E-Akte einführen – mit Standards zum Erfolg
Einfach so? Ja, so einfach!
Beschreibung
Cloud und KI haben sich auf den Weg gemacht, um immer deutlicher und schneller Einfluss auf den behördlichen Alltag zu nehmen. Sie sind zu Recht in aller Munde. KI kann beispielsweise eine Fragestellung innerhalb von Sekunden an 20.000 Akten stellen und eine Antwort mit Quellenangabe offerieren. Ist das die Zukunft im Jahre 2100? Nein, das kann Gegenwart sein. Warum „kann“? Sollte sich die behördliche Welt in Deutschland in den letzten drei oder vier Jahren urplötzlich mit großen Schritten in Richtung eGovernment entwickelt haben?
Bei einer bundesweiten Befragung von kommunalen Behörden (KGSt-Bericht 6-2022) zeigte sich, dass über 40% der Mitarbeitenden dieser Behörden nach eigener Einschätzung zu maximal 10% mit der E-Akte arbeiten können (ob sie das auch machen, ist zu hoffen).
Ein anderes Beispiel, „BAföG-Anträge: Digitalisierung mit fatalen Folgen“ (Tagesschau, 05.12.2022). BAföG-Anträge müssen online gestellt werden, die Studierendenwerke haben aber Papierakten, Mitarbeitende und zusätzlich eingestellte Kräfte drucken jeden online eingegangenen Antrag händisch aus.
Ist es Zufall, dass Deutschland im Bereich der Öffentlichen Dienste im europäischen Ranking Platz 18 von 27 belegt (Europäische Kommission, DESI -Digital Economy Society Index- 2022)?
Wir lesen im Behörden Spiegel (Ausgabe August 2025), dass basierend auf dem DESI 2025 von den TOP 15 EU-Staaten Deutschland den Platz 13 belegt.
Somit kann das Anwenden von KI oder Cloud heute nutzbringend sein, muss aber nicht. Beide Begriffe laufen im Zusammenhang mit Papierakten ins Leere.
Dabei ist es weder teuer noch zeitintensiv oder mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden, auf die E-Akte umzusteigen, wie die Erfahrung aus über 150 Projekten in NRW, Niedersachsen und Schleswig-Holstein zeigen. Wenn Sie ein dms im Hause haben, dann bedarf es einer Auftaktsitzung (vor Ort) und in aller Regel sechs Fachsitzungen à 90 Minuten (als Videokonferenz) und der umzustellende Bereich kann nach der Schulung und dem Scannen von relevanten Papierakten mit der eAkte arbeiten. Prozesse müssen vorab nicht erfasst werden, ein Aktenplan kann übernommen werden, falls er vorhanden ist. Da eine verlässliche Ordnung automatisch entsteht, geht es natürlich auch ohne Aktenplan.
Seminarablauf
Themenüberblick, 09:30 - 17:30 Uhr:
Block 1: Was führt zum Erfolg, was nicht
Der Start 2008 war bei der Stadt Witten sehr holprig und von viel Unwissen geprägt. Nach relativ kurzer Zeit gab es ein E-Akte-System, auf das die Akteure stolz waren. Im weiteren Verlauf stellte es sich aber als schlecht heraus (viele Fachakten, keine Standards…). Der Reset-Knopf musste dringend betätigt werden. Nach einem Jahr intensiver Entwicklung war das System am Start, welches noch heute ausgerollt wird. Jetzt ist klar, eine Behörde kann eine E-Akte kostengünstig, zeitschonend und erfolgreich einführen. Die Standardakte, die durch eine standardisierte Projektarbeit eingeführt wird und bei der bestimmte Umfeldbedingungen nicht vernachlässigt werden, gibt es heute nicht nur bei der Stadt Witten, sondern bei vielen anderen Städten und Kreisen in NRW und Niedersachsen. Das Schöne dabei: man ist auf kein bestimmtes Fachverfahren angewiesen, es funktioniert immer! Erfolgsfaktoren sollen in diesen Block dargestellt werden.
- Unterschiede beim Arbeiten mit der Papierakte und der elektronischen Akte
- Kriterien für einen guten Start des Projektes
- Projektorganisation
- Stützungsprojekte
- Projektablauf
- Unterschiede zwischen Fachakten und der Behördenakte
Block 2: Standardisierte Projektarbeit und -punkte
Wenn eine kommunale Behörde in einem Aufgabenbereich (Sozialamt, Ausländeramt, Rechnungsprüfung, Personalamt…) eine E-Akte einführen möchte, geht das in durchschnittlich sieben Sitzungen zu je 90 Minuten? Ja, das ist vielfach erfolgreich erprobt. Wer muss an den Sitzungen teilnehmen? Gibt es standardisierte Projektpunkte, die bei allen Bereichen Anwendung finden oder ist es vollständig anders, eine eAusländerakte einzuführen, als eine ePersonalakte? Was geschieht denn eigentlich mit den Daten aus den Papierakten, können die gerettet werden oder stehen sie auf der Verlustliste? Diese und weitere Fragen werden in diesem Block beantwortet. Das Schöne dabei: es funktioniert auch bei Ihnen!
- Standardisierte Vorbereitung eines Projektes
- Teilnehmende an einem Projekt
- Standards bei der Projektarbeit
- Umgang mit Papierakten und deren Inhalt
- Veränderungen bei der täglichen Arbeit
- Berücksichtigung archivischer Interessen
- Mobiles Arbeiten
Block 3: Aktenaufnahme und -bewertung sowie Rechtevergabe
Der Start einer jeden Projektarbeit zum Einführen einer E-Akte ist immer das Beschäftigen mit den pAkten. Das ist nicht nur unverzichtbar wegen der Informationen, die in den Akten enthalten sind, sondern auch die Basis für das Arbeiten mit der E-Akte. Die Welt muss schließlich nicht neu erfunden werden. Die gewohnten Regeln und Abläufe werden nicht revolutionär verändert, sondern evolutionär angepasst. Wenn die Bewertung der pAkten gut gelingt, rechnet sich das Projekt bereits aufgrund dieses Ergebnisses. Damit der Umstieg gut und sicher gelingt, lohnt sich ein Blick auf die eingeübten Abläufe, denn daraus lassen sich Rechtevergaben direkt ablesen. Das Schöne dabei: auf einen Aktenplan und eine vorherige Prozessaufnahme können Sie getrost verzichten! Mit der Aktenaufnahme und -bewertung sowie Rechtevergabe beschäftigt sich dieser Block.
- Aufnahme der relevanten Papierakten
- Anwenden der Aktengrundsätze
- Bewertung des Aktenbestandes
- Aufbewahrungsfristen
- Archivische Interessen
- Verzicht auf einen Aktenplan
- Rechtevergabe im E-Akte-System
Block 4: Was geschieht mit den pAkten?
Wenn man am Ende der Projektarbeit und erfolgreicher Bewertung der pAkten steht, dann sollten die pAkten in den wohlverdienten Ruhestand geschickt werden. Wie das sinnvoll und auch hier standardisiert geschehen kann, das wird in diesem Webinar erläutert. Eine Auftragsvergabe an einen guten Scandienstleister ist der richtige Weg. Was gilt es dabei zu beachten? Ist eine Summenausschreibung sinnvoll oder erteilt man jeden Auftrag besser einzeln? Gibt es auch hier Standards? Wie findet man einen guten Scandienstleister? Was muss man alles beachten? Diese und andere Fragen werden in diesem Block geklärt. Das Schöne dabei: haben Sie eine Ausschreibung fertig, können Sie die als Blaupause nutzen!
- Umgang mit den Papierakten (behalten, selbst oder durch einen Dienstleister digitalisieren…)
- Vertragliche Gestaltung bei Fremdvergaben
- Standardisiertes Leistungsverzeichnis
- Auswahl von Scandienstleistern
- Einfache Auswertung der Angebote
- Jahresausschreibungen oder Einzelvergaben
