Erfahrungen austauschen und neue Lernwege nutzen in den
Führungskräfte Foren und Praxisseminaren des Behörden Spiegel


E-AKTE PRAXIS SYMPOSIUM
OZG, Portale, Cloudlösungen… aber bitte mit standardisierter elektronischer Akte
Gegenstand des Seminars

 

 

Nützt es wirklich, wenn die Bürgerinnen und Bürger oder Unternehmen Zugang zu Leistungen über Portale haben, das ganze dazu noch bequem in der Cloud gespeichert wird – Behörden aber weiter mit Papierakten unterwegs sind? Man stelle sich vor, die Angebote des OZG werden intensiv genutzt – drucken Behörden dann Anfragen aus und heften diese ab in Papierakten? Freuen sich Richterinnen und Richter wirklich, wenn sie von Behörden immer noch Papieraktenstapel erhalten? Müssen E-Akten kompliziert sein? Muss der Abschied von der Papierakte teuer sein? Dauert es wirklich Jahre, bis ein Aufgabenbereich erfolgreich mit elektronischen Akten unterwegs ist?

Antworten auf diese und weitere Fragen im Zusammenhang mit der elektronischen Akte gibt das E-Akte Praxis Symposium. Es geht nicht um Vorstellungen, Wünsche, Konzepte, bestimmte Produkte oder dergleichen – es geht um die Praxis. Die Praxis, wie jede Behörde mit einem guten ECM-System innerhalb von kurzer Zeit seine Fachbereiche von der Papierakte befreien kann. Lassen Sie sich informieren, sprechen Sie ausschließlich mit Praktikerinnen und Praktikern, die sich auf einen erfolgreichen Weg begeben haben und denselben nicht mehr verlassen wollen. Da das Einführen einer E-Akte ein Organisations- und kein technisches Projekt ist, bietet die Veranstaltung zusätzlich auch Gespräche mit Personen an, die den Einführungsprozess unterstützen, begleiten und Nutzen daraus ziehen. Stichworte wie "gerichtsfest", "rechtssicher", "akzeptiert" oder "Standard" werden Ihnen ebenso begegnen, wie "einfach", "schnell", "interkommunal" oder "wann bin ich endlich dran".

Sie begegnen Projektleiterinnen und Projektleitern, die sich jeweils einem bestimmten Aspekt aus dem Tausch der Akten widmen. Ein Ansprechpartner für Führungskräfte und deren besonderen Rolle ist ebenso vorhanden, wie ein Ansprechpartner für das Gestalten des Wechsels (Change Management). Bei Fragen zur Unterstützung von Führungskräften können Sie sich an eine erfahrene Ansprechpartnerin aus dem Bereich des Coachings wenden. Das Arbeiten mit E-Akten wirkt nicht nur im eigenen Aufgabenbereich sinnstiftend, sondern nutzt natürlich auch bei der Zusammenarbeit und – entgegen vielfach gehörter Meinung – beim Umgang mit Gerichten. Diesen Aspekt können Sie mit einer Vertreterin aus dem Bereich der Justiz erörtern. Wird der Wechsel auf die E-Akte ad absurdum geführt, wenn man als Behörde gehackt wird? Diese Frage wird ebenso kompetent beantwortet wie die Frage, ob man überhaupt rechtssicher Scannen kann. Wie kann man erfolgreich schulen und betreuen? Das bringt ihnen ein kommunaler Praktiker gern näher. Weiter können sie sich mit einem Ansprechpartner austauschen, was Fachakten von der erfolgreichen E-Akte unterscheidet. Haben Sie möglicherweise den Umstieg schon eingeleitet und kommen nicht so recht weiter? Auch hier steht ein erfahrener Kollege bereit, sich mit Ihnen darüber auszutauschen, wie der Umschwung mit Schwung gelingt. Führen E-Akte-Projekte immer ein Inseldasein oder wird der Begriff der interkommunalen Zusammenarbeit wirklich mit Inhalt gefüllt? Wirtschaftlichkeit ist auch ein Stichwort, zu dem Informationen und Fakten angeboten werden.

Zielsetzung

Die Tagung beginnt mit einer Vorstellung des Weges, den alle hier vertretenen kommunalen Behörden beschritten haben, was einem auf diesem Weg begegnen kann und wohin er führt. Dann folgen eine Vorstellung der standardisierten E-Akte, Themen rund um die TR-Resiscan und sie können einen Blick auf die E-Akte bei der Justiz werfen. Der größte Teil der Tagung macht anschließend der persönliche Kontakt mit Praktikerinnen und Praktikern aus, die allesamt erfolgreich die E-Akte in ihrer Behörde eingeführt haben, daran mitwirken bzw. von E-Akten profitieren. Sie treffen auf Vertreterinnen oder Vertreter bestimmter Fachthemen und haben die Gelegenheit, in Gesprächen vertiefte Einblicke zu erhalten.

Dafür dienen in erster Linie die "Runden Tische": hier erhalten Sie von Praktikerinnen und Praktikern Informationen aus erster Hand, die Sie mit Ihren Tischnachbarinnen und -nachbarn diskutieren können und sich so das jeweilige Thema näher erschließen. Danach wechseln Sie den Tisch und somit das Thema. Auch während der Pausen und der gemeinsamen Abendveranstaltung bleiben genug Raum und Zeit, sich allen Facetten der E-Akte zu widmen. So bietet die Tagung eine Atmosphäre, in der Sie gute Gespräche führen, viele Informationen sammeln und wertvolle Netzwerkarbeit betreiben können.

Seminarablauf

Mittwoch, 18. Mai 2022

10:30 Einlass, Registrierung und erstes Kennenlernen
11:15 Eröffnung und Begrüßung
Behörden Spiegel
11:30 Einführung einer E-Akte
Volker Staupe, fachliche Leitung und Moderation
12:15 Gemeinsames Mittagessen
13:15 Die standardisierte E-Akte – Warum das Rad nicht neu erfunden werden sollte!
Patrick Vieler, Anwendungsbetreuer IT bei der Stadt Witten
13:45 Rechtssicheres Scannen ist kein Hexenwerk: was die TR-Resiscan wirklich will
Thomas Heucken, Anwendungsbetreuer IT bei der Stadt Witten
14:15 Die Einführung der E-Akte in der Justiz
Isabelle Biallaß, Richterin am Amtsgericht Essen
14:45 Kaffee- und Kommunikationspause
15:15 Runde Tische Teil 1
16:00 Tischwechsel
16:15 Runde Tische Teil 2
17:00 Tischwechsel
17:15 Runde Tische Teil 3
18:00 Tischwechsel
18:15 Runde Tische Teil 4
19:00 Zusammenfassung erster Tag
Volker Staupe, fachliche Leitung und Moderation

Ende Fachteil des ersten Tages, Hotel Check-In
19:30 Abendveranstaltung

 Donnerstag, 19. Mai 2021

08:45 Was bleibt von Tag 1?
Volker Staupe, fachliche Leitung und Moderation
09:00 Schnittstellen zu Fachverfahren, Theorie und Praxis
Thomas Heucken, Anwendungsbetreuer IT bei der Stadt Witten
09:30 Runde Tische Teil 5
10:15 Tischwechsel
10:30 Runde Tische Teil 6
11:15 Kaffee- und Kommunikationspause
Tischwechsel
11:45 Runde Tische Teil 7
12:30 Abschlussvortrag: Lassen Sie die elektronische Akte nicht länger vor Ihrer Behörde stehen und warten!
13:00 Gemeinsames Mittagessen
14:00 Ende der Veranstaltung

Diese Themen erwarten Sie bei den runden Tischen:

Projektthemen Spezialthemen
Tarek Alhossni von der Stadt Ennepetal
Projektarbeit während einer Pandemie – Wesentliche Unterschiede zur klassischen Projektarbeit
Heike Albertin zum Thema Coaching von Führungskräften
Führung anders denken – eine Erfolgschance für den Öffentlichen Dienst
Sema Ertop von der Stadt Schwelm
Konfrontation mit neuen Aufgaben – Die Herausforderung im ersten Jahr als Projektleitung
Isabelle Biallaß, Richterin am Amtsgericht Essen zur Rolle der Gerichte
Die Einführung der E-Akte in der Justiz
Timo Milcarek vom Kreis Unna
Eine Analyse der Einführungsphase: Worauf müssen wir uns fokussieren? Was müssen wir ändern?
Kim Böhm zum Thema Wirtschaftlichkeit
Die Einführung der E-Akte kostet Zeit, Geld und Nerven. Warum trotzdem damit starten?
Imke Sandrock von der Stadt Duisburg
Wie bereite ich die Einführung der E-Akte vor – von A wie Anforderungen über F wie Finanzen bis Z wie Zuständigkeiten
Andreas Hasenberg, Leiter der IT bei der Stadt Witten zum Thema IT-Sicherheit
Rebuildung E-Akte – Erkenntnisse zur Betriebssicherheit aus einer realen Cyberattacke
Andrea Plewnia von der Stadt Hattingen
Was geht über den Standard in der E-Behördenakte hinaus? z.B. der Personalratsworkflow...
Thomas Heucken, Anwendungsbetreuer IT bei der Stadt Witten zu den Themen
Rechtssicheres Scannen ist kein Hexenwerk, was die TR-Resiscan wirklich will und
Schnittstellen zu Fachverfahren, Theorie und Praxis
Patricia Riesner von der Stadt Schwerte
Bindeglied E-Akte – Startschuss der Digitalisierung und wie kann das Thema erfolgreich organisatorisch und personell verankert werden?
Matthias Kleinschmidt, Kämmerer und Dezernatsleiter bei der Stadt Witten zum Thema
Führungskräfte als Hindernis?!
Claudia Roth-Vasiliadis von der Stadt Flensburg
Kommunikationsstrategien für Zwischendurch - Wie gehe ich mit Ängsten, Zweifeln und Missverständnissen während des Umstellungsprozesses um und nutze sie als neuen Motivationsmotor
Jörn Mohrlüder zum Thema Schulung und Betreuung
E-Akte Schulung in der öffentlichen Verwaltung – Erfahrungen in der Schulung aus und für die Praxis
  Simon Nowack, Dezernatsleiter bei der Stadt Gelsenkirchen zum Thema Neustart
Neustart oder von Null auf Hundert – neue oder scheiternde E-Akten-Projekte durch konsequentes Projektmanagement zum Erfolg bringen
Marktübersicht Dominik Schad, Fachbereichsleiter Jobcenter beim Kreis Recklinghausen
Strategisches Change-Management im Rahmen der E-Akten Implementierung – weit mehr als nur ein nettes Beiwerk des Projektmanagements der Verwaltung
Stephan Kramer, Senior Vertriebsbeauftragter
Petra Krunitsch, E-Government Consultant
OPTIMAL SYSTEMS Hannover
Mobiles Arbeiten mit enaio
Frank Speckenbach, Leiter Anwendungsbetreuung bei der Stadt Witten zum Thema
Synergieeffekte bei der eAkte durch interkommunale Zusammenarbeit
Philipp Perplies, Geschäftsführer, d.velop public sector GmbH
Udo Schillingmann, Leiter Vertrieb, d.velop public sector GmbH
Thomas Klassen, Beratung und Vertrieb, d.velop public sector GmbH
eAkte als Datendrehscheibe – Online Anträge effektiv bearbeiten
Patrick Vieler, Anwendungsbetreuer IT bei der Stadt Witten zum Thema
Die standardisierte E-Akte – Warum das Rad nicht neu erfunden werden sollte!
 
Termin und Ort
Ort:
Holiday Inn Berlin Airport Conference Centre
Hans-Grade-Allee 5
12529 Schönefeld bei Berlin
Hinweise zur Anfahrt finden Sie unter: https://www.holidayinn-berlin.de


Zeitraum:
18.05.2022 10:30 Uhr - 19.05.2022 14:00 Uhr

Preis
499,- Euro zzgl. MwSt. (öffentliche Verwaltung) | 899,- Euro zzgl. MwSt. (Privatwirtschaft)
Im Tagungshotel steht unter dem Stichwort "Behörden Spiegel" bis 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn ein Abrufkontingent zum Preis von 109,- Euro pro Nacht inkl. MwSt. und Frühstück bereit.
Zur Anmeldung


Veranstaltungen nach Datum


Mai 2022 (6)

Juni 2022 (75)

Juli 2022 (29)

August 2022 (32)

September 2022 (82)

Oktober 2022 (41)

November 2022 (68)

Dezember 2022 (24)

April 2023 (1)


Veranstaltungen nach Thema


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