Die Beschaffung einer elektronischen Akte in Form eines integrierten Dokumentenmanagement- / Vorgangsbearbeitungssystems (DMS/VBS) stellt nach wie vor besondere Anforderungen sowohl an die beteiligten Fachabteilungen wie auch die Vergabestellen.
Die E-Akte soll meist die vorhandenen Strukturen und Prozesse abbilden, ohne in die Strukturen und Prozesse einzugreifen („Ein IT-Projekt ist ja genug, bitte nicht auch noch ein Organisations- oder gar Veränderungsprojekt dazu!“). Deshalb gerät die Erhebung der Anforderungen beliebig komplex, denn es wird kaum standardisiert. Oftmals werden die erhobenen Anforderungen nicht rigoros priorisiert und gekürzt – im Gegenteil wird gerne jede „Sonderlocke“ als „wesentliche“ Anforderung dargestellt.
Dies erhöht die Komplexität, die Anforderungen in bewertbare Kriterien einer Leistungsbeschreibung zu transformieren. Denn es gibt kein System „out-of-the-box“, alle am Markt erhältlichen E-Akte-Systeme müssen an die Bedürfnisse der jeweiligen Organisationseinheiten angepasst werden. Deshalb ist es umso wesentlicher, dass in der Leistungsbeschreibung klare, definierte Kriterien formuliert werden, die Auslegungen nicht zugänglich sind
Eine sorgfältig erstellte und qualitativ hochwertige Leistungsbeschreibung stellt das A und O einer erfolgreichen E-Akte-Beschaffung dar. Das Vergabeverfahren selbst ist ebenfalls sehr anspruchsvoll in seiner Durchführung. Eine sorgfältige Vorbereitung und strategische Planung sind daher für einen wirtschaftlichen Vergabewettbewerb unerlässlich. Die rechtlichen Vorgaben sind in Einklang zu bringen mit den Zielen des öffentlichen Auftraggebers, insbesondere unter Berücksichtigung der aktuellen Rechtsprechung.
Anhand von anschaulichen Beispielen und im interaktiven Austausch mit den Teilnehmern vermittelt das Seminar grundlegendes Wissen darüber, wie ein wirtschaftliches und rechtskonformes Vergabeverfahren durchgeführt und andererseits eine ordnungsgemäße Leistungserbringung sichergestellt werden kann.
Themenüberblick:
Kurze Einleitung, Kontext EGovG
Das Beschaffungsverfahren
- Rechtsgrundlagen
- Vergaberechtliche Grundsätze
- Arten von Vergabeverfahren
- Die Vergabeunterlagen
- Ablauf einer Beschaffung
- Dokumentationspflichten
- Transparenzpflichten
- Rechtsschutzfragen
Die Prüfung und Wertung der Angebote
- Zwingend auszuschließende Angebote
- Folgen fehlender Erklärungen und Nachweise
- Eignungsprüfung und Abgrenzung zur Leistung
- Bietergemeinschaften und Nachunternehmer
- Berücksichtigung von „Newcomern“
- Die Möglichkeit zur Berücksichtigung von (schlechten) Erfahrungen
- Bewertungsmethoden
Die Leistungsbeschreibung
- Rechtliche Anforderungen
- Zielführende Gestaltung
- Kriterienauswahl und -erstellung
- Exkurs: „Unter- und Geheimkriterien“
- Die Berücksichtigung von Teststellungen
Umsetzung des E-Akte-Systems
- (Juristisches) Umsetzungscontrolling
- Abnahmeprozess und -Kriterien
- „Stolperfallen“
- Exkurs: Notwendigkeit von Akzeptanzmanagement bei der Einführung einer E-Akte und prototypische Projektstrukturierung bei der Einführung einer E-Akte