente oft den Erfolg oder das Scheitern eines Projekts beeinflussen.
Mit Freude übernimmt sie die Hilfestellung bei der „Rund-um-Organisation“ eines solchen Großprojektes sowie der gezielten Weiterentwicklung des Dokumentenmanagementsystems (DMS), stets im Sinne des Mottos „Taugt das etwas oder kann das weg?“. Als nordfriesisches Küstendeern agiert sie dabei typisch norddeutsch – pragmatisch. Für Claudia Roth steht im Mittelpunkt all ihres Handelns die Frage: Was nützt die beste Theorie, wenn die Realität nicht berücksichtigt wird?
Imke
Sandrock,
geboren in Duisburg, startete ihre berufliche Laufbahn mit der Ausbildung zur Vermessungstechnikerin bei der Stadt Duisburg. Nach dem erfolgreichen Abschluss ihres Studiums des Vermessungswesens (FH) in Essen war sie zunächst im Bereich Vermessung tätig. Im Jahr 2000 erfolgte dann der Wechsel in den Liegenschaftsbereich, wo sie vielseitige Erfahrungen sammelte.
Ihre Leidenschaft für Projektarbeit, IT und Teamkommunikation entdeckte Imke Sandrock im Jahr 2008, als sie erfolgreich in der Projektleitung des Migrationsprojekts SAP-REFX beteiligt war. Neben ihrer beruflichen Karriere leitet sie parallel ein „Familienunternehmen“, zu dem drei Kinder gehören.
Im Jahr 2018 erfolgte der Wechsel von Imke Sandrock in den Bereich E-Government. Im Jahr 2020 führte sie als Projektleiterin erfolgreich das Serviceportal ein, bevor sie sich direkt im Anschluss intensiv mit dem Thema E-Akte auseinandersetzte. Seitdem brennt sie für dieses Thema und hat im Rahmen der Einführung zahlreiche Lösungsansätze für diverse Eventualitäten entwickelt, die nun bei der Stadt Duisburg erfolgreich zum Einsatz kommen. Imke Sandrock bringt ihre Fachkompetenz und ihre Begeisterung für innovative Lösungen in ihre Tätigkeit ein.
Volker
Staupe,
Diplom Verwaltungswirt, bis Mai 2023 Projektleiter dms bei der Stadt Witten. Über 140 Projekte „Einführen einer eAkte“ in ca. 25 Behörden in NRW, Niedersachsen und Schleswig-Holstein (zwischen 20.000 EW und 500.000 EW). Fachliche Leitung der Veranstaltung „Praxis-Dialog E-Akte“ -Behörden Spiegel- (www.praxisdialog-eakte.de ). Anhörung als Sachverständiger im Innenausschuss NRW (EGovG) sowie im Ausschuss für Finanzen und Haushaltsfragen (EGovG) und der Enquetekommission Digitalisierung des Saarlandes. Vortragstätigkeit u.a. für die e-nrw, Deutsche Universität für Verwaltungswissenschaften (Speyer), ÖV-Symposium, Messe Stuttgart, Ministerien NRW. Durchführen von Seminaren u.a. für die Universität Münster, verschiedene Studieninstitute (z.B. Ruhr und Mecklenburg-Vorpommern), sowie für einige Behörden in verschiedenen Bundesländern.
Termin und Ort
Ort:
Tagungshotel (wird noch bekannt gegeben)
Berlin
Berlin
Zeitraum:
18.11.2024 12:00 Uhr
- 20.11.2024 14:30 Uhr
Preis
1450,- Euro zzgl. MwSt.