Cloud und KI haben sich auf den Weg gemacht, um immer deutlicher und schneller Einfluss auf den behördlichen Alltag zu nehmen. Sie sind zu Recht in aller Munde. KI kann beispielsweise eine Fragestellung innerhalb von Sekunden an 20.000 Akten stellen und eine Antwort mit Quellenangabe offerieren. Ist das die Zukunft im Jahre 2100? Nein, das kann Gegenwart sein. Warum „kann“? Sollte sich die behördliche Welt in Deutschland in den letzten drei oder vier Jahren urplötzlich mit großen Schritten in Richtung eGovernment entwickelt haben?

Bei einer bundesweiten Befragung von kommunalen Behörden (KGSt-Bericht 6-2022) zeigte sich, dass über 40% der Mitarbeitenden dieser Behörden nach eigener Einschätzung zu maximal 10% mit der E-Akte arbeiten können (ob sie das auch machen, ist zu hoffen).
Ein anderes Beispiel, „BAföG-Anträge: Digitalisierung mit fatalen Folgen“ (Tagesschau, 05.12.2022). BAföG-Anträge müssen online gestellt werden, die Studierendenwerke haben aber Papierakten, Mitarbeitende und zusätzlich eingestellte Kräfte drucken jeden online eingegangenen Antrag händisch aus.
Ist es Zufall, dass Deutschland im Bereich der Öffentlichen Dienste im europäischen Ranking Platz 18 von 27 belegt (Europäische Kommission, DESI -Digital Economy Society Index- 2022)?
Wir lesen im Behörden Spiegel (Ausgabe August 2025), dass basierend auf dem DESI 2025 von den TOP 15 EU-Staaten Deutschland den Platz 13 belegt.

Somit kann das Anwenden von KI oder Cloud heute nutzbringend sein, muss aber nicht. Beide Begriffe laufen im Zusammenhang mit Papierakten ins Leere.
Dabei ist es weder teuer noch zeitintensiv oder mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden, auf die E-Akte umzusteigen, wie die Erfahrung aus über 150 Projekten in NRW, Niedersachsen und Schleswig-Holstein zeigen. Wenn Sie ein dms im Hause haben, dann bedarf es einer Auftaktsitzung (vor Ort) und in aller Regel sechs Fachsitzungen à 90 Minuten (als Videokonferenz) und der umzustellende Bereich kann nach der Schulung und dem Scannen von relevanten Papierakten mit der eAkte arbeiten. Prozesse müssen vorab nicht erfasst werden, ein Aktenplan kann übernommen werden, falls er vorhanden ist. Da eine verlässliche Ordnung automatisch entsteht, geht es natürlich auch ohne Aktenplan.