Digitalisierung und Prozessverbesserung gelten vielerorts als komplexe Großvorhaben, die viel Zeit, Expertise und Abstimmung erfordern. Dieses Seminar zeigt eine alternative Herangehensweise: den Einsatz standardisierter Digitalisierungsbausteine, die unabhängig voneinander nutzbar und direkt in die Praxis übertragbar sind.
Die Teilnehmenden lernen eine Auswahl erprobter Bausteine kennen – etwa zur Prozessaufnahme, zur E-Akte, zum Posteingangsscan oder zur Nutzung von Onlinediensten, Signaturen und bePBo – und reflektieren gemeinsam deren Einsatzpotenzial.
Ziel ist es, eine niedrigschwellige, modulare Prozessoptimierung zu ermöglichen, die Fachbereiche wie Querschnittseinheiten entlastet und dabei hilft, operative Digitalisierung pragmatisch und wirksam umzusetzen.
Nach dem Seminar können die Teilnehmenden
- typische operative Digitalisierungsbausteine benennen und in ihrer eigenen Organisation verorten,
- konkrete Umsetzungspotenziale für einzelne Bausteine identifizieren,
- Anforderungen an Querschnittseinheiten gezielter formulieren,
- erste Schritte zur Anwendung ausgewählter Bausteine initiieren.
Der modulare Ansatz fördert insbesondere die Selbstermächtigung von Fachbereichen, entlastet IT- und Digitalisierungsbeauftragte und ermöglicht eine schrittweise, praxisnahe Umsetzung ohne übermäßigen Planungs- oder Abstimmungsaufwand.
Führungskräfte, Sachbearbeitende und Projektverantwortliche mit Bezug zu Digitalisierung, IT, Prozessen oder strategischer Verwaltungsmodernisierung – insbesondere aus Kommunen, Fachbehörden und Landesverwaltungen.
Block 1: Einstieg – Vom Großprojekt zur Bausteinlogik
- Hürden der klassischen Prozessoptimierung
- Vorteile modularer Vorgehensweisen
- Überblick über alle Bausteine
Block 2: Prozessbausteine – Dokumentieren & Optimieren
- Basis: Prozess-Steckbriefe und Prozessregister
- Erweitert: BPMN-Modelle, optional mit RPA- und/oder KI-Anbindungen
Block 3: Papierarme Verwaltung
- E-AkteBasis: DMS-Aktenplan
- E-Akte erweitert: DMS-Fallakten mit Fachverfahrens-Schnittstellen
- Posteingangsscan
- Altakten-Scan
- Zentraldruck und Versand
Block 4: Digitale Fachlichkeit & Kommunikation
- EfA-Onlinedienste und digitale Anträge
- Fachverfahrens-Ertüchtigung oder -Wechsel
- Qualifizierte elektronische Signaturen und Siegel
- Außenkommunikation per bePBo
Block 5: Unterstützende Infrastruktur
- IT-Arbeitsplatzgestaltung (Hard- und Software)
- E-Learning für digitale Kompetenzentwicklung
Block 6: Reflexion & Transfer
- Auswahl passender Bausteine für die eigene Organisation
- Priorisierung und erste Umsetzungsschritte
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