Die Kernfunktion eines jeden Datenschutzmanagementsystems ist das Erkennen und Beheben von datenschutzrechtlichen Problemen und Risiken sowie die ständige Optimierung von Abläufen und Dokumenten mit Hilfe von strukturierten Prozessen zur regelmäßigen Überprüfung und Bewertung derselben (Prüfschleife).
In diesem Sinne bedarf es vor allem auch einer klaren Festlegung von Verantwortlichkeiten und eines Bekenntnisses des Managements zu den anvisierten Datenschutzzielen und eines gewissen Bewusstseins auf Seiten der Mitarbeiter.
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