Facility Management (FM) ist kein anderes Wort für Hausmeistertätigkeiten. Die DIN EN 15221-1:2006 etwa definiert FM als „Integration von Prozessen innerhalb einer Organisation zur Erbringung und Entwicklung der vereinbarten Leistungen, welche zur Unterstützung und Verbesserung der Effektivität der Hauptaktivitäten der Organisation dienen“. Betriebswirtschaftlich geht es darum, Hilfstätigkeiten für das Kerngeschäft unter Effizienzgesichtspunkten zu „streamlinen“. Diese „Hilfstätigkeiten“ können gebäudebezogen sein, müssen es aber nicht. Zu diesen Facility Services zählen z. B. Catering-, Reinigungs-, Bewachsungs-, Hausmeister- oder Fuhrparkleistungen. Damit aber berührt FM das Kerngeschäft vieler öffentlicher Beschaffer.
Dieses Webinar möchte ein vergaberechtliches Schlaglicht auf drei besonders praxisrelevante ‚Facility Services‘ werfen: Catering, Reinigung und Bewachung – insbesondere für öffentliche Einrichtungen mit Publikumsverkehr wie Schulen, Museen, aber auch Einrichtungen für Geflüchtete oder wohnungslose Menschen. Bei allen diesen „Facility Services“ ist der Beschaffungsprozess alles andere als trivial.
Es fängt bei der Leistungsbeschreibung an: Wie beschreibe ich den Auftrag und wie definiere ich die Leistungsziele, muss ich das Vorgehen im Einzelnen vorgeben oder überlasse ich es den Bietern? Wie sieht die beste Lösung aus, um vergleichbare Preise zu bekommen? Wie kann ich Nachhaltigkeit und Innovationen fördern? Kann ich das Leistungsverzeichnis selbst erstellen oder benötige ich externe Unterstützung?
Auch bei der Gestaltung des Vergabeverfahrens gibt es Fallstricke: Muss ich Lose bilden, wenn ja, wie? Welche Verfahrensart ist zweckmäßig? Welche Eignungs- und Zuschlagskriterien lege ich fest, um die Services zu erhalten, die ein vernünftiges Qualitätsniveau haben, ohne zu teuer zu sein? Bei der Preisprüfung und der Gestaltung des Vertrages gibt es zahlreiche Fragen, deren Beantwortung nicht auf der Hand liegt. Darf ich meine Bestandsverträge verlängern, wenn die Ausschreibung länger dauert, als geplant. Und wie verhalte ich mich, wenn ein Nachprüfungsantrag droht? Wie sieht es in dringlichen Fällen aus?
Für all diese Themen gibt es Lösungen: Welche Lösungen zu welcher Leistung passen und wie eine Vergabestelle diese rechtssicher und effizient einkauft, erläutert dieses Webinar anhand von Überblicksfolien, Musterunterlagen, Rechtsprechung und Fallbeispielen. Damit am Ende der „Facility Manager“ seinen Job machen kann.
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