Erfahrungen austauschen und neue Lernwege nutzen in den
Führungskräfte Foren und Praxisseminaren des Behörden Spiegel


E-AKTE PRAXIS SYMPOSIUM
OZG, Portale, Cloudlösungen… aber bitte mit standardisierter elektronischer Akte
Gegenstand des Seminars
Nützt es wirklich, wenn die Bürgerinnen und Bürger oder Unternehmen Zugang zu Leistungen über Portale haben, das ganze dazu noch bequem in der Cloud gespeichert wird – Behörden aber weiter mit Papierakten unterwegs sind? Man stelle sich vor, die Angebote des OZG werden intensiv genutzt – drucken Behörden dann Anfragen aus und heften diese ab in Papierakten? Freuen sich Richterinnen und Richter wirklich, wenn sie von Behörden immer noch Papieraktenstapel erhalten? Müssen E-Akten kompliziert sein? Muss der Abschied von der Papierakte teuer sein? Dauert es wirklich Jahre, bis ein Aufgabenbereich erfolgreich mit elektronischen Akten unterwegs ist?

Antworten auf diese und weitere Fragen im Zusammenhang mit der elektronischen Akte gibt das E-Akte Praxis Symposium. Es nicht um Vorstellungen, Wünsche, Konzepte, bestimmte Produkte oder dergleichen – es geht um die Praxis. Die Praxis, wie jede Behörde mit einem guten ECM-System innerhalb von kurzer Zeit seine Fachbereiche von der Papierakte befreien kann. Lassen Sie sich informieren, sprechen Sie ausschließlich mit Praktikerinnen und Praktikern, die sich auf einen erfolgreichen Weg begeben haben und denselben nicht mehr verlassen wollen. Da das Einführen einer E-Akte ein Organisations- und kein technisches Projekt ist, bietet die Veranstaltung zusätzlich auch Gespräche mit Personen an, die den Einführungsprozess unterstützen, begleiten und Nutzen daraus ziehen. Stichworte wie "gerichtsfest", "rechtssicher", "akzeptiert" oder "Standard" werden Ihnen ebenso begegnen, wie "einfach", "schnell", "interkommunal" oder "wann bin ich endlich dran".

Sie begegnen Projektleiterinnen und Projektleitern, die sich jeweils einem bestimmten Aspekt aus dem Tausch der Akten widmen. Ein Ansprechpartner für Führungskräfte und deren besonderen Rolle ist ebenso vorhanden, wie ein Ansprechpartner für das Gestalten des Wechsels (Change Management). Bei Fragen zur Unterstützung von Führungskräften können Sie sich an eine erfahrene Ansprechpartnerin aus dem Bereich des Coachings wenden. Das Arbeiten mit E-Akten wirkt nicht nur im eigenen Aufgabenbereich sinnstiftend, sondern nutzt natürlich auch bei der Zusammenarbeit und – entgegen vielfach gehörter Meinung – beim Umgang mit Gerichten. Diesen Aspekt können Sie mit einem Vertreter aus dem Bereich der Justiz erörtern. Wird der Wechsel auf die E-Akte ad absurdum geführt, wenn man als Behörde gehackt wird? Diese Frage wird ebenso kompetent beantwortet wie die Frage, ob man überhaupt rechtssicher Scannen kann. Wie kann man erfolgreich schulen und betreuen? Das bringt ihnen eine kommunale Praktikerin gern näher. Weiter können sie sich mit einem Ansprechpartner austauschen, was Fachakten von der erfolgreichen E-Akte unterscheidet. Haben Sie möglicherweise den Umstieg schon eingeleitet und kommen nicht so recht weiter? Auch hier steht ein erfahrener Kollege bereit, sich mit Ihnen darüber auszutauschen, wie der Umschwung mit Schwung gelingt. Führen E-Akte-Projekte immer ein Inseldasein oder wird der Begriff der interkommunalen Zusammenarbeit wirklich mit Inhalt gefüllt? Wirtschaftlichkeit ist auch ein Stichwort, zu dem Informationen und Fakten angeboten werden.
Zielsetzung

Die Tagung beginnt mit einer Vorstellung des Weges, den alle hier vertretenen kommunalen Behörden beschritten haben, was einem auf diesem Weg begegnen kann und wohin er führt. Dann folgen Themen rund um die standardisierte E-Akte. Der größte Teil der Tagung macht anschließend der persönliche Kontakt mit Praktikerinnen und Praktikern aus, die allesamt erfolgreich die E-Akte in ihrer Behörde eingeführt haben, daran mitwirken bzw. von E-Akten profitieren. Sie treffen auf Vertreterinnen oder Vertreter bestimmter Fachthemen und haben die Gelegenheit, in Gesprächen vertiefte Einblicke zu erhalten.

Dafür dienen in erster Linie die "Runden Tische": hier erhalten Sie von Praktikerinnen und Praktikern Informationen aus erster Hand, die Sie mit Ihren Tischnachbarinnen und -nachbarn diskutieren können und sich so das jeweilige Thema näher erschließen. Danach wechseln Sie den Tisch und somit das Thema. Auch während der Pausen und der gemeinsamen Abendveranstaltung bleiben genug Raum und Zeit, sich allen Facetten der E-Akte zu widmen. So bietet die Tagung eine Atmosphäre, in der Sie gute Gespräche führen, viele Informationen sammeln und wertvolle Netzwerkarbeit betreiben können.
Seminarablauf
Dienstag, 23. Mai 2023
10:15 Einlass, Registrierung und erstes Kennenlernen
11:00 Eröffnung und Begrüßung
Volker Staupe, fachliche Leitung und Moderation
11:15 Automatisierte Verarbeitung von Massenbescheiden und zielgerichteter Import von
Dokumenten in die E-Akte ohne direkte Anbindung von Fachverfahren
Tarek Alhossni, Projektleiter dms, Stadt Ennepetal
11:35 Verwaltungsdigitalisierung im Kontext von dokumentengestützten Prozessen
– Lösungen über das OZG hinaus

Max Korzen, CDO, Stadt Witten
11:55 OZG, E-Akte, Wissensmanagement und FIM
– wie man mit Prozessmanagement den digitalen Wandel meistert und den Erfolg sichtbar macht

Dr. Lars Algermissen, Geschäftsführer, PICTURE GmbH
12:10 Gemeinsames Mittagessen
13:10 Runde Tische 1 - 6 (zwei Durchgänge á 55 Minuten)

Tisch 1: Change-Management
Ann Kathrin Frede, Leiterin Organisation und Personal, Stadt Witten

Tisch 2: Führungskräfte als Hindernis
Matthias Kleinschmidt, Stadtkämmerer, Stadt Witten und stellv. Vorsitzender
Personal- und Organisationsausschuss, Städtetag NW


Tisch 3: Das Papier ist weg – und nun?!
– Die Begleitung der Mitarbeitenden nach Abschluss der Projektarbeit

Imke Morawski, Projektleiterin dms, Landkreis Diepholz

Tisch 4: Wie bereite ich die Einführung der E-Akte vor – von A wie Anforderung bis Z wie Zuständigkeiten
Imke Sandrock, Projektleiterin, Stadt Duisburg

Tisch 5: Automatisierte Verarbeitung von Massenbescheiden…
Tarek Alhossni, Projektleiter dms, Stadt Ennepetal
Patrick Vieler, Anwendungsbetreuer, IT Stadt Witten


Tisch 6: Konfrontation mit neuen Aufgaben – Die Herausforderung im ersten Jahr als Projektleitung
Sema Ertop, Projektleiterin, Stadt Schwelm
15:10 Kaffee- und Kommunikationspause
15:30 Die standardisierte E-Akte Warum das Rad nicht neu erfunden werden sollte!
Patrick Vieler, Anwendungsbetreuer IT, Stadt Witten
15:50 Rechtssicheres Scannen ist kein Hexenwerk Einrichten einer zentralen Scanstelle
Thomas Heucken, Anwendungsbetreuer IT, Stadt Witten
16:10 Kaffee- und Kommunikationspause
16:40 Runde Tische 7 - 13 (zwei Durchgänge á 55 Minuten)

Tisch 7: Zusammenarbeit in der E-Akte am Beispiel: Vergabeprüfung - Zentrales Vergabeamt, Rechnungsprüfung und Fachamt – Live mit Diskussion
Kim Tolksdorf, stellv. Leiterin Zentrales Vergabeamt, Stadt Witten
Cornelia Arendes, Technische Fachprüferin, Stadt Witten


Tisch 8: Zentrale Scanstelle
Thomas Heucken, Anwendungsbetreuer, IT Stadt Witten

Tisch 9: Automatisiertes Ablegen von Dokumenten (Form Solution) in die eVorgangsakte am Beispiel, wie melde ich einen Hund an?
Max Korzen, CDO, Stadt Witten
Patrick Vieler, Anwendungsbetreuer IT, Stadt Witten


Tisch 10: E-Changemanagement - und E-Learning
Wie erreiche ich Mitarbeitende digital, wie schule ich auf Distanz und wie organisiere ich das Ganze im Hintergrund
Claudia Roth, Projektleiterin dms, Stadt Flensburg

Tisch 11: Die Einführung der E-Akte kostet Zeit, Geld und Neven
Warum trotzdem damit starten?
Kim Böhm, Projektleiterin dms

Tisch 12: Komplettpaket Scannen von Akten
Andrea Plewnia, Projektleiterin dms, Stadt Hattingen
Bernhard Flintrop, Projektleiter Scandienst


Tisch 13: Kommunikation und Projektmarketing
Patricia Riesner, Stabstelle Verwaltung, Kultur- und Weiterbildungsbetrieb, Stadt Schwerte
18:40 Gemeinsames Abendessen und Rahmenprogramm

Mittwoch, 24. Mai 2023
08:15 Begrüßungskaffee
08:45 Was bleibt von Tag 1?
Volker Staupe, fachliche Leitung und Moderation
08:55 Jugendamt und E-Akte – passt das und wenn wie zusammen?
Kann ein Jugendamt mit E-Akten überhaupt arbeiten oder sollte es dies sogar?
Nina Brons, Leiterin der Abteilung Erziehungshilfe, Jugendamt Stadt Witten
09:15 Synergieeffekte bei der E-Akte durch interkommunale Zusammenarbeit
Frank Speckenbach, Verwaltungsdigitalisierer
09:35 Runde Tische 1 - 7 (zwei Durchgänge á 55 Minuten)

Tisch 1: Führungskräfte als Hindernis
Matthias Kleinschmidt, Stadtkämmerer, Stadt Witten und stellv. Vorsitzender Personal- und Organisationsausschuss, Städtetag NW

Tisch 2: Wie bereite ich die Einführung der E-Akte vor – von A wie Anforderung bis Z wie Zuständigkeiten
Imke Sandrock, Projektleiterin, Stadt Duisburg

Tisch 3: Automatisierte Verarbeitung von Massenbescheiden…
Tarek Alhossni, Projektleiter dms, Stadt Ennepetal

Tisch 4: Zusammenarbeit in der E-Akte am Beispiel: am Beispiel: Vergabeprüfung - Zentrales Vergabeamt, Rechnungsprüfung und Fachamt – Live mit Diskussion
Kim Tolksdorf, stellv. Leiterin Zentrales Vergabeamt, Stadt Witten
Cornelia Arendes, Technische Fachprüferin, Stadt Witten


Tisch 5: Automatisiertes Ablegen von Dokumenten (Form Solution) in die eVorgangsakte am Beispiel, wie melde ich einen Hund an?
Max Korzen, CDO, Stadt Witten
Patrick Vieler, Anwendungsbetreuer, IT Stadt Witten


Tisch 6: Die Einführung der E-Akte kostet Zeit, Geld und Neven
Warum trotzdem damit starten?
Kim Böhm, Projektleiterin dms,

Tisch 7: Neustart oder von Null auf Hundert – neue oder scheiternde E-Akte Projekte durch konsequentes Projektmanagement zum Erfolg bringen
Simon Nowack, Vorstand für Wirtschaftsförderung, Gelsendienste, Recht und Ordnung, Bürgerservice, Stadt Gelsenkirchen
11:35 Kaffee- und Kommunikationspause
11:50 Nicht von der Technik bange machen lassen Die Technikausstattung für die eAkte im Büro und drum herum ist kein Hexenwerk
Andreas Hasenberg, Leiter IT, Stadt Witten
12:10 Kommunikation und Projektmarketing Wie sag ich es meinem Kinde?
Patricia Riesner, Stabstelle Verwaltung, Kultur- und Weiterbildungsbetrieb, Stadt Schwerte
12:30 Gemeinsames Mittagessen
13:30 Runde Tische 8 - 14 (zwei Durchgänge á 55 Minuten)

Tisch 8: Change-Management
Ann Kathrin Frede, Leiterin Organisation und Personal, Stadt Witten

Tisch 9: Das Papier ist weg – und nun?! – Die Begleitung der Mitarbeitenden nach Abschluss der Projektarbeit
Imke Morawski, Projektleiterin dms, Landkreis Diepholz

Tisch 10: Konfrontation mit neuen Aufgaben – Die Herausforderung im ersten Jahr als Projektleitung
Sema Ertop, Projektleiterin, Stadt Schwelm

Tisch 11: Kommunikation und Projektmarketing
Patricia Riesner, Stabstelle Verwaltung, Kultur- und Weiterbildungsbetrieb, Stadt Schwerte

Tisch 12: Zentrale Scanstelle
Thomas Heucken, Anwendungsbetreuer, IT Stadt Witten

Tisch 13: E-Changemanagement - und E-Learning
Wie erreiche ich Mitarbeitende digital, wie schule ich auf Distanz und wie organisiere ich das Ganze im Hintergrund
Claudia Roth, Projektleiterin dms, Stadt Flensburg

Tisch 14: Komplettpaket Scannen von Akten
Andrea Plewnia, Projektleiterin dms, Stadt Hattingen
Bernhard Flintrop, Projektleiter Scandienst,
15:30 Abschluss: Wolle mer se reinlasse? Nun aber her mit der E-Vorgangsakte!!
Volker Staupe, fachliche Leitung und Moderation
15:45 Ende der Veranstaltung


Zu jeder Session "Runde Tische" findet zeitgleich dieses persönliche Coaching statt:
Wie kann ich mich authentischer positionieren, was hindert und was unterstützt mich dabei?
Selbstreflexion und Mediation sind nur zwei Stichworte, die im 4-Augen-Gespräch thematisiert werden
Heike Albertin, Langjährige Führungskraft in unterschiedlichen Behörden, Coachin mit Erfahrung speziell im Öffentlichen Dienst
Weitere Informationen hierzu erhalten Sie nach Anmeldung

Termin und Ort
Ort:
GOP Varieté-Theater Bonn
Karl-Carstens-Straße 1
53113 Bonn
Hinweise zur Anfahrt finden Sie unter: https://www.variete.de/bonn


Zeitraum:
23.05.2023 10:15 Uhr - 24.05.2023 15:45 Uhr

Preis
799,- Euro zzgl. MwSt. (öffentliche Verwaltung) | 1.299,- Euro zzgl. MwSt. (Privatwirtschaft)
Zur Anmeldung


Veranstaltungen nach Datum


Dezember 2022 (6)

Januar 2023 (42)

Februar 2023 (37)

März 2023 (54)

April 2023 (32)

Mai 2023 (45)

Juni 2023 (32)

Juli 2023 (15)

August 2023 (9)

September 2023 (48)

Oktober 2023 (43)

November 2023 (46)


Veranstaltungen nach Thema


Assistenz
Bau, Infrastruktur & Verkehr
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E-Akte & DMS
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Haushalt, Finanzen & Controlling
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Kommunikation
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Presse-, Öffentlichkeitsarbeit & Marketing
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