Behörden stehen zunehmend im Fokus der Öffentlichkeit. Einerseits wird behördliches Handeln von Journalisten, Interessengruppen, Bürgerinnen und Bürgern hinterfragt. Andererseits haben auch Behörden ein Interesse daran, sich in der Öffentlichkeit positiv zu präsentieren. Die Verantwortlichen in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit stehen dabei vor vielen Herausforderungen. Gestiegene Erwartungshaltungen, eine Vielzahl möglicher Kommunikationskanäle und die schnelle Reaktion sind nur einige davon. Wie können diese und andere Herausforderungen praktisch bewältigt werden? Wie kann eine Behörde die notwendigen Informationspflichten erfüllen und gleichzeitig Imagebildung betreiben?

Diese Seminarreihe wendet sich an die Verantwortlichen in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit von Behörden. Sie vermittelt die Grundlagen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, schult die Kompetenzen in Sachen Interviewvorbereitung und -durchführung und trainiert das zielgruppengerechte Texten.

Jedes Modul wird abwechselnd durch Vortrag, Gruppen‐ und Einzelarbeit gestaltet und durch Praxisteile ergänzt. Dabei wird der Fokus auf den praktischen Nutzen für den Arbeitsalltag der Teilnehmenden gelegt. Die Module sind als Paket ebenso wie einzeln buchbar.

Modul 1: Erfolgreiche Pressearbeit planen und umsetzen
09:30-16:30 Uhr

Pressearbeit erfolgreich zu gestalten ist eine vielfältige, langfristige Aufgabe. Wer es schafft, den richtigen Themenmix zu finden und Journalisten für die eigene Arbeit zu interessieren, der hat wichtige Grundlagen geschaffen. Das Seminar bietet einen Überblick über Grundlagen, Aufgaben und Instrumente der Pressearbeit. Die Teilnehmenden erlernen, Ziele für die Pressearbeit zu setzen und zu erreichen. Sie erfahren außerdem wie es gelingen kann, Themen zu setzen und in die Pressearbeit zu integrieren.

Grundlagen, Aufgaben und Ziele der Pressearbeit

• Rahmenbedingungen für die Pressearbeit – Gesetze und mehr
• Medienlandschaft in Deutschland
• Aufgaben der Pressearbeit in einer Behörde
• Ziele für die Pressearbeit setzen und Aufgaben professionell erfüllen

Instrumente für die Pressearbeit

• Instrumente der Pressearbeit: Pressemeldungen und mehr
• Kernelement Pressemeldung: Was braucht eine „gute“ Pressemeldung?
• Praxisworkshop: Muster-Pressemeldungen bewerten und eigene Pressemeldungen erstellen

Themen finden, setzen und aufbereiten

• Der passende Mix aus Aktualität und strategischer Themensetzung
• Themenfindung für die Pressearbeit
• Themen setzen und für die Presse attraktiv machen

Planung und Erfolgskontrolle

• Erfolgreiche Pressearbeit: Planung und Reaktion auf Anforderungen von außen
• Erfolgsmessung in der Pressearbeit

Die Arbeit mit Journalisten

• Die Rolle von Journalisten und Presseverantwortlichen in der Praxis
• Kontakte zu Journalisten aufbauen und pflegen
• Was Sie tun (und was Sie lassen) sollten

Modul 2: Öffentlichkeitsarbeit: Grundlagen und Konzepte
09:30-16:30 Uhr

Die Website der Behörde, der Flyer oder die Bürgerversammlung: Öffentlichkeitsarbeit hat viele Facetten. Dabei wird es zunehmend schwieriger, in der Vielzahl der möglichen Kanäle – nicht zuletzt durch Social Media – den richtigen Mix zu finden. Hinzu kommt die Beschränkung von Ressourcen, denn nicht alles, was wünschenswert ist, ist auch leistbar. Das Seminar stellt die wichtigsten Grundlagen für eine erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit vor. Die Teilnehmer erfahren, wie ein Konzept für Öffentlichkeitsarbeit entsteht und welche Elemente es enthält. Im Praxisworkshop arbeiten sie an einem Konzept für die Öffentlichkeitsarbeit der eigenen Behörde.

Aufgaben und Ziele der Öffentlichkeitsarbeit

• Pflicht und Kür in der Öffentlichkeitsarbeit
• Ziele für die erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit setzen
• Zielgruppen differenziert betrachten

Instrumente der Öffentlichkeitsarbeit

• Am Anfang steht … die Botschaft
• Zwischen „wir brauchen einen Flyer“ und „alles nur noch online“: Instrumente für die Öffentlichkeitsarbeit
• Der Mix macht’s: Themen, Instrumente und Kanäle

Erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit dank des passenden Konzeptes

• Wie entsteht ein Konzept für die Öffentlichkeitsarbeit?
• Praxisworkshop: Arbeit an einem Konzept für die Öffentlichkeitsarbeit der eigenen Behörde

Modul 3: Interviewtraining: Erfolgreich bestehen in Interviews
09:30-16:30 Uhr

Zeitungs-, Hörfunk- und Fernsehinterviews haben ihre eigenen Regeln. Wer nicht täglich Interviews gibt, dem fehlt dazu die Routine und oft genug auch die praktischen Fähigkeiten. Im Interviewtraining erlernen die Teilnehmenden die Spielregeln für Interviews mit den verschiedenen Mediengattungen und üben Interviewsituationen mit Kamerabegleitung. Sie erfahren auch, wie sie die eigene Botschaft passend zum jeweiligen Medium kommunizieren.

Interviews in verschiedenen Medien

• Interviews für Zeitung, Hörfunk und Fernsehen
• Botschaften für Interviews aufbereiten
• Interviews vorbereiten, umsetzen und nachverfolgen
• Herausforderungen und Fallstricke

Interviewtraining

• Die Teilnehmenden arbeiten mit Kamerabegleitung an praktischen Interviewsituationen mit Themen aus ihren eigenen Behörden. Die Praxisübungen werden durch Feedback und Tipps ergänzt.

Modul 4: Treffende Texte für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
09:30-16:30 Uhr

In Behörden entstehen jeden Tag viele unterschiedliche Texte. Aber: Als fachspezifische Texte im Kontext der jeweiligen Behörde unterscheiden sie sich in vielen Punkten von Texten für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Dort steht die zielgruppengerechte und ansprechende Formulierung im Vordergrund. Der Tag widmet sich diesem Thema in einem Mix aus theoretischen Grundlagen und der praktischen Arbeit der Teilnehmenden an Texten für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit in den eigenen Behörden.

Grundlagen des Textens

• Sprache, Satz und Stil: verständliche Texte

Zielgruppengerechtes Texten

• „Treffend“ texten für unterschiedliche Zielgruppen
• Aufmerksamkeit schaffen mit AIDA und mehr
• „Storytelling“ für die Öffentlichkeitsarbeit

Praxisworkshop: Textwerkstatt

• Die Teilnehmenden analysieren Mustertexte, erstellen und verbessern eigene Texte aus ihrem Alltag in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit