E-AKTE PRAXIS SYMPOSIUM
OZG, Portale, Cloudlösungen… aber bitte mit standardisierter elektronischer Akte
Gegenstand des Seminars
Nützt es wirklich, wenn die Bürgerinnen und Bürger oder Unternehmen Zugang zu Leistungen über Portale haben, das ganze dazu noch bequem in der Cloud gespeichert wird – Behörden aber weiter mit Papierakten unterwegs sind? Man stelle sich vor, die Angebote des OZG werden intensiv genutzt – drucken Behörden dann Anfragen aus und heften diese ab in Papierakten? Müssen E-Akten kompliziert sein? Muss der Abschied von der Papierakte teuer sein? Dauert es wirklich Jahre, bis ein Aufgabenbereich erfolgreich mit elektronischen Akten unterwegs ist?
Antworten auf diese und weitere Fragen im Zusammenhang mit der elektronischen Akte gibt das E-Akte Praxis Symposium. Es geht nicht um Vorstellungen, Wünsche, Konzepte, bestimmte Produkte oder dergleichen – es geht um die Praxis. Die Praxis, wie jede Behörde mit einem guten ECM-System innerhalb von kurzer Zeit seine Fachbereiche von der Papierakte befreien kann. Lassen Sie sich informieren, sprechen Sie ausschließlich mit Praktikerinnen und Praktikern, die sich auf einen erfolgreichen Weg begeben haben und denselben nicht mehr verlassen wollen. Da das Einführen einer E-Akte ein Organisations- und kein technisches Projekt ist, bietet die Veranstaltung zusätzlich auch Gespräche mit Personen an, die den Einführungsprozess unterstützen, begleiten und Nutzen daraus ziehen. Stichworte wie "gerichtsfest", "rechtssicher", "akzeptiert" oder "Standard" werden Ihnen ebenso begegnen, wie "einfach", "schnell", "interkommunal" oder "wann bin ich endlich dran".
Sie begegnen Projektleiterinnen und Projektleitern, die sich jeweils einem bestimmten Aspekt aus dem Tausch der Akten widmen. Ein Ansprechpartner für Führungskräfte und deren besonderen Rolle ist ebenso vorhanden, wie eine Ansprechpartnerin für das Gestalten des Wechsels (Change Management). Bei Fragen zur Unterstützung von Führungskräften können Sie sich an eine erfahrene Ansprechpartnerin aus dem Bereich des Coachings wenden. Das Arbeiten mit E-Akten wirkt nicht nur im eigenen Aufgabenbereich sinnstiftend, sondern nutzt natürlich auch bei der Zusammenarbeit und – entgegen vielfach gehörter Meinung – beim Umgang mit Gerichten. Wenn Sie sich fragen, ob man überhaupt rechtssicher Scannen kann, kennen Sie nach dem Symposium die (positive) Antwort. Weiter können sie sich mit einem Ansprechpartner austauschen, was Fachakten von der erfolgreichen E-Akte unterscheidet. Haben Sie möglicherweise den Umstieg schon eingeleitet und kommen nicht so recht weiter? Auch hier steht ein erfahrener Kollege bereit, sich mit Ihnen darüber auszutauschen, wie der Umschwung mit Schwung gelingt. Führen E-Akte-Projekte immer ein Inseldasein oder wird der Begriff der interkommunalen Zusammenarbeit wirklich mit Inhalt gefüllt? Wirtschaftlichkeit ist auch ein Stichwort, zu dem Informationen und Fakten angeboten werden. Wie sollte ein Projekt beginnen? Dazu macht eine Ansprechpartnerin konkrete aus der Erfahrung entwickelte Vorschläge. Sie starten in ihr erstes Projekt? Darüber können Sie sich ebenfalls austauschen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was man nach Abschluss der Projektarbeit machen sollte, damit der Erfolg sichtbar schnell eintritt, dann gibt es auch für diesen Aspekt eine Ansprechpartnerin. Der Wert und Nutzen von Prozessmanagement im öffentlichen Dienst wird ebenso nachvollziehbar vorgestellt, wie Fragen im Umfeld der Scanarbeiten kompetent beantwortet. Sie sehen live, wie zwei Ämter zusammenarbeiten, das RPA prüft – und das alles in einer einzigen eAkte.
Antworten auf diese und weitere Fragen im Zusammenhang mit der elektronischen Akte gibt das E-Akte Praxis Symposium. Es geht nicht um Vorstellungen, Wünsche, Konzepte, bestimmte Produkte oder dergleichen – es geht um die Praxis. Die Praxis, wie jede Behörde mit einem guten ECM-System innerhalb von kurzer Zeit seine Fachbereiche von der Papierakte befreien kann. Lassen Sie sich informieren, sprechen Sie ausschließlich mit Praktikerinnen und Praktikern, die sich auf einen erfolgreichen Weg begeben haben und denselben nicht mehr verlassen wollen. Da das Einführen einer E-Akte ein Organisations- und kein technisches Projekt ist, bietet die Veranstaltung zusätzlich auch Gespräche mit Personen an, die den Einführungsprozess unterstützen, begleiten und Nutzen daraus ziehen. Stichworte wie "gerichtsfest", "rechtssicher", "akzeptiert" oder "Standard" werden Ihnen ebenso begegnen, wie "einfach", "schnell", "interkommunal" oder "wann bin ich endlich dran".
Sie begegnen Projektleiterinnen und Projektleitern, die sich jeweils einem bestimmten Aspekt aus dem Tausch der Akten widmen. Ein Ansprechpartner für Führungskräfte und deren besonderen Rolle ist ebenso vorhanden, wie eine Ansprechpartnerin für das Gestalten des Wechsels (Change Management). Bei Fragen zur Unterstützung von Führungskräften können Sie sich an eine erfahrene Ansprechpartnerin aus dem Bereich des Coachings wenden. Das Arbeiten mit E-Akten wirkt nicht nur im eigenen Aufgabenbereich sinnstiftend, sondern nutzt natürlich auch bei der Zusammenarbeit und – entgegen vielfach gehörter Meinung – beim Umgang mit Gerichten. Wenn Sie sich fragen, ob man überhaupt rechtssicher Scannen kann, kennen Sie nach dem Symposium die (positive) Antwort. Weiter können sie sich mit einem Ansprechpartner austauschen, was Fachakten von der erfolgreichen E-Akte unterscheidet. Haben Sie möglicherweise den Umstieg schon eingeleitet und kommen nicht so recht weiter? Auch hier steht ein erfahrener Kollege bereit, sich mit Ihnen darüber auszutauschen, wie der Umschwung mit Schwung gelingt. Führen E-Akte-Projekte immer ein Inseldasein oder wird der Begriff der interkommunalen Zusammenarbeit wirklich mit Inhalt gefüllt? Wirtschaftlichkeit ist auch ein Stichwort, zu dem Informationen und Fakten angeboten werden. Wie sollte ein Projekt beginnen? Dazu macht eine Ansprechpartnerin konkrete aus der Erfahrung entwickelte Vorschläge. Sie starten in ihr erstes Projekt? Darüber können Sie sich ebenfalls austauschen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was man nach Abschluss der Projektarbeit machen sollte, damit der Erfolg sichtbar schnell eintritt, dann gibt es auch für diesen Aspekt eine Ansprechpartnerin. Der Wert und Nutzen von Prozessmanagement im öffentlichen Dienst wird ebenso nachvollziehbar vorgestellt, wie Fragen im Umfeld der Scanarbeiten kompetent beantwortet. Sie sehen live, wie zwei Ämter zusammenarbeiten, das RPA prüft – und das alles in einer einzigen eAkte.
Zielsetzung
Die Tagung beginnt mit einer Antwort auf eine der häufigsten Fragestellungen: wie kann man ohne direkte Anbindung an Fachverfahren Dokumente in die eAkte bekommen. Dann folgen Themen rund um die standardisierte E-Akte. Der größte Teil der Tagung macht anschließend der persönliche Kontakt mit Praktikerinnen und Praktikern aus, die allesamt erfolgreich die E-Akte in ihrer Behörde eingeführt haben, daran mitwirken bzw. von E-Akten profitieren. Sie treffen auf Vertreterinnen oder Vertreter bestimmter Fachthemen und haben die Gelegenheit, in Gesprächen vertiefte Einblicke zu erhalten.
Dafür dienen in erster Linie die "Runden Tische": hier erhalten Sie von Praktikerinnen und Praktikern Informationen aus erster Hand, die Sie mit Ihren Tischnachbarinnen und -nachbarn diskutieren können und sich so das jeweilige Thema näher erschließen. Danach wechseln Sie den Tisch und somit das Thema. Auch während der Pausen und der gemeinsamen Abendveranstaltung bleiben genug Raum und Zeit, sich allen Facetten der E-Akte zu widmen. So bietet die Tagung eine Atmosphäre, in der Sie gute Gespräche führen, viele Informationen sammeln und wertvolle Netzwerkarbeit betreiben können.
Dafür dienen in erster Linie die "Runden Tische": hier erhalten Sie von Praktikerinnen und Praktikern Informationen aus erster Hand, die Sie mit Ihren Tischnachbarinnen und -nachbarn diskutieren können und sich so das jeweilige Thema näher erschließen. Danach wechseln Sie den Tisch und somit das Thema. Auch während der Pausen und der gemeinsamen Abendveranstaltung bleiben genug Raum und Zeit, sich allen Facetten der E-Akte zu widmen. So bietet die Tagung eine Atmosphäre, in der Sie gute Gespräche führen, viele Informationen sammeln und wertvolle Netzwerkarbeit betreiben können.
Seminarablauf
Dienstag, 23. Mai 2023
Mittwoch, 24. Mai 2023
| 10:15 | Einlass, Registrierung und erstes Kennenlernen |
| 11:00 | Eröffnung und Begrüßung Volker Staupe, fachliche Leitung und Moderation |
| 11:15 | Automatisierte Verarbeitung von Massenbescheiden und zielgerichteter Import von Dokumenten in die E-Akte ohne direkte Anbindung von Fachverfahren Tarek Alhossni, Projektleiter dms, Stadt Ennepetal |
| 11:35 | Verwaltungsdigitalisierung im Kontext von dokumentengestützten Prozessen – Lösungen über das OZG hinaus Max Korzen, CDO, Stadt Witten |
| 11:55 | OZG, E-Akte, Wissensmanagement und FIM – wie man mit Prozessmanagement den digitalen Wandel meistert und den Erfolg sichtbar macht Dr. Lars Algermissen, Geschäftsführer, PICTURE GmbH |
| 12:10 | Gemeinsames Mittagessen |
| 13:10 | Runde Tische 1 - 6 (zwei Durchgänge á 55 Minuten) Tisch 1: Change-Management Ann Kathrin Frede, Leiterin Organisation und Personal, Stadt Witten Tisch 2: Führungskräfte als Hindernis Matthias Kleinschmidt, Stadtkämmerer, Stadt Witten und stellv. Vorsitzender Personal- und Organisationsausschuss, Städtetag NW Tisch 3: Das Papier ist weg – und nun?! – Die Begleitung der Mitarbeitenden nach Abschluss der Projektarbeit Imke Morawski, Projektleiterin dms, Landkreis Diepholz Tisch 4: Wie bereite ich die Einführung der E-Akte vor – von A wie Anforderung bis Z wie Zuständigkeiten Imke Sandrock, Projektleiterin, Stadt Duisburg Tisch 5: Automatisierte Verarbeitung von Massenbescheiden… Tarek Alhossni, Projektleiter dms, Stadt Ennepetal Patrick Vieler, Anwendungsbetreuer, IT Stadt Witten Tisch 6: Konfrontation mit neuen Aufgaben – Die Herausforderung im ersten Jahr als Projektleitung Sema Ertop, Projektleiterin, Stadt Schwelm |
| 15:10 | Kaffee- und Kommunikationspause |
| 15:30 | Die standardisierte E-Akte – Warum das Rad nicht neu erfunden werden sollte! Patrick Vieler, Anwendungsbetreuer IT, Stadt Witten |
| 15:50 | Rechtssicheres Scannen ist kein Hexenwerk – Einrichten einer zentralen Scanstelle Thomas Heucken, Anwendungsbetreuer IT, Stadt Witten |
| 16:10 | Kaffee- und Kommunikationspause |
| 16:40 | Runde Tische 7 - 13 (zwei Durchgänge á 55 Minuten) Tisch 7: Zusammenarbeit in der E-Akte am Beispiel: Vergabeprüfung - Zentrales Vergabeamt, Rechnungsprüfung und Fachamt – Live mit Diskussion Kim Tolksdorf, stellv. Leiterin Zentrales Vergabeamt, Stadt Witten Cornelia Arendes, Technische Fachprüferin, Stadt Witten Tisch 8: Zentrale Scanstelle Thomas Heucken, Anwendungsbetreuer, IT Stadt Witten Tisch 9: Automatisiertes Ablegen von Dokumenten (Form Solution) in die eVorgangsakte anhand eines konkreten Beispiels Max Korzen, CDO, Stadt Witten Patrick Vieler, Anwendungsbetreuer IT, Stadt Witten Tisch 10: E-Changemanagement - und E-Learning Wie erreiche ich Mitarbeitende digital, wie schule ich auf Distanz und wie organisiere ich das Ganze im Hintergrund Claudia Roth, Projektleiterin dms, Stadt Flensburg Tisch 11: Die Einführung der E-Akte kostet Zeit, Geld und Neven Warum trotzdem damit starten? Kim Böhm, Projektleiterin dms Tisch 12: Komplettpaket Scannen von Akten Andrea Plewnia, Projektleiterin dms, Stadt Hattingen Bernhard Flintrop, Projektleiter Scandienst Tisch 13: Kommunikation und Projektmarketing Patricia Riesner, Stabstelle Verwaltung, Kultur- und Weiterbildungsbetrieb, der Stadt Schwerte |
| 18:40 | Gemeinsames Abendessen und Rahmenprogramm |
Mittwoch, 24. Mai 2023
| 08:15 | Begrüßungskaffee |
| 08:45 | Was bleibt von Tag 1? Volker Staupe, fachliche Leitung und Moderation |
| 08:55 | Jugendamt und E-Akte – passt das und wenn wie zusammen? Kann ein Jugendamt mit E-Akten überhaupt arbeiten oder sollte es dies sogar? Nina Brons, Leiterin der Abteilung Erziehungshilfe, Jugendamt Stadt Witten |
| 09:15 | Synergieeffekte bei der E-Akte durch interkommunale Zusammenarbeit Frank Speckenbach, Verwaltungsdigitalisierer |
| 09:35 | Runde Tische 1 - 7 (zwei Durchgänge á 55 Minuten) Tisch 1: Führungskräfte als Hindernis Matthias Kleinschmidt, Stadtkämmerer, Stadt Witten und stellv. Vorsitzender Personal- und Organisationsausschuss, Städtetag NW Tisch 2: Wie bereite ich die Einführung der E-Akte vor – von A wie Anforderung bis Z wie Zuständigkeiten Imke Sandrock, Projektleiterin, Stadt Duisburg Tisch 3: Automatisierte Verarbeitung von Massenbescheiden… Tarek Alhossni, Projektleiter dms, Stadt Ennepetal Tisch 4: Zusammenarbeit in der E-Akte am Beispiel: am Beispiel: Vergabeprüfung - Zentrales Vergabeamt, Rechnungsprüfung und Fachamt – Live mit Diskussion Kim Tolksdorf, stellv. Leiterin Zentrales Vergabeamt, Stadt Witten Cornelia Arendes, Technische Fachprüferin, Stadt Witten Tisch 5: Automatisiertes Ablegen von Dokumenten (Form Solution) in die eVorgangsakte anhand eines konkreten Beispiels Max Korzen, CDO, Stadt Witten Patrick Vieler, Anwendungsbetreuer, IT Stadt Witten Tisch 6: Die Einführung der E-Akte kostet Zeit, Geld und Neven Warum trotzdem damit starten? Kim Böhm, Projektleiterin dms, Tisch 7: Neustart oder von Null auf Hundert – neue oder scheiternde E-Akte Projekte durch konsequentes Projektmanagement zum Erfolg bringen Simon Nowack, Vorstand für Wirtschaftsförderung, Gelsendienste, Recht und Ordnung, Bürgerservice, Stadt Gelsenkirchen |
| 11:35 | Kaffee- und Kommunikationspause |
| 11:50 | Nicht von der Technik bange machen lassen – Die Technikausstattung für die eAkte im Büro und drum herum ist kein Hexenwerk Andreas Hasenberg, Leiter IT, Stadt Witten |
| 12:10 | Kommunikation und Projektmarketing – Wie sag ich es meinem Kinde? Patricia Riesner, Stabstelle Verwaltung, Kultur- und Weiterbildungsbetrieb, der Stadt Schwerte |
| 12:30 | Gemeinsames Mittagessen |
| 13:30 | Runde Tische 8 - 14 (zwei Durchgänge á 55 Minuten) Tisch 8: Change-Management Ann Kathrin Frede, Leiterin Organisation und Personal, Stadt Witten Tisch 9: Das Papier ist weg – und nun?! – Die Begleitung der Mitarbeitenden nach Abschluss der Projektarbeit Imke Morawski, Projektleiterin dms, Landkreis Diepholz Tisch 10: Konfrontation mit neuen Aufgaben – Die Herausforderung im ersten Jahr als Projektleitung Sema Ertop, Projektleiterin, Stadt Schwelm Tisch 11: Kommunikation und Projektmarketing Patricia Riesner, Stabstelle Verwaltung, Kultur- und Weiterbildungsbetrieb, Stadt Schwerte Tisch 12: Zentrale Scanstelle Thomas Heucken, Anwendungsbetreuer, IT Stadt Witten Tisch 13: E-Changemanagement - und E-Learning Wie erreiche ich Mitarbeitende digital, wie schule ich auf Distanz und wie organisiere ich das Ganze im Hintergrund Claudia Roth, Projektleiterin dms, Stadt Flensburg Tisch 14: Komplettpaket Scannen von Akten Andrea Plewnia, Projektleiterin dms, Stadt Hattingen Bernhard Flintrop, Projektleiter bei einem Scandienst |
| 15:30 | Abschluss: Wolle mer se reinlasse? Nun aber her mit der E-Vorgangsakte!! Volker Staupe, fachliche Leitung und Moderation |
| 15:45 | Ende der Veranstaltung |
Parallel findet zu jeder Session "Runde Tische" statt:
| Dynamische und ortsunabhängige Aktenbearbeitung mit dem Webclient Stefan Kramer, Vertriebsbeauftragter, Optimal Systems Persönliches Coaching: Wie kann ich mich authentischer positionieren, was hindert und was unterstützt mich dabei? - Selbstreflexion und Mediation sind nur zwei Stichworte, die im 4-Augen-Gespräch thematisiert werden Heike Albertin, Langjährige Führungskraft in unterschiedlichen Behörden, Coachin mit Erfahrung speziell im Öffentlichen Dienst Vergaberecht: Rechtssichere Beschaffung der E-Akte Prof. Dr. Manfred Mayer, Rechtsanwalt, MAYBURG Rechtsanwaltsgesellschaft Das DMS als zentrale Datendrehscheibe für interne und externe Prozesse rund um die eAkte Lena Kötting und Julia Witzenhausen, d.velop public sector GmbH Zwischen eAkte, Fachverfahren und Integration – eAkte mit und ohne Fachverfahrensanbindung Lena Kötting und Julia Witzenhausen, d.velop public sector GmbH |
Termin und Ort
Ort:
GOP Varieté-Theater Bonn
Karl-Carstens-Straße 1
53113 Bonn
Hinweise zur Anfahrt finden Sie unter: https://www.variete.de/bonn
Karl-Carstens-Straße 1
53113 Bonn
Hinweise zur Anfahrt finden Sie unter: https://www.variete.de/bonn
Zeitraum:
23.05.2023 10:15 Uhr
- 24.05.2023 15:45 Uhr
Preis
799,- Euro zzgl. MwSt. (öffentliche Verwaltung) | 1.299,- Euro zzgl. MwSt. (Privatwirtschaft)