Nützt es wirklich, wenn die Bürgerinnen und Bürger oder Unternehmen Zugang zu Leistungen über Portale haben, das ganze dazu noch bequem in der Cloud gespeichert wird – Behörden aber weiter mit Papierakten unterwegs sind? Man stelle sich vor, die Angebote des OZG werden intensiv genutzt – drucken Behörden dann Anfragen aus und heften diese ab in Papierakten? Freuen sich Richterinnen und Richter wirklich, wenn sie von Behörden immer noch Papieraktenstapel erhalten? Müssen E-Akten kompliziert sein? Muss der Abschied von der Papierakte teuer sein? Dauert es wirklich Jahre, bis ein Aufgabenbereich erfolgreich mit elektronischen Akten unterwegs ist?
Antworten auf diese und weitere Fragen im Zusammenhang mit der elektronischen Akte gibt das E-Akte Praxis Symposium. Es geht nicht um Vorstellungen, Wünsche, Konzepte, bestimmte Produkte oder dergleichen – es geht um die Praxis. Die Praxis, wie jede Behörde mit einem guten ECM-System innerhalb von kurzer Zeit seine Fachbereiche von der Papierakte befreien kann. Lassen Sie sich informieren, sprechen Sie ausschließlich mit Praktikerinnen und Praktikern, die sich auf einen erfolgreichen Weg begeben haben und denselben nicht mehr verlassen wollen. Da das Einführen einer E-Akte ein Organisations- und kein technisches Projekt ist, bietet die Veranstaltung zusätzlich auch Gespräche mit Personen an, die den Einführungsprozess unterstützen, begleiten und Nutzen daraus ziehen. Stichworte wie "gerichtsfest", "rechtssicher", "akzeptiert" oder "Standard" werden Ihnen ebenso begegnen, wie "einfach", "schnell", "interkommunal" oder "wann bin ich endlich dran".
Sie begegnen Projektleiterinnen und Projektleitern, die sich jeweils einem bestimmten Aspekt aus dem Tausch der Akten widmen. Ein Ansprechpartner für Führungskräfte und deren besonderen Rolle ist ebenso vorhanden, wie ein Ansprechpartner für das Gestalten des Wechsels (Change Management). Bei Fragen zur Unterstützung von Führungskräften können Sie sich an eine erfahrene Ansprechpartnerin aus dem Bereich des Coachings wenden. Das Arbeiten mit E-Akten wirkt nicht nur im eigenen Aufgabenbereich sinnstiftend, sondern nutzt natürlich auch bei der Zusammenarbeit und – entgegen vielfach gehörter Meinung – beim Umgang mit Gerichten. Diesen Aspekt können Sie mit einer Vertreterin aus dem Bereich der Justiz erörtern. Wird der Wechsel auf die E-Akte ad absurdum geführt, wenn man als Behörde gehackt wird? Diese Frage wird ebenso kompetent beantwortet wie die Frage, ob man überhaupt rechtssicher Scannen kann. Wie kann man erfolgreich schulen und betreuen? Das bringt ihnen ein kommunaler Praktiker gern näher. Weiter können sie sich mit einem Ansprechpartner austauschen, was Fachakten von der erfolgreichen E-Akte unterscheidet. Haben Sie möglicherweise den Umstieg schon eingeleitet und kommen nicht so recht weiter? Auch hier steht ein erfahrener Kollege bereit, sich mit Ihnen darüber auszutauschen, wie der Umschwung mit Schwung gelingt. Führen E-Akte-Projekte immer ein Inseldasein oder wird der Begriff der interkommunalen Zusammenarbeit wirklich mit Inhalt gefüllt? Wirtschaftlichkeit ist auch ein Stichwort, zu dem Informationen und Fakten angeboten werden.
Die Tagung beginnt mit einer Vorstellung des Weges, den alle hier vertretenen kommunalen Behörden beschritten haben, was einem auf diesem Weg begegnen kann und wohin er führt. Dann folgen eine Vorstellung der standardisierten E-Akte, Themen rund um die TR-Resiscan und sie können einen Blick auf die E-Akte bei der Justiz werfen. Der größte Teil der Tagung macht anschließend der persönliche Kontakt mit Praktikerinnen und Praktikern aus, die allesamt erfolgreich die E-Akte in ihrer Behörde eingeführt haben, daran mitwirken bzw. von E-Akten profitieren. Sie treffen auf Vertreterinnen oder Vertreter bestimmter Fachthemen und haben die Gelegenheit, in Gesprächen vertiefte Einblicke zu erhalten.
Dafür dienen in erster Linie die "Runden Tische": hier erhalten Sie von Praktikerinnen und Praktikern Informationen aus erster Hand, die Sie mit Ihren Tischnachbarinnen und -nachbarn diskutieren können und sich so das jeweilige Thema näher erschließen. Danach wechseln Sie den Tisch und somit das Thema. Auch während der Pausen und der gemeinsamen Abendveranstaltung bleiben genug Raum und Zeit, sich allen Facetten der E-Akte zu widmen. So bietet die Tagung eine Atmosphäre, in der Sie gute Gespräche führen, viele Informationen sammeln und wertvolle Netzwerkarbeit betreiben können.
Mittwoch, 18. Mai 2022
10:30 | Einlass, Registrierung und erstes Kennenlernen |
11:15 | Eröffnung und Begrüßung Behörden Spiegel |
11:30 | Einführung einer E-Akte Volker Staupe, fachliche Leitung und Moderation |
12:15 | Gemeinsames Mittagessen |
13:15 | Die standardisierte E-Akte – Warum das Rad nicht neu erfunden werden sollte! Patrick Vieler, Anwendungsbetreuer IT bei der Stadt Witten |
13:45 | Rechtssicheres Scannen ist kein Hexenwerk: was die TR-Resiscan wirklich will Thomas Heucken, Anwendungsbetreuer IT bei der Stadt Witten |
14:15 | Die Einführung der E-Akte in der Justiz Isabelle Biallaß, Richterin am Amtsgericht Essen |
14:45 | Kaffee- und Kommunikationspause |
15:15 | Runde Tische Teil 1 |
16:00 | Tischwechsel |
16:15 | Runde Tische Teil 2 |
17:00 | Tischwechsel |
17:15 | Runde Tische Teil 3 |
18:00 | Tischwechsel |
18:15 | Runde Tische Teil 4 |
19:00 | Zusammenfassung erster Tag Volker Staupe, fachliche Leitung und Moderation Ende Fachteil des ersten Tages, Hotel Check-In |
19:30 | Abendveranstaltung |
Donnerstag, 19. Mai 2021
08:45 | Was bleibt von Tag 1? Volker Staupe, fachliche Leitung und Moderation |
09:00 | Schnittstellen zu Fachverfahren, Theorie und Praxis Thomas Heucken, Anwendungsbetreuer IT bei der Stadt Witten |
09:30 | Runde Tische Teil 5 |
10:15 | Tischwechsel |
10:30 | Runde Tische Teil 6 |
11:15 | Kaffee- und Kommunikationspause Tischwechsel |
11:45 | Runde Tische Teil 7 |
12:30 | Abschlussvortrag: Lassen Sie die elektronische Akte nicht länger vor Ihrer Behörde stehen und warten! |
13:00 | Gemeinsames Mittagessen |
14:00 | Ende der Veranstaltung |
Diese Themen erwarten Sie bei den runden Tischen:
Projektthemen | Spezialthemen |
Tarek Alhossni von der Stadt Ennepetal Projektarbeit während einer Pandemie – Wesentliche Unterschiede zur klassischen Projektarbeit |
Heike Albertin zum Thema Coaching von Führungskräften Führung anders denken – eine Erfolgschance für den Öffentlichen Dienst |
Sema Ertop von der Stadt Schwelm Konfrontation mit neuen Aufgaben – Die Herausforderung im ersten Jahr als Projektleitung |
Isabelle Biallaß, Richterin am Amtsgericht Essen zur Rolle der Gerichte Die Einführung der E-Akte in der Justiz |
Timo Milcarek vom Kreis Unna Eine Analyse der Einführungsphase: Worauf müssen wir uns fokussieren? Was müssen wir ändern? |
Kim Böhm zum Thema Wirtschaftlichkeit Die Einführung der E-Akte kostet Zeit, Geld und Nerven. Warum trotzdem damit starten? |
Imke Sandrock von der Stadt Duisburg Wie bereite ich die Einführung der E-Akte vor – von A wie Anforderungen über F wie Finanzen bis Z wie Zuständigkeiten |
Andreas Hasenberg, Leiter der IT bei der Stadt Witten zum Thema IT-Sicherheit Rebuildung E-Akte – Erkenntnisse zur Betriebssicherheit aus einer realen Cyberattacke |
Andrea Plewnia von der Stadt Hattingen Was geht über den Standard in der E-Behördenakte hinaus? z.B. der Personalratsworkflow... |
Thomas Heucken, Anwendungsbetreuer IT bei der Stadt Witten zu den Themen Rechtssicheres Scannen ist kein Hexenwerk, was die TR-Resiscan wirklich will und Schnittstellen zu Fachverfahren, Theorie und Praxis |
Patricia Riesner von der Stadt Schwerte Bindeglied E-Akte – Startschuss der Digitalisierung und wie kann das Thema erfolgreich organisatorisch und personell verankert werden? |
Matthias Kleinschmidt, Kämmerer und Dezernatsleiter bei der Stadt Witten zum Thema Führungskräfte als Hindernis?! |
Claudia Roth-Vasiliadis von der Stadt Flensburg Kommunikationsstrategien für Zwischendurch - Wie gehe ich mit Ängsten, Zweifeln und Missverständnissen während des Umstellungsprozesses um und nutze sie als neuen Motivationsmotor |
Jörn Mohrlüder zum Thema Schulung und Betreuung E-Akte Schulung in der öffentlichen Verwaltung – Erfahrungen in der Schulung aus und für die Praxis |
Simon Nowack, Dezernatsleiter bei der Stadt Gelsenkirchen zum Thema Neustart Neustart oder von Null auf Hundert – neue oder scheiternde E-Akten-Projekte durch konsequentes Projektmanagement zum Erfolg bringen |
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Marktübersicht | Dominik Schad, Fachbereichsleiter Jobcenter beim Kreis Recklinghausen Strategisches Change-Management im Rahmen der E-Akten Implementierung – weit mehr als nur ein nettes Beiwerk des Projektmanagements der Verwaltung |
Stephan Kramer, Senior Vertriebsbeauftragter Petra Krunitsch, E-Government Consultant OPTIMAL SYSTEMS Hannover Mobiles Arbeiten mit enaio |
Frank Speckenbach, Leiter Anwendungsbetreuung bei der Stadt Witten zum Thema Synergieeffekte bei der eAkte durch interkommunale Zusammenarbeit |
Philipp Perplies, Geschäftsführer, d.velop public sector GmbH Udo Schillingmann, Leiter Vertrieb, d.velop public sector GmbH Thomas Klassen, Beratung und Vertrieb, d.velop public sector GmbH eAkte als Datendrehscheibe – Online Anträge effektiv bearbeiten |
Patrick Vieler, Anwendungsbetreuer IT bei der Stadt Witten zum Thema Die standardisierte E-Akte – Warum das Rad nicht neu erfunden werden sollte! |
Hans-Grade-Allee 5
12529 Schönefeld bei Berlin
Hinweise zur Anfahrt finden Sie unter: https://www.holidayinn-berlin.de
Im Tagungshotel steht unter dem Stichwort "Behörden Spiegel" bis 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn ein Abrufkontingent zum Preis von 109,- Euro pro Nacht inkl. MwSt. und Frühstück bereit.