Transparentes und nachvollziehbares Verwaltungshandeln ist ein zentrales Wesensmerkmal der öffentlichen Hand. Grundvoraussetzung hierfür ist eine gut funktionierende (digitale) Schriftgutverwaltung: Vorgänge müssen ausreichend verschriftlicht und Akten geführt werden, die Möglichkeit jederzeit auf Unterlagen zugreifen zu können ist verbindlich. Die Umsetzung von Geschäftsprozessen mithilfe digitaler Dienste verspricht hierbei Erleichterungen, bringt aber auch Herausforderungen für die Schriftgutverwaltung mit sich – z.B. den Umgang mit hybriden Unterlagen, die Anbindung von Fachverfahren an E-Aktenführende Systeme, die Umsetzung datenschutzkonformer Aussonderungskonzepte oder die Erfüllung veränderter Erwartungen von Bürger*innen. Sachverständnis und Führungskompetenz im Records Management ist daher ein zentraler Baustein, um diesen Anforderungen erfolgreich zu begegnen.
Das Webinar bietet einen umfassenden Überblick über das Records Management und will Impulse für Fach- und Führungskräfte geben, um die (digitale) Schriftgutverwaltung in den eigenen Arbeitszusammenhängen zu reflektieren und zu optimieren. Für die Behandlung spezifischer Probleme und Fragen der Teilnehmer*innen wird ausreichend Zeit eingeräumt.
- Führungskräfte, die die Schriftgutverwaltung optimieren und auf die E-Akteneinführung in ihrem Verantwortungsbereich vorbereiten möchten,
- Sachbearbeiter*innen, die Schriftgutverwaltungsaufgaben wahrnehmen,
- Projekt- und Produktmanager*innen im Bereich E-Aktenführung und digitale Prozessunterstützung.
Seminarzeiten:
Tag 1: 09:00 - 12:00 Uhr
Tag 2: 09:00 - 12:00 Uhr
Themenüberblick:
- Normen und Standards, z.B. E-Governmentgesetze, DIN ISO 15489,
- Begriffserläuterungen, z.B. Aktenplan und Aktenverzeichnis, Akte/Vorgang/Dokument,
- Records Management-Anforderungen im Rahmen der elektronischen Verwaltungsarbeit (E-Aktenführung und E-Prozessunterstützung),
- Records Management als wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Wissensmanagement,
- Aufgaben des Records Management im Schriftgut-Lebenszyklus,
- Praktische Hinweise zur Aktenführung, Aufbewahrung und Aussonderung mit Blick auf Archivierung und Löschung,
- Abgrenzung sowie Vor- und Nachteile verschiedener Ablagesysteme (z.B. DMS, Filesysteme, Mail-Clients, Fachverfahren, Cloud-Lösungen, virtuelle Arbeitsräume).
Agenda:
Die Veranstaltung ist aufgeteilt in zwei Blöcke. Die Teilnahme ausschließlich am ersten Block ist möglich.
- Block 1 bietet einen allgemeinen Überblick zur Orientierung und beschäftigt sich mit den Grundlagen des Records Management.
- Block 2 baut auf dem ersten Block auf. Hier behandeln wir im Detail die praktische Anwendung bei der analogen, hybriden und elektronischen Aktenführung.
Zur Teilnahme an diesem Webinar benötigen Sie lediglich einen Internetbrowser und Internetzugang. Es handelt sich um eine webbasierte Software, die keine Installation erfordert. Ihre Zugangsdaten sowie weitere relevante Informationen zur Teilnahme und zu den technischen Voraussetzungen erhalten Sie nach Anmeldung.