Erfahrungen austauschen und neue Lernwege nutzen in den
Führungskräfte Foren und Praxisseminaren des Behörden Spiegel


WEBINAR: Records Management
Digitales Daten- und Dokumentenmanagement als Baustein der EGovG/OZG-Umsetzung
Gegenstand des Seminars

Transparente und nachvollziehbare Prozesse zur Entscheidungsfindung stellen eine zentrale Basis des Rechtsstaats dar und sind daher eine wesentliche Anforderung an den öffentlichen Dienst. Voraussetzung hierfür ist ein gut funktionierendes Daten- und Dokumentenmanagement im Rahmen der Verwaltungsdigitalisierung: Vorgänge müssen ausreichend verschriftlicht und E-Akten geführt werden; die Möglichkeit, jederzeit auf Informationen zugreifen zu können, ist verbindlich. Die Umsetzung von Geschäftsprozessen mithilfe digitaler Dienste verspricht hierbei Erleichterungen, bringt aber auch Herausforderungen für das Informationsmanagement mit sich. Sachverständnis und Führungskompetenz auf dem Feld des Records Management ist daher ein zentraler Baustein, um diesen Anforderungen erfolgreich zu begegnen.

Dieses Webinar bietet einen Überblick zum Records Management als Basis für alle Aktivitäten rund um das digitale Arbeiten in der Verwaltung. Es werden Impulse gegeben, um die digitale Daten- und Dokumentenverwaltung in den eigenen Arbeitszusammenhängen zu reflektieren, zu optimieren und damit rechtssicherer zu gestalten. Hierzu zählen insbesondere:

  • der Umgang mit unstrukturierten und hybriden Daten und Unterlagen,
  • die Anbindung von Fachverfahren an E-Aktenführende Systeme,
  • die rechtssichere Speicherung während der Aufbewahrungsfristen,
  • die rechts- und datenschutzkonforme Anbietung an die zuständigen Archive sowie die Aussonderung und Löschung von Daten und E-Akten in den digitalen Systemen der Verwaltung.
Zielgruppe
  • Fach- und Führungskräfte, die die Grundlagen des Records Management kennenlernen und für mehr Rechtssicherheit in der täglichen Arbeit sorgen möchten, 
  • Projekt- und Produktmanager*innen im Bereich E-Aktenführung und digitale Prozessunterstützung.
Seminarablauf

Seminarzeiten:
Tag 1: 09:00 - 12:00 Uhr
Tag 2: 09:00 - 12:00 Uhr

Themenüberblick:

  • Rechtliche Grundlagen und Standards zum Records Management,
  • Grundlegende Elemente des Records Management, z.B. vorgangsbezogenes Arbeiten, Aktenplan usw., sowie deren Transformation in die digitale Welt
  • Records Management-Anforderungen im Rahmen der Verwaltungsdigitalisierung (E-Aktenführung und digitale Prozessunterstützung),
  • Aufgaben des Records Management im Daten- und Dokumenten-Life-Cycle,
  • Hinweise und Best-Practice-Beispiele zur E-Aktenführung, Speicherung und Aussonderung bzw. Archivierung und Löschung.

Agenda:

Die Veranstaltung ist aufgeteilt in zwei Blöcke.

  • Tag 1 bietet einen umfassenden Überblick zum Records Management mit praktischen Beispielen,
  • an Tag 2 werden v.a. Fragen und Themenschwerpunkte der Teilnehmenden behandelt sowie Best Practice-Beispiele vorgestellt.

Zur Teilnahme an diesem Webinar benötigen Sie lediglich einen Internetbrowser und Internetzugang. Es handelt sich um eine webbasierte Software, die keine Installation erfordert. Ihre Zugangsdaten sowie weitere relevante Informationen zur Teilnahme und zu den technischen Voraussetzungen erhalten Sie nach Anmeldung.

Referenten
Dr.  Hendrik  Friggemann, hat als wissenschaftlicher Archivar und früherer Projektleiter für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zwei Blickwinkel auf das Thema Records Management: die Verwaltungssicht und die Archivsicht. Schon während des Archivreferendariats befasste er sich mit der Beratung zur Organisation und Optimierung der behördlichen Schriftgutverwaltung, richtet als Universitätsarchivleiter seit 2013 regelmäßig Veranstaltungen zum Records Management für unterschiedliche Zielgruppen aus und verfügt über zahlreiche Praxiserfahrungen. Aktuell ist er mit der Leitung des landesweiten Projekts „Digitale Langzeitarchivierung an den NRW-Hochschulen (LZA.NRW)“ befasst, das die E-Akteneinführung sowie die digitale Prozessunterstützung mit Blick auf die Aussonderung und Archivierung begleitet.
Termin und Ort
Zeitraum:
13.11.2025 09:00 Uhr - 14.11.2025 12:00 Uhr

Preis
349,- Euro zzgl. MwSt.
Zur Anmeldung


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