Einführen der E-Akte – Umgang mit den Papierakten und Regelung der Zugriffsrechte

Beschreibung

In den Papierakten sind viele Daten enthalten, die es weiter zugänglich zu machen gilt. Die Bearbeitungsweisen gleichartiger Sachverhalte sind erfahrungsgemäß nicht immer identisch. Wenn die Akten ohne weitere Betrachtung einfach digitalisiert werden, dann entstehen vermeidbare Kosten und man verspielt die Möglichkeit, gemeinsam akzeptierte Strukturen zu schaffen. Durch das einfache Betrachten der Akten können im Durchschnitt 20% der Scanarbeiten vermieden werden. Beim Betrachten der Akten entsteht ganz nebenher auch eine einheitliche Struktur. Ebenfalls entsteht parallel die Rechtestruktur. Eine Rechtestruktur, die standardisiert von der IT übernommen und umgesetzt werden kann.
Wenn ein Aktenplan im Hause lebt, kann er problemlos eingebunden werden. Wer bisher ohne einen solchen durch das Leben gekommen ist, der muss für die elektronische Akte auch keinen einführen – eine eindeutige Ordnung gibt es ohne Aufwand.

Seminarablauf

Themenüberblick:

Aufnahme der relevanten Papierakten
Anwenden der Aktengrundsätze
Bewertung des Aktenbestandes
Aufbewahrungsfristen
Archivische Interessen
Verzicht auf einen Aktenplan
Rechtevergabe im E-Akte-System

Zur Teilnahme an diesem Webinar benötigen Sie lediglich einen Internetbrowser und Internetzugang. Es handelt sich um eine webbasierte Software, die keine Installation erfordert. Ihre Zugangsdaten sowie weitere relevante Informationen zur Teilnahme und zu den technischen Voraussetzungen erhalten Sie nach Anmeldung.

Preis

149,- Euro zzgl. MwSt.

Referenten

Volker Staupe Diplom-Verwaltungswirt, bis Mai 2023 bei der Stadt Witten für die Einführung der elektronischen Akten verantwortlich. Seit über 15 Jahren auch bei ca. 25 anderen Behörden in NRW, Niedersachsen und Schleswig-Holstein in gut 150 Projekten mit der Einführung der elektronischen Akten befasst. Dabei variiert die Größe der kommunalen Körperschafen von ca. 20.000 Einwohnenden bis ca. 500.000 Einwohnenden. Neben der praktischen Arbeit auch Anhörung als Sachverständiger im Innenausschuss NRW (EGovG) sowie im Ausschuss für Finanzen und Haushaltsfragen (EGovG) und der Enquetekommission Digitalisierung des Saarlandes. Vortragstätigkeit u.a. für die Deutsche Universität für Verwaltungswissenschaften (Speyer), e-nrw, ÖV-Symposium, verschiedenen Ministerien in NRW. Seminare zum Thema E-Akte u.a. für die Universität Münster, verschiedenen Studieninstitute (u.a. Mecklenburg-Vorpommern und Ruhr) und den Behörden Spiegel (hier auch Webinare). Fachliche Leitung mehrerer Veranstaltungen des Behörden Spiegels.