Erfahrungen austauschen und neue Lernwege nutzen in den
Führungskräfte Foren und Praxisseminaren des Behörden Spiegel


HYBRID-LEHRGANG: Behördliche Schriftgutverwaltung und wie sie gelingt
Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten
Gegenstand des Seminars
Eine strukturierte, analoge Schriftgutverwaltung ist mehr als nur Ablage. Unter dem Deckmantel des Prinzips der Schriftlichkeit stellt sie die Grundlage der Nachvollziehbarkeit des eigenen Handelns dar und ist somit ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Wirtschaftlichkeit und Rechtssicherheit einer Organisation. Schriftgutverwaltung ist nicht nur eine Aufgabe, sondern ein (laufender) Prozess der auch als solcher wahrgenommen werden muss. Ein Prozess, als elementarer Knotenpunkt bei der Einführung digitaler, zukunftsorientierter Verwaltungslösungen: Dokumentenmanagementsysteme und elektronische Aktenführung (E-Akte).
 
Dieser Lehrgang hilft dabei, den Weg des „Schriftguts“, die Aufgaben der mitwirkenden Bereiche und Funktionen (besser) zu verstehen und praxistaugliche Lösungsansätze für Problemstellungen zu finden. Durch die Aufteilung in drei Teile sollen die zu vermittelnden Sachinhalte gleichzeitig verinnerlicht und praxisnah vermittelt werden.
Zielgruppe
Dieser Lehrgang richtet sich primär an Mitarbeiter*innen und andere Interessenten in Behörden, die beispielsweise aufgrund eines Quer- oder Neueinstiegs bisher keine oder nur wenige Erfahrung und Kenntnisse in behördlicher Schriftgutverwaltung sammeln konnten. Ferner ist dieser Lehrgang auch für Personen geeignet die bereits in der Schriftgutverwaltung tätig sind und/oder künftig in einschlägigen Projekten (z.B. Einführung eines Dokumentenmanagementsystems) aktiv mitwirken.
Seminarablauf
div style="text-align: justify;">28. April 2022 | 09:30-12:00 Uhr
Grundlagen-Webinar: Basics der Schriftgutverwaltung
Definition, Abgrenzungen, Aufgaben und Ziele der Schriftgutverwaltung
 
24. - 25. Mai 2022 | jeweils 09:30-17:30 Uhr
Präsenzseminar: Vertiefung und Aufbauwissen
Aufbauorganisationen moderner Registraturen, Hilfsmittel der Schriftgutverwaltung, Einführung in die Projektarbeit „Schriftgutverwaltung“, Akzeptanzmanagement im Veränderungsprozess
 
12. Juli 2022 | 09:30 - 12:00 Uhr
Follow Up-Webinar: Transfer in die Praxis
Erfahrungsaustausch, Feedback und Praxiscoaching des Dozenten

Themenüberblick:

Grundlagen-Webinar: Webinar:

  • Begriffsdefinitionen in der Schriftgutverwaltung
    • Was ist Schriftgut?
    • Was ist Schriftgutverwaltung?
    • Abgrenzung Schriftgut und Schrifttum
  • Gründe für Schriftgut (Prinzip der Schriftlichkeit)
  • Ziele und Zielkonflikte der Schriftgutverwaltung
  • Aktenstruktur (grob) und Begriffsabgrenzung
  • Aktenarten
  • Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung (GoA)
  • Der Schriftgutverwaltungsprozess
  • Mitwirkende des Schriftgutverwaltungsprozesses und Ihre Aufgaben
  • Zusammenfassung und Feedbackrunde

Präsenzseminar 1. Tag

  • Registraturen: Funktionsbereiche mit langen Traditionen
    • Aufgaben
    • Abgrenzung
    • Aufbauorganisationsformen (zentral/dezentral)
    • Steckbrief: Berufsbild Registrator
  • Analoge und digitale Hilfsmittel der Schriftgutverwaltung
    • Aktenplan und Aktenplankennzeichen
      • Aktenplanarten
      • Gliederungsarten
      • Differenzierung Aktenplankennzeichen und Aktenzeichen
    • Aktenverzeichnis
    • Abgabeverzeichnis
    • Ein- und Auslaufjournale
    • Metadaten
    • DMS / VBS
    • E-Akte – die „Spitze des Berges“
  • Einführung einer modernen Schriftgutverwaltung: Wo fängt man an?
    • Visionsdefinition
    • Zielformulierung
    • Aufgaben(Einteilung)
    • Projektplan erstellen
    • U.a.

Präsenzseminar 2. Tag

  • Akzeptanzmanagement im Veränderungsprozess: Das haben wir schon immer so gemacht…
    • Akzeptanz und Motivation – Definitionen und Zusammenhang
    • Extrinsische und intrinsische Motivation
    • Akzeptanzmanagement:
      • Definition und Ausgestaltung
      • Chancen und Risiken   
      • Die Top 6 der Einflussfaktoren 
    • Das Bausteinkonzept
    • Anwendungsbeispiele
  • Das Projektteam: Besetzungsvarianten und Herausforderungen
  • DMS – Der Einstieg in die digitale Schriftgutverwaltung
    • Die Wahl des richtigen DMS
    • Anforderungen – Was muss ins Lastenheft?
  • Einführung und Begleitung einer modernen Schriftgutverwaltung: darauf kommt es an
  • Zusammenfassung und Feedbackrunde

Follow Up-Webinar:

  • Erfahrungsaustausch
    • Konnten vermittelte Inhalte in die Praxis übernommen werden?
    • Umgang mit Akzeptanzproblemen – Austausch untereinander
    • Feedback und Praxiscoaching des Dozenten
    • Erarbeitung Ansätze von Lösungsstrategien bei Problemsituationen
Referenten
Christian  Fedder, Registrator des Bischöflichen Ordinariats im Bistum Speyer; Dozent in der Erwachsenenbildung, geprf. Wirtschaftsfachwirt (IHK), freier Trainer für Flipchart-Gestaltung und Sketchnoting.
Termin und Ort
Zeitraum:
28.04.2022 09:30 Uhr - 12.07.2022 12:00 Uhr

Preis
1299,- Euro zzgl. MwSt.
Zur Anmeldung


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