Themenüberblick, 09:30 - 17:30 Uhr:

Block 1: Was führt zum Erfolg, was nicht

Der Start 2008 war bei der Stadt Witten sehr holprig und von viel Unwissen geprägt. Nach relativ kurzer Zeit gab es ein E-Akte-System, auf das die Akteure stolz waren. Im weiteren Verlauf stellte es sich aber als schlecht heraus (viele Fachakten, keine Standards…). Der Reset-Knopf musste dringend betätigt werden. Nach einem Jahr intensiver Entwicklung war das System am Start, welches noch heute ausgerollt wird. Jetzt ist klar, eine Behörde kann eine E-Akte kostengünstig, zeitschonend und erfolgreich einführen. Die Standardakte, die durch eine standardisierte Projektarbeit eingeführt wird und bei der bestimmte Umfeldbedingungen nicht vernachlässigt werden, gibt es heute nicht nur bei der Stadt Witten, sondern bei vielen anderen Städten und Kreisen in NRW und Niedersachsen. Das Schöne dabei: man ist auf kein bestimmtes Fachverfahren angewiesen, es funktioniert immer! Erfolgsfaktoren sollen in diesen Block dargestellt werden.

• Unterschiede beim Arbeiten mit der Papierakte und der elektronischen Akte
• Kriterien für einen guten Start des Projektes
• Projektorganisation
• Stützungsprojekte
• Projektablauf
• Unterschiede zwischen Fachakten und der Behördenakte

Block 2: Standardisierte Projektarbeit und -punkte

Wenn eine kommunale Behörde in einem Aufgabenbereich (Sozialamt, Ausländeramt, Rechnungsprüfung, Personalamt…) eine E-Akte einführen möchte, geht das in durchschnittlich sieben Sitzungen zu je 90 Minuten? Ja, das ist vielfach erfolgreich erprobt. Wer muss an den Sitzungen teilnehmen? Gibt es standardisierte Projektpunkte, die bei allen Bereichen Anwendung finden oder ist es vollständig anders, eine eAusländerakte einzuführen, als eine ePersonalakte? Was geschieht denn eigentlich mit den Daten aus den Papierakten, können die gerettet werden oder stehen sie auf der Verlustliste? Diese und weitere Fragen werden in diesem Block beantwortet. Das Schöne dabei: es funktioniert auch bei Ihnen!

• Standardisierte Vorbereitung eines Projektes
• Teilnehmende an einem Projekt
• Standards bei der Projektarbeit
• Umgang mit Papierakten und deren Inhalt
• Veränderungen bei der täglichen Arbeit
• Berücksichtigung archivischer Interessen
• Mobiles Arbeiten

Block 3: Aktenaufnahme und -bewertung sowie Rechtevergabe

Der Start einer jeden Projektarbeit zum Einführen einer E-Akte ist immer das Beschäftigen mit den pAkten. Das ist nicht nur unverzichtbar wegen der Informationen, die in den Akten enthalten sind, sondern auch die Basis für das Arbeiten mit der E-Akte. Die Welt muss schließlich nicht neu erfunden werden. Die gewohnten Regeln und Abläufe werden nicht revolutionär verändert, sondern evolutionär angepasst. Wenn die Bewertung der pAkten gut gelingt, rechnet sich das Projekt bereits aufgrund dieses Ergebnisses. Damit der Umstieg gut und sicher gelingt, lohnt sich ein Blick auf die eingeübten Abläufe, denn daraus lassen sich Rechtevergaben direkt ablesen. Das Schöne dabei: auf einen Aktenplan und eine vorherige Prozessaufnahme können Sie getrost verzichten! Mit der Aktenaufnahme und -bewertung sowie Rechtevergabe beschäftigt sich dieser Block.

• Aufnahme der relevanten Papierakten
• Anwenden der Aktengrundsätze
• Bewertung des Aktenbestandes
• Aufbewahrungsfristen
• Archivische Interessen
• Verzicht auf einen Aktenplan
• Rechtevergabe im E-Akte-System

Block 4: Was geschieht mit den pAkten?

Wenn man am Ende der Projektarbeit und erfolgreicher Bewertung der pAkten steht, dann sollten die pAkten in den wohlverdienten Ruhestand geschickt werden. Wie das sinnvoll und auch hier standardisiert geschehen kann, das wird in diesem Webinar erläutert. Eine Auftragsvergabe an einen guten Scandienstleister ist der richtige Weg. Was gilt es dabei zu beachten? Ist eine Summenausschreibung sinnvoll oder erteilt man jeden Auftrag besser einzeln? Gibt es auch hier Standards? Wie findet man einen guten Scandienstleister? Was muss man alles beachten? Diese und andere Fragen werden in diesem Block geklärt. Das Schöne dabei: haben Sie eine Ausschreibung fertig, können Sie die als Blaupause nutzen!

• Umgang mit den Papierakten (behalten, selbst oder durch einen Dienstleister digitalisieren…)
• Vertragliche Gestaltung bei Fremdvergaben
• Standardisiertes Leistungsverzeichnis
• Auswahl von Scandienstleistern
• Einfache Auswertung der Angebote
• Jahresausschreibungen oder Einzelvergaben