Erfahrungen austauschen und neue Lernwege nutzen in den
Führungskräfte Foren und Praxisseminaren des Behörden Spiegel


E-TRAINING: Wissen und erfolgreiches Wissensmanagement in der Verwaltung
Grundlagen von New Work in modernen Behörden für eine durchlässige, flexible und mobile Arbeit
Gegenstand des Seminars
Unabhängig von der Branche, ob in der öffentlichen Verwaltung oder in einem Unternehmen, ist Wissen das Herzstück für die Erstellung von qualitativ hochwertigen Ergebnissen. Ob ein Bescheid erstellt oder ein Auto gebaut wird - Wissen ist ein Vermögenswert der hierfür erforderlich ist. Wissen muss daher gezielt beschützt und entwickelt werden. Wissens­manage­ment ist außerdem ein zentraler Bestandteil der Zertifizierung nach ISO 9001:2015 und gehört zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren von Behörden und Unternehmen.
Wissensmanagement ist wie das Gehirn Ihrer Institution. Dort sind alle relevanten Informationen gespeichert, Prozesse werden verstanden, Vorgänge können abgerufen, Erfahrungen eingebracht und für das nächste Mal verbessert werden. Der Unterschied zu einem biologischen Gehirn besteht jedoch darin, dass das Wissen in vielen Köpfen und übergreifend in verteilten Institutionen verfügbar ist und vernetzt werden muss. Daten, Informationen und Wissen fließen gebündelt in Kompetenzen.

Doch wie führt man dieses Wissen zusammen, wie steuert man hierüber einen Prozess und macht es für alle übergreifend und optimal erreichbar?

Wissensmanagement entwickelt ein ganzheitliches Arbeitssystem für eine systematische Erfassung von internem und externem Wissen, das für die aktuelle und künftige Arbeitsfähigkeit und einen in die Verwaltung übersetzten Wettbewerb relevant ist.

Auch wenn seit Jahrzehnten die Bedeutung, Instrumente und Methoden detailliert herausgearbeitet sind, besteht aktuell zumindest ein Umsetzungsdefizit. Dabei machen drei Trends die Umsetzung eines übergreifenden Wissensmanagements für die Behörden zwingend und dringend:

Erstens
Wissen ist ein Erfolgsfaktor: Es erfordert einen weniger passiven und zufälligen, sondern mehr proaktiven und strategischen Ansatz für das Wissensmanagement. Behörden wollen, dass ihre Beschäftigten ihr Wissen mit anderen teilen und über die nötigen Werkzeuge verfügen, um situationsgerecht zu erfahren, was sie wissen müssen. Wissen umfasst daher auch Kommunikation, Interaktion und Lernen.

ZweitensDigitales Arbeiten ist in der Digitalisierung Standard: Hybride Arbeitsplätze sind entstanden, an denen die Mitarbeiter sowohl im Büro als auch von zu Hause arbeiten und zunehmend mobil. Diese ortsungebundene Arbeit benötigt neue Kollaborationsinstrumente der Social Media, die in das Arbeitssystem eingebunden werden müssen. Elektronische Tagebücher (bloggen), schneller Wissensaustausch (Chat) oder Nachrichten (Streams) sind wertvolle Bestandteile der neuen Arbeit um informiert zu bleiben.

DrittensWissen ist eine Schlüsselkompetenz in der Digitalen Transformation. Die Behörden erkennen, dass Wissen und Wissensmanagement nicht länger als separate, getrennte Disziplin betrachtet werden darf. Behördenweites systematisiertes Wissens­management sind entscheidend für die Arbeitswelt in der „New Work“ nach der Pandemie. In der Remote-Arbeit wächst der Wert des Wissensbestands und -entwicklung, die Vernetzungsfähigkeit und damit die Bedeutung von Mitarbeiterbindung, eines Lernmanagements und eine zielgenaue Einarbeitung. Das neue Arbeitssystem bedeutet auch für die Führungskräfte durch eine neue Führungswirklichkeit mit Führen auf Distanz, Führen über Ergebnisse und Kompetenzmanagement eine Transformation von Führungsarbeit.

Wissensmanagement ist damit mehr als nur ein Baustein. Es rückt auf zu den Produktions­faktoren einer Behörde – es wird zur Grundlage und zum Fundament für ein Arbeitssystem New Work mit selbstverantworteter, verteilter und ortsunabhängiger Arbeit aller Beschäftigten.
Seminarablauf

Das E-Learning vertieft gegenüber dem Webinar die Ausgangslage und Informationen zum Wissensmanagement. Es gibt Ihnen einen vertieften Einblick in das Wissensmanagement und der erforderlichen Verortung in das Arbeitssystem Ihrer Institution. Dabei zeigt es die Erfolgsfaktoren für ein Gelingen von Wissensmanagement, aber auch die organisatorischen, technologischen und personalwirtschaftlichen Begrenzungen und Barrieren auf, denen begegnet werden muss.

Behörden müssen eine Strategie entwickeln, die über ein Wissensmanagement die digitalen Möglichkeiten ausschöpft und die kollaborative und netzwerkorientierte Kompetenz der Institution zielgerichtet ausbaut, Identität und Bindung und damit Resilienz der Institution schafft. In diesem E-Training entwickeln Sie ein vertieftes Verständnis für die Zusammenhänge und Einflussgrößen zur Entwicklung eines modernen Arbeitssystems in Ihrer Institution, lernen die hierfür erforderlichen Maßnahmen und praxisgerechte Möglichkeiten kennen und erhalten Rat für die Umsetzung. Sie verstehen aber auch die entstehenden Widerstände und wissen diese einzuordnen.

Nach Teilnahme verstehen Sie die Bedeutung der Verankerung eines Wissens- und Kollaborations­managements sowie dessen Methoden und Instrumente in die Behördenstrategie. Sie kennen die Komplexität der hierfür erforderlichen Veränderungsprozesse und den Bedarf nach einem orchestrierten Vorgehen von Organisation, Personal und Technologie mit dem Wissens- und Kollaborationsmanagement. Sie lernen wichtige Stellgrößen kennen und einzuordnen. Sie verstehen die Bedeutung und strategischen Ansätze, um die Arbeitsorganisation aus dem bestehenden komplizierten Umfeld in die neue Komplexität weiterzuentwickeln.

In besonderer Weise - dies ist im Zeitansatz des E-Learning berücksichtigt - ist der durch den Referenten moderierte Austausch unter Teilnehmenden auf Basis der Unterlagen und Beispiele aus der Praxis ein wichtiger Erfolgsfaktor des Seminars. Denn die Zusammenführung und Vernetzung der Entwicklungen und Erfahrungen der einzelnen Teilnehmenden in Ihrer Institution zeigen wirklichkeitsnah die Möglichkeiten und unterschiedlichen Sicht- und Reaktionsweisen auf. Sie fördern mit dem Austausch von Erfahrungen das eigene Verständnis und auch gegen auch Raum für die Entwicklung von Ideen zum weiteren Vorgehen in der eigenen Behörde.

Damit wird das E-Learning auch eine kreative Plattform um neue Sichtweisen und praxisgerechte Ideen für eine individuelle erfolgversprechende Umsetzung in der eigenen Behörde zu entwickeln. Ziel ist es auch im Bedarfsfall ein Follow-up zwischen den Teilnehmenden zu organisieren, in dem die Erfahrungen in dem Seminarkreis zusammengetragen und gemeinsam reflektiert werden. So erhält das Seminar zusätzlich einen weiteren Praxisfokus und gibt eine neue Hilfestellung: Wir lassen Sie nicht im Projekt stehen. Diskutieren Sie nach einer Zeit der Praxis im vertrauten Schulungskreis in einem Follow-Up ihre ersten Erfahrungen, erkennen Sie Veränderungsbedarf und weitere Möglichkeiten. Seien Sie Teil also eines sich auf- und ausbauenden Netzwerks im Wissens- und Kollaborationsmanagement

Das E-Learning vertieft daher auch gegenüber dem kürzeren Webinar u. a. folgende Fragen:

  • Warum benötigt man ein Wissensmanagement?
  • Warum muss ich zwischen Daten, Informationen, Wissen und Erfahrung unterscheiden?
  • Was sind die anerkannten Modelle und Methoden des Wissensmanagement? Praxisorientierter Überblick und Vertiefung über die aktuellen und erprobten Modelle, Methoden und Instrumente des Wissensmanagements, Bedeutung des Kollaborationsmanagements
  • Was sind Wissens- und Kommunikationsstrategien?
  • Was sind die Barrieren für ein erfolgreiches Wissensmanagement?
  • Was sind die Stellhebel und Erfolgsfaktoren für die erfolgreiche Einführung von Wissensmanagement
  • Das Wissensmanagementgebäude: Abgrenzung und Realisierung eines strategischen, taktischen und operativen Wissens- und Kollaborationsmanagements
  • Wie organisiert man ein Wissensmanagement erfolgreich? Organisatorische, technologische und personalwirtschaftliche Stellhebel, Begrenzungen und Barrieren?
  • Was benötige ich für ein Wissensmanagement?
  • Wie prüfe ich die Bereitschaft für Wissensmanagement in meiner Institution?
  • Wie setze ich ein Projekt für Wissensmanagement auf? Wie muss ein solches Projekt eingeordnet und aufgebaut sein?
  • Wie erhebe ich den Bedarf an Wissen und Kommunikation?
    Praxisbeispiele: Einblick in eine Softwareanalytik – Vom Bedarf zur Funktion: Warum ist ein tiefer und verbindlicher Einfluss auf die Softwareentwicklung ein zentraler Erfolgsfaktor für das Wissens- und Kollaborationsmanagement?
  • Wer sind meine Unterstützer, meine Treiber? Aber auch: Mit welchen Widerständen (und vom wem) muss und darf ich rechnen? Wie gehe ich mit diesen Widerständen um?
  • Wie viel Kollaboration muss sein, wieviel darf es sein? Trend, Chancen und Grenzen der Technologien – heute das Social Intranet
  • Austausch unter den Teilnehmenden zu Ihrer aktuellen Auftragslage, Reflexion und Beratung
  • Umsetzungs- und Entscheidungsmodelle
  • Moderation und Coaching durch den Dozenten/Trainers
Referenten
Ulrich  Zuber, arbeitet seit 1991 in Organisations-, IT- und Wissens¬management¬projekten in der Bundesverwaltung. In Organisations¬untersuchungen, Beratung und Unterstützung strategischer Ebenen, komplexen Analysen bis zur Umsetzung in großen Organisationen und Projekten bei den Bundes¬ministerien und deren Bundesbehörden sammelte er die erforderliche Erfahrung für die Organi¬sations- und Strategie¬beratung und Digitalisierung von Institutionen auch im Spiegel von Kollaborations- und Identitätsprozessen (Corporate Identity) oder dem Arbeits¬platz der Zukunft. Organisationsprojekte waren bspw. beim Bundesministerium des Innern, im Auswärtigen Amt, Bundesamt für die Sicherheit in der Informationstechnik, Bundesverfassungsgericht, Bundesverwaltungsamt aber auch im Deutschem Musikarchiv. Aktuelle Kompetenz- und Themenschwerpunkte sind die digitale Transformation, Einsatz und Entwicklung von unterstützenden Social Media-Portalen und Funktionen oder die Entwicklung einer kollaborations- und netzwerkorientierten Institution mit einem strategischen und systematischen Wissens- und Kollaborationsmanagement. In den Projekten entwickelt er ein ganzheitliches Managementsystem, das auf die Entwicklung von Fähigkeiten einer Institution ausgerichtet ist: Wandel vor Veränderung - die organisationale Handlungs-, Gestaltungs- und Wandlungsfähigkeit. Heute adressiert dies auch die Digitale Transformation. Seit über 30 Jahren arbeitet Ulrich Zuber im Thema Wissens- und Erfahrungsmanagement in verschiedenen Projekten. Die von Ulrich Zuber entworfene Wissens¬manage¬ment¬strategie wurde 2000 im ersten E-Government-Wettbewerb in der Bundes- und Landesver¬waltung prämiert. In mehr als 15 Jahren arbeitete er in agilen Projekten und entwickelte als Product Owner Produktstrategien u. a. für Kollaborationsportale. Ulrich Zuber veröffentlicht Beiträge in Fachzeitschriften und Fachbüchern u. a. zur Wandlungs¬fähig-keit von Institutionen mit einem Wissen- und Kollaborationsmanagement. Zum Arbeitsplatz der Zukunft veröffentlichte er einen Beitrag im Buch „Lebenslanges Lernen“. Er ist Dozent der Verwaltungshochschule Meißen in Sachsen und berät zu Fragen z. B. des Wissensmanagements, Erfahrungsmanagements oder Kollaboration. Seit 2015 ist Ulrich Zuber Referatsleiter in der Organisations- und Digitalisierungs¬beratung im Beratungszentrum des Bundes des Bundesverwaltungsamtes in Köln.
Termin und Ort
Zeitraum:
27.09.2023 09:00 Uhr - 28.09.2023 16:00 Uhr

Preis
799,- Euro zzgl. MwSt.
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