Digitalisierung ist ein zentrales Thema bei der Gestaltung der aktuellen und kommenden Arbeitswelt. Die öffentliche Verwaltung in Deutschland steht teilweise unter sehr hohem Druck, Digitalisierungsprozesse anzutreiben- Länder im Baltikum oder in Skandinavien sind hier bereits Vorreiter und haben die interne als auch die externe Kommunikation in vielen Bereichen, wie z. B. der Kommunikation zwischen Bürgern und Städten und Gemeinden, erfolgreich auf digitale Prozesse und Systeme umgestellt. Das spart den Ämtern Arbeitszeit und dem Bürger neben der Zeit auch die Aufwendungen für die Anreise zu den Ämtern. Mit der elektronischen Aktenverwaltung, der E-Akte, sind bereits viele Behörden vertraut. In anderen Gebieten wie der Weitergabe von Wissen innerhalb einer Verwaltung und zu den vor- und nachgelagerten Stellen gibt es ebenfalls gute Entwicklungen wie das Social Intranet des Bundes oder OfficeNet, das Portal des Bundesverwaltungsamtes, belegen. Doch die Entwicklung von Arbeit 4.0 geht weiter und der Hype um die Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz hat erst begonnen. Dabei stellen sich u. a. folgende zentrale Fragen:

• Wie kann eine Verwaltung angesichts weiterhin knapper Ressourcen digitale Möglichkeiten realisieren und dann auch profitieren?
• Welche Ansätze stehen zur Verfügung, um den individuellen Bedarf einer Behörde in Bezug auf Wissenstransfer zu ermitteln und mit den digitalen Angeboten in Einklang zu bringen?
• Welche digitalen Angebote zur Unterstützung von Wissenstransferprozessen stehen aktuell und in Kürze für eine robuste Nutzung zur Verfügung?

Diesen Fragen widmet sich das Seminar, wobei ein Schwerpunktthema das Lernen in Organisationen und das Lernen von Organisationen darstellt.

Im Seminar erhalten die TeilnehmerInnen Einblick in die Trends der digitalisierten Arbeitswelt in Bezug auf den Wissenstransfer innerhalb einer Verwaltung sowie nach außen z.B. zu Bürgern bzw. vor- und nachgelagerten Behörden. Bestehende Werkzeuge zur Organisation des Wissenstransfers und insbesondere dem Corporate Learning werden demonstriert und ein Ausblick auf kommende Entwicklungen gegeben.

Themenüberblick 1. Tag, 09:30-17:00 Uhr:

Bedarf an Wissenstransfer in der öffentlichen Verwaltung und Handlungsoptionen

• Entstehung, Bewahrung und Weitergabe von Wissen
• Einführung und Notwendigkeit des Wissenstransfers nach innen und außen
• Verwaltungsspezifische Besonderheiten
• Digitalisierung in der Verwaltung: Status quo und Ausblick
• Analoge und digitale Kommunikation: Tools und Zusammenspiel
• Lernen in einer Organisation und lernende Organisationen

Wissen lebt oder Wissen geht!  Wie viel Kollaboration muss sein, wieviel darf es sein? Trend, Chancen und Grenzen des SOCIAL INTRANET

• Welchen Herausforderungen müssen sich die Institutionen für eine erfolgreiche Arbeit stellen, welche Chancen haben sie, welche Rahmenbedingungen müssen sie betrachten? Wo sind die Erfolgs- und Risikofaktoren. Insbesondere: Was passiert, wenn sich die Verwaltung zur Modernisierung der Arbeit weiterhin so zaghaft der digitalen Transformation der Arbeitsplätze wie bisher stellt?
• Seit den 1990er Jahre etablieren Modernisierungsinitiativen einen ständigen Wandel in der Verwaltung durch die Bereiche Organisation, Personal und Informationstechnologie. Funktionsfähigkeit, Effizienzsteigerung und Wirtschaftlichkeit standen dabei immer im Dienst von Einsparungen. Dieser Wandel entwickelte eine Verwaltungswirklichkeit und neue dramatische Lage: Nicht mehr strukturierte Linearität, sondern Gleichzeitigkeit und Geschwindigkeit z. B. von Prozessen und Kommunikation prägen heute das Arbeitssystem. Der bilanzierten Informationsflut stehen keine Filter entgegen. Die Steuerungsinstrumente und das Führungsverständnis wurden nicht entsprechend angepasst.
• Der Referent gibt einen praxisorientierten Überblick und Priorisierungen über die notwendigen Aktivitäten zur Transformation der Verwaltung der Zukunft mit Wissens- und Innovationsmanagement. Es wird im Fokus von Wissensmanagement aus der Praxis ein weiter Bogen gespannt, von der erforderlichen Managementausrichtung über die organisatorischen und personalwirtschaftlichen Aspekte bis hin zur technologischen Unterstützung mit den Kernthesen:
• Modernisierung des Managementsystems und der Arbeitsorganisation – „Nicht die Beschäftigten, sondern die Arbeitsplätze müssen flexibel und mobil werden!“
• Modernisierung der Personalmanagementmethoden – „Devaluation des Expertentums aufhalten: Konzepte für Kompetenz- und Expertenkarrieren in der Verwaltung und Wertschätzung des informellen Lernens sind zwingend!“
• IT ist Selbstverständlichkeit – „Ein Arbeitsplatz ist nicht durch IT modern, sondern ein moderner Arbeitsplatz hat IT!“ Die interne IT muss näher ans Business – weg von der klassischen Softwareentwicklung und hin zu Konzeptsoftware und agiler Entwicklungsmethoden.
• Diskussion: Handlungsspielräume für Ansätze des Wissenstransfers in der öffentlichen Verwaltung

Themenüberblick 2. Tag, 09:30-17:00 Uhr:

Wissenstransfer erfolgreich gestalten

• Wissenstransfer hilft Ihrer Organisation, sowohl die strategischen Geschäftsziele zu erreichen, als auch ihre operativen Abläufe zu optimieren. Als Leitlinie zur systematischen Einführung von Wissenstransfer wird der Leitfaden zur Einführung von Wissensmanagement der Fraunhofer Gesellschaft herangezogen. Dabei werden Methoden des strategischen Wissenstransfers bzw. Wissensmanagements, konkrete Wissensmanagement-Analyse-Methoden vorgestellt und auf die Vielfalt von Wissenstransfer und Wissensmanagement-Lösungen eingegangen und insb. die Rolle des Wissensmanagers als Change-Agent und Kommunikations-Experte behandelt.

Einblicke aus der Praxis: Prozess-orientierte Nutzung und IT-Unterstützung des Wissenstransfers

• In der Praxis stellt sich häufig die Frage, wie man aus der Vielzahl von IT-Instrumenten, Empfehlungen, Methoden, Ansätzen und Strategien eine Unternehmens-, Abteilungs- und Team-spezifische Ausgestaltung des Wissenstransfers findet, um den versprochenen Nutzen zu realisieren.
• Der Referent gibt Einblicke in konkrete Wissenstransfer-Projekte und berichtet anschaulich über die gewählten Ansätze vor dem Hintergrund des Auswahlprozesses von IT-Werkzeugen. Anhand eines konkreten Fallbeispiels zeigt er typische Herausforderungen auf, die entstehen, wenn theoretisch-fundierte Ansätze auf die Wirklichkeit im Betrieb von Organisationen treffen. Typischer Weise auftretende Probleme bzw. deren Lösungen werden anschaulich wiedergegeben. Er diskutiert dabei die Grenzen wissenschaftlicher Ansätze sowie weitere Erkenntnisse auf Basis seiner konkreten Projekt-Erfahrung beim Aufbau von Wissenstransfersystemen:
  • Überblick zu IT-Instrumenten im Wissenstransfer und Corporate Learning
  • Kosten-Nutzen Analyse
  • Handlungsempfehlungen
  • Trends im modernen Wissenstransfer