Verwaltungsdigitalisierung: E-Akte als Grundlage für den erfolgreichen Start

Beschreibung

Ihre Behörde soll digitaler werden? Digitalisierung ist die Voraussetzung dafür, dass die Verwaltung auch künftig handlungsfähig bleibt. Sie wollen die Mitarbeitenden von belastender Routinearbeit befreien, um ihnen so Zeit für wirklich Wert schöpfende Tätigkeiten zu geben? Wie können die Prozesse im Hause besser gestaltet werden? Welche Mittel für Veränderungen gibt es und wann setzt man sie wie ein? Wie kann die IT beim Neuausrichten helfen? Sie haben eine E-Akte eingeführt und es läuft nicht so ganz nach den Vorstellungen? Die E-Akte ist noch gar nicht im Haus oder in den Anfängen – was muss man machen, damit es ein Erfolgsmodell wird?

Welche Themen Sie auch rund um das Thema E-Akte mitbringen und welche Fragen Sie bewegen, hier erhalten Sie umsetzbare Antworten aus der Praxis!

Die Teilnehmenden lernen, wie die Digitalisierung der Verwaltung mit der E-Akte als Grundlage funktioniert und welche organisatorischen und technischen Maßnahmen zur effizienten Umsetzung beitragen.

Diese Umsetzung bildet auch gleichzeitig die Grundlage für ein erfolgreiches Nutzen von KI und cloudbasierten Anwendungen.

Seminarablauf

17.-18.11.2026
09:00 - 10:30 Uhr	Digitalisierung ist Voraussetzung für eine handlungsfähigeVerwaltung
10:30 - 11:30 Uhr	Standardisierte E-Akte und Modernisierung der Verwaltung
11:30 - 12:30 Uhr	Arbeit im Wandel - digitale Aktenführung im Arbeitsalltag
12:30 - 13:30 Uhr	Gemeinsames Mittagessen
13:30 - 14:30 Uhr	Digital zusammenarbeiten – Die Prozessoptimierung umsetzen
14:30 - 15:30 Uhr
15:30 16:00 Uhr	Kaffee- und Kommunikationspause
16:00 - 17 Uhr	Strategien und Werkzeuge für effektive Kommunikation während des Veränderungsprozesses
Tag 2
8:30 - 9:30	Digitale Verbindungen zwischen DMS und Fachverfahren schaffen
9:30 - 10:30	Einführung der E-Akte – Eine To-Do- und How-To-Liste für den reibungslosen Umstieg
10:30 - 10:45 Uhr	Kaffee- und Kommunikationspause
10:45 - 11:45 Uhr	Kostencheck – Die digitale Aktenführung als kluge Investition
11:45 - 12:45 Uhr	Den Medienwechsel durchführen und Posteingänge effektiv managen
12:45 - 13:45 Uhr	Gemeinsames Mittagessen
13:45 - 14:45 Uhr	Organisatorische Weitsicht für die interne Digitalisierung entwickeln
14:45 Uhr	Ende der Veranstaltung

Preis

399.00 € zzgl. MwSt.

Veranstaltungsort

Tagungshotel (wird noch bekannt gegeben)

Stuttgart

Referenten

Andreas Hasenberg hat seine berufliche Leidenschaft im Jahr 1988 zum Beruf gemacht. Seine Karriere begann mit einer Ausbildung zum Diplom Verwaltungswirt bei der Stadt Witten, wo er viele Jahre lang umfassende Verwaltungserfahrung sammelte, insbesondere in der aufregenden Zeit in der Bauaufsicht. Anschließend wechselte er in die im Aufbau befindliche Datenverarbeitung der Stadt, wo er Zeuge einer raschen Entwicklung der IT wurde. Die IT-Abteilung der Stadt Witten erlebte unter seiner Leitung einen beeindruckenden Wandel. Was einst mit kleinen Anfängen begann, wurde zum Amt für Datenverarbeitung und Kommunikationstechnik mit 50 Mitarbeitenden. Andreas Hasenberg stand mehr als 12 Jahre lang an der Spitze dieses Amtes, das als interner Dienstleister für die Verwaltung fungiert und nahezu alle Services im eigenen Haus bereitstellt. Nur wenige Verfahren sind ausgelagert. In seiner Rolle konnte er die IT der Stadt Witten zu einem federführenden Berater und Umsetzer von Digitalisierungsvorhaben machen, nicht nur intern, sondern auch für externe Dienstleistungen in der kreisangehörigen Gemeinde. Andreas Hasenberg hat konsequent eine Vielzahl von Prozessen digitalisiert und automatisiert, sowohl intern als auch nach außen. Insbesondere die Einführung der standardisierten eAkte als Basisinfrastruktur markierte einen wichtigen Meilenstein. Trotz seines Erfolgs musste er auch die Herausforderungen der Digitalisierung erleben, insbesondere einen erfolgreichen Cyberangriff auf die Stadt im Jahr 2021. Die Bewältigung dieser Attacke war äußerst anspruchsvoll, und Andreas Hasenberg teilte seine Erkenntnisse aus dieser Erfahrung in zahlreichen Vorträgen.

Claudia Roth hat eine vielseitige berufliche Reise hinter sich, die sie durch verschiedene Tätigkeitsfelder führte. Angefangen bei einem Studium der Politikwissenschaft und Soziologie, über eine gastronomisch-kaufmännische Ausbildung und Tätigkeit, bis hin zur Arbeit als Personaldisponentin. Vor einiger Zeit hat sie ihre Anker in der Flensburger Stadtverwaltung gesetzt und erfolgreich den Bachelorabschluss in „Public Administration“ erworben. Seit 2021 ist Claudia Roth als Projektleiterin in der Flensburger Stadtverwaltung tätig, wo sie die Segel für die Einführung der verwaltungsweiten elektronischen Akte (eAkte) setzt. Nach einem Jahr intensiver Planungsarbeit konnte sie in den letzten zwei Jahren fast die Hälfte ihrer Kolleginnen und Kollegen für das Projekt gewinnen, nicht zuletzt aufgrund ihres Engagements im Changemanagement und ihrer kommunikativen Fähigkeiten. Claudia Roth ist überzeugt, dass diese beiden Elemente oft den Erfolg oder das Scheitern eines Projekts beeinflussen. Mit Freude übernimmt sie die Hilfestellung bei der „Rund-um-Organisation“ eines solchen Großprojektes sowie der gezielten Weiterentwicklung des Dokumentenmanagementsystems (DMS), stets im Sinne des Mottos „Taugt das etwas oder kann das weg?“. Als nordfriesisches Küstendeern agiert sie dabei typisch norddeutsch – pragmatisch. Für Claudia Roth steht im Mittelpunkt all ihres Handelns die Frage: Was nützt die beste Theorie, wenn die Realität nicht berücksichtigt wird?