Im Zuge der Herausforderungen des demografischen Wandels und der Wissensgesellschaft ist ein effizienter Umgang mit der Ressource „Wissen“ in der öffentlichen Verwaltung von zentraler Bedeutung und ein entscheidender Faktor zur Sicherung der Leistungsfähigkeit.

In Behörden gibt es viele Beschäftigte in zentralen, wissensbasierten Funktionen, die mehr oder weniger allein über Schlüsselwissen verfügen. Immer wenn ein Personalwechsel oder Personalaustritt ansteht, können wichtiges Wissen und Kompetenzen, vor allem aber langjährig erworbenes Erfahrungswissen und damit wertvolles implizites Wissen unwiderruflich verloren gehen. Um dieses v.a. implizite Wissen zu erhalten, muss ein reibungsloser Wissenstransfer sichergestellt werden. Diese Herausforderung wird sich in den nächsten Jahren zuspitzen angesichts:

• des zu erwartenden Anstiegs altersbedingter Austritte
• regelmäßiger Stellenwechsel
• temporärer Abwesenheiten infolge von Elternzeit, Beurlaubung, PE-Maßnahmen, Abbau von Langzeitkonten sowie
• zunehmend unvorhersehbarer Abwesenheiten aufgrund von Krankheit oder Pflegezeit.

Damit wird die Integration und Verankerung des Wissenstransfers in die Organisations- und Führungskultur zu einer zentralen Aufgabe für Personalverantwortliche und Führungskräfte. Entscheidend ist dabei, wie es gelingen kann, nicht nur eine sichere Wissensweitergabe zu gewährleisten, sondern zudem auch die Wissensverteilung innerhalb von Organisationseinheiten und Behörde insgesamt zu verbessern.

Das Seminar beschäftigt sich mit der Einführung eines systematischen Wissenstransfers in Behörden, der erforderlich wird, um Nachfolgern/innen infolge von Ruhestandseintritten oder Personalwechsel sowie Vertretern/innen aufgrund zeitweiser Abwesenheiten den Einstieg bzw. die Vertretung zu erleichtern und so Kontinuität in der Aufgabenerledigung sicherzustellen. Aufgezeigt werden Gestaltungsfelder und Instrumente eines erfolgreichen Wissenstransfers, um:

• vorhandenes implizites Wissen zu aktivieren,
• den Austausch von Wissen zu fördern,
• erfolgskritisches Wissen festzuhalten und weiterzugeben.

In einem Input werden zunächst Instrumente vorgestellt, die zur Verfügung stehen, um:

• vorhandenes Erfahrungswissen rechtzeitig zu erfassen und zu verteilen
• wichtiger Wissensbestandteile / Erfahrungen zu dokumentieren
• Fach- und v.a. Erfahrungswissen weiterzugeben.

Beispielhaft werden anhand von Praxisbeispielen aus Unternehmen sowie kommunalen, Landes- und Bundesbehörden Erfahrungen mit dem Einsatz von Instrumente beschrieben, angefangen von Formaten für einen Wissens- / Erfahrungsaustausch oder Wissensverteilung im Team über strukturierte Übergabedokumente, Wissenslandkarten bis hin zu Wissensstafette, Mentoring, Tandems, begleitende Einarbeitungsphasen oder Modelle wie „Senior-Berater“. Zudem erhalten die Teilnehmenden die Gelegenheit, eigene Erfahrungen und Anregungen in das Seminar einzuspeisen und sich darüber auszutauschen, welche Instrumente sie bereits erlebt haben und welche Empfehlungen weitergegeben werden können, um die Instrumente erfolgreich umzusetzen. Damit erfahren die Teilnehmenden beispielhaft, wie sie Fach- und Führungskräfte optimal auf einen Personalwechsel vorbereiten können, wie sich Einarbeitungszeiten verkürzen lassen, wie sich wertvolles implizites Wissen erfassen, sichern und übertragen lässt, wie Erfahrungswissen systematisiert und jederzeit verfügbar gemacht werden kann und wie Vertreter/innen insbesondere ungeplante Abwesenheiten erfolgreich bewältigen können. Im Seminar werden notwendige Schritte und Maßnahmen erarbeitet, um das Thema Wissenstransfer vorantreiben, in die Organisationskultur zu integrieren und nachhaltig zu verankern. Das Seminar mündet in Empfehlungen, die einen systematischen Wissenstransfer unterstützen können.

Themenüberblick 1. Tag, 09:30 – 17:00 Uhr:

Block I - Einführung

• Begrüßung und Einführung
• Persönliche Erfahrungen, Erwartungen an das Seminar
• Wandel der Arbeitswelt - Herausforderungen für den Wissenstransfer
• Hürden für den Wissenstransfer

Block II - Lösungen, Instrumente und Praxisbeispiele für einen erfolgreichen Wissenstransfer

• Vorhandenes Fach- und Erfahrungswissen rechtzeitig erfassen und verteilen
• Wichtiger Wissensbestandteile / Erfahrungen dokumentieren
• Fach- und Erfahrungswissen weitergeben
  

Themenüberblick 2. Tag, 09:30 – 17:00 Uhr:

Block III - Konzepte für einen strukturierten Wissens- und Erfahrungstransfer

• Schritte im Wissenstransfer
• Relevantes Wissen erkennen / Wissensbereiche
• Rollen und Aufgaben der beteiligten Akteure
• Herausforderungen in der praktischen Umsetzung / Erfolgsfaktoren

Block IV - Wissenstransfer erfolgreich in die Unternehmenskultur integrieren und verankern

• Wie können Behörde und Führungskräfte das Thema Wissenstransfer vorantreiben?
• Welche Handlungsfelder leiten sich für das Personal- und Organisationsmanagement ab?
• Wie können Mitarbeiter/innen und Führungskräfte für einen systematischen Wissenstransfer motiviert werden?

Block V - Ausblick und weiterführende Empfehlungen

• Wissenstransfer im Rahmen der Umsetzung der Demografiestrategie der Bundesregierung
• Wissenstransfer im Rahmen der Initiative Neue Qualität der Arbeit.