Erfahrungen austauschen und neue Lernwege nutzen in den
Führungskräfte Foren und Praxisseminaren des Behörden Spiegel


Einführen einer elektronischen Akte – wenig Aufwand, viel Ertrag und hohe Zufriedenheit
Lassen Sie die elektronische Akte nicht länger vor Ihrer Behörde stehen und warten
Gegenstand des Seminars

Wenn das Online-Zugangsgesetz richtig Fahrt aufnimmt und von den Nutzenden auch angenommen wird, freut sich erst einmal jede Verwaltung. Ist diese Freude von Dauer, wenn elektronisch eingehende Anträge für die Papierakten ausgedruckt werden müssen? Papierakten haben auch andere unangenehme Eigenschaften, sie belegen gern teure Büroflächen, sie sind belastend, wenn Home-Office ins Auge gefasst wird, sie sind sehr träge, wenn ihr Inhalt erschlossen werden soll und dergleichen mehr. Sie gehören im 21. Jahrhundert einfach in den wohlverdienten Ruhestand und sollten endlich durch elektronische Akten ersetzt werden. Das ist aber vielfach leichter gesagt, als getan.

Muss man im Vorfeld hausweit erst die Prozesse erfassen und einen Aktenplan einführen? Dann gäbe es die elektronische Akte ja noch viel später. Wie schickt man denn Papierakten tatsächlich in den Ruhestand? Liegen sie weiter in den Behörden und bekommen einen Aufkleber „R“ wie Rente oder verschwinden sie aus dem Haus? Geht mit den Akten auch ihr Inhalt? Wie binde ich die Mitarbeitenden ein, die ja sowieso nicht an Langeweile leiden? Welche Auswirkungen hat eine elektronische Akte auf meine Fachverfahren? Was sagt der Datenschutz? Komme ich beim konsequenten Einführen automatisch in die Haushaltssicherung?

Zielsetzung

Diese und weitere Fragen werden in dem Seminar praxisgerecht beantwortet. Was unterscheidet dieses Seminar im Ergebnis davon, einen Bericht oder ein Buch über das theoretische Einführen einer elektronischen Akte gelesen zu haben? Die Nähe zur Praxis. Der Dozent führt im dreizehnten Jahr aktiv elektronische Akten in Behörden in mehreren Bundesländern ein. Die Einwohnerzahlen der Behörden reichen dabei von 20.000 bis 200.000, die Anzahl der Projekte hat die 60 überschritten. Warum wollen Sie auf diesen Erfahrungsschatz verzichten?

Sie erhalten einen genauen Einblick vom Zeitpunkt der Entscheidung („wir steigen um“) bis zum tatsächlichen Arbeiten mit der neuen Akte. Wer (Organisation, IT…) muss wann was tun? Die Antwort gibt das Seminar.

Seminarablauf

Themenüberblick, 09:30-17:30 Uhr:

  • Wie startet eine Behörde wo im Hause richtig und was kann den Erfolg dabei behindern
  • Mit standardisierter Projektarbeit zur standardisierten elektronischen Akte
  • Was muss im Hause sonst noch geändert werden
  • Lösungen für Einzelthemen (Urkunden, Unterschriften, archivische Interessen, Aufarbeiten von Akten, Dateien auf den Laufwerken, Scannen…)
  • Umgang mit den Papierakten
  • Kosten der Einführung einer elektronischen Akte
Referenten
Volker  Staupe, geboren 1957 in Witten, Besuch der Volksschule, Realschule und der Höheren Handelsschule (gymnasialer Zweig). Erwerb der allgemeinen Hochschulreife im Jahr 1977. Im gleichen Jahr Beginn der Ausbildung bei der Stadt Dortmund. 1980 Abschluss als Diplom Verwaltungswirt. Tätig als Beamter des gehobenen Dienstes bei der Stadt Dortmund im Schulamt, 1981 Wechsel zur Stadt Witten. In Witten beschäftigt im Amt für Wirtschaftsförderung und Liegenschaften. dann für die Stadt Witten tätig als Verwaltungsleiter beim Volkshochschul- Zweckverband Witten-Wetter-Herdecke. Im Jahr 1993 wieder zurück zur Kernverwaltung der Stadt Witten als Leiter des Sachgebietes Wohngeld. anschließend ab 1996 Leiter der Stabsstelle Korruptionsprävention und ab 1998 Team Verwaltungsreform (Projektgruppe). Seit 1999 Tätigkeit im Rechnungsprüfungsamt, dort ab 2004 Leitung des Amtes und Wechsel in den höheren Dienst. Von 2007 bis heute Projektleiter Dokumentenmanagement (Einführen der eAkte).
Termin und Ort
Ort:
Tagungshotel (wird noch bekannt gegeben)
Bonn


Zeitraum:
21.04.2020 09:30 Uhr - 21.04.2020 17:30 Uhr

Preis
550,- Euro zzgl. MwSt.
Zur Anmeldung


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