TAGUNG: Verwaltungsdigitalisierung: E-Akte als Grundlage für eine erfolgreiche Digitalstrategie

Beschreibung

Ihre Behörde soll digitaler werden? Digitalisierung ist die Voraussetzung dafür, dass die Verwaltung auch künftig handlungsfähig bleibt. Sie wollen die Mitarbeitenden von belastender Routinearbeit befreien, um ihnen so Zeit für wirklich Wert schöpfende Tätigkeiten zu geben? Wie können die Prozesse im Hause besser gestaltet werden? Welche Mittel für Veränderungen gibt es und wann setzt man sie wie ein? Wie kann die IT beim Neuausrichten helfen? Sie haben eine E-Akte eingeführt und es läuft nicht so ganz nach den Vorstellungen? Die E-Akte ist noch gar nicht im Haus oder in den Anfängen – was muss man machen, damit es ein Erfolgsmodell wird?

Welche Themen Sie auch rund um das Thema E-Akte mitbringen und welche Fragen Sie bewegen, hier erhalten Sie umsetzbare Antworten aus der Praxis!

Die Teilnehmenden lernen, wie die Digitalisierung der Verwaltung mit der E-Akte als Grundlage funktioniert und welche organisatorischen und technischen Maßnahmen zur effizienten Umsetzung beitragen.

Diese Umsetzung bildet auch gleichzeitig die Grundlage für ein erfolgreiches Nutzen von KI und cloudbasierten Anwendungen.

Zielgruppe

Führungskräfte, die sich einen Überblick verschaffen möchten
Personen aus den Organisationsbereichen, die den Unterschied zwischen Muss und Muss-Nicht kennenlernen möchten
Personen aus der IT, die erfahren möchten, was auf sie zukommt und was nicht auf sie zukommen muss
Projektleitungen aus dem Bereich Verwaltungsdigitalisierung
Mitarbeitende aus dem Bereich Personalrat und Gleichstellung, die mitreden möchten
CDOs und CIOs
Mit Veränderung betraute Personen aus Verwaltungen

Seminarablauf

Erster Tag
08:30	Begrüßungskaffee / Eröffnung des Kongresses Volker Staupe, fachlicher Leiter der Tagung
08:50	Begrüßung und Intro zu den Themen Marvin Baldauf, Geschäftsführung Behörden Spiegel
09:00	Keynote des Schirmherrn
09:00	Keynote N.N. IT-Leitstelle im Referat des Innenministeriums
09:30	Digitalisierung ist Voraussetzung für eine handlungsfähige Verwaltung Volker Staupe
10:15	Standardisierte E-Akte und Modernisierung der Verwaltung Patrick Vieler
11:00	Kaffeepause / Besuch der Fachausstellung
11:30	Gastvortrag 1
12:00	Arbeit im Wandel – digitale Aktenführung im Arbeitsalltag Imke Morawski
12:45	Mittagspause / Besuch der Fachausstellung
13:45	Digital zusammenarbeiten – Die Prozessoptimierung umsetzen Thomas Heucken
14:30	Gastvortrag 2
15:00	Kaffeepause / Besuch der Fachausstellung
15:30	Strategien und Werkzeuge für effektive Kommunikation Imke Sandrock
16:15	Gastvortrag 3
16:45	Zusammenfassung erster Tag / Diskussion
17:10	Ende des ersten Tages
18:30	Networking mit Grauburgunder, Bier und Maultaschen
Zweiter Tag
08:30	Digitale Verbindungen zwischen DMS und Fachverfahren Tarek Alhossni
09:15	Einführung der E-Akte – To-Do- und How-To-Liste Claudia Roth
10:00	Kaffeepause / Besuch der Fachausstellung
10:30	Gastvortrag 3 oder 4
11:00	Kostencheck – digitale Aktenführung als Investition Andreas Hasenberg
11:45	Medienwechsel und Posteingänge managen Thomas Heucken
12:30	Mittagspause / Besuch der Fachausstellung
13:30	Gastvortrag 4 oder 5
14:00	Digital zusammenarbeiten – Weitsicht beweisen Claudia Roth
14:45	Verabschiedung / Abschlussdiskussion
15:15	Ende des Kongresses

Preis

399.00 € zzgl. MwSt.

Veranstaltungsort

Scandic Stuttgart Europaviertel

Heilbronner Str. 16
70191 Stuttgart

Referenten

Andreas Hasenberg hat seine berufliche Leidenschaft im Jahr 1988 zum Beruf gemacht. Seine Karriere begann mit einer Ausbildung zum Diplom Verwaltungswirt bei der Stadt Witten, wo er viele Jahre lang umfassende Verwaltungserfahrung sammelte, insbesondere in der aufregenden Zeit in der Bauaufsicht. Anschließend wechselte er in die im Aufbau befindliche Datenverarbeitung der Stadt, wo er Zeuge einer raschen Entwicklung der IT wurde. Die IT-Abteilung der Stadt Witten erlebte unter seiner Leitung einen beeindruckenden Wandel. Was einst mit kleinen Anfängen begann, wurde zum Amt für Datenverarbeitung und Kommunikationstechnik mit 50 Mitarbeitenden. Andreas Hasenberg stand mehr als 12 Jahre lang an der Spitze dieses Amtes, das als interner Dienstleister für die Verwaltung fungiert und nahezu alle Services im eigenen Haus bereitstellt. Nur wenige Verfahren sind ausgelagert. In seiner Rolle konnte er die IT der Stadt Witten zu einem federführenden Berater und Umsetzer von Digitalisierungsvorhaben machen, nicht nur intern, sondern auch für externe Dienstleistungen in der kreisangehörigen Gemeinde. Andreas Hasenberg hat konsequent eine Vielzahl von Prozessen digitalisiert und automatisiert, sowohl intern als auch nach außen. Insbesondere die Einführung der standardisierten eAkte als Basisinfrastruktur markierte einen wichtigen Meilenstein. Trotz seines Erfolgs musste er auch die Herausforderungen der Digitalisierung erleben, insbesondere einen erfolgreichen Cyberangriff auf die Stadt im Jahr 2021. Die Bewältigung dieser Attacke war äußerst anspruchsvoll, und Andreas Hasenberg teilte seine Erkenntnisse aus dieser Erfahrung in zahlreichen Vorträgen.

Claudia Roth hat eine vielseitige berufliche Reise hinter sich, die sie durch verschiedene Tätigkeitsfelder führte. Angefangen bei einem Studium der Politikwissenschaft und Soziologie, über eine gastronomisch-kaufmännische Ausbildung und Tätigkeit, bis hin zur Arbeit als Personaldisponentin. Vor einiger Zeit hat sie ihre Anker in der Flensburger Stadtverwaltung gesetzt und erfolgreich den Bachelorabschluss in „Public Administration“ erworben. Seit 2021 ist Claudia Roth als Projektleiterin in der Flensburger Stadtverwaltung tätig, wo sie die Segel für die Einführung der verwaltungsweiten elektronischen Akte (eAkte) setzt. Nach einem Jahr intensiver Planungsarbeit konnte sie in den letzten zwei Jahren fast die Hälfte ihrer Kolleginnen und Kollegen für das Projekt gewinnen, nicht zuletzt aufgrund ihres Engagements im Changemanagement und ihrer kommunikativen Fähigkeiten. Claudia Roth ist überzeugt, dass diese beiden Elemente oft den Erfolg oder das Scheitern eines Projekts beeinflussen. Mit Freude übernimmt sie die Hilfestellung bei der „Rund-um-Organisation“ eines solchen Großprojektes sowie der gezielten Weiterentwicklung des Dokumentenmanagementsystems (DMS), stets im Sinne des Mottos „Taugt das etwas oder kann das weg?“. Als nordfriesisches Küstendeern agiert sie dabei typisch norddeutsch – pragmatisch. Für Claudia Roth steht im Mittelpunkt all ihres Handelns die Frage: Was nützt die beste Theorie, wenn die Realität nicht berücksichtigt wird?