Aufgrund der E-Government Gesetze, der E-Rechnungsgesetze und des neuen Vergaberechts entsteht faktisch eine Verpflichtung zur Einführung elektronischer Akten in den Behörden des Bundes, der Länder und der Kommunen sowie in öffentlich getragenen Unternehmen.
Die Einführung ist nur dann effizient, wenn die E-Akte flächendeckend und als führendes Medium eingesetzt wird. Dabei sind unterschiedliche Anforderungen gestellt, je nachdem, ob ein Fachprozess oder ein Querschnittsprozess ausgestattet wird.
Fachprozesse des E-Government (zum Beispiel ein fachliches Antragsverfahren) stellen andere Anforderungen an den Einsatz der E-Akte, als ein allgemeiner Querschnittsprozess. Behördentypische Querschnittsprozesse sind Projekt- und Bedarfsplanung, elektronische Vergabe, elektronische Beschaffung/Bestellung und elektronische Rechnung einschließlich elektronischer Anordnung. Hinzu kommen Leistungsprozesse mit Abrechnungsfunktionen (Gebühren und Entgelte, E-Payment).
Aus Sicht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entstehen unterschiedliche Arbeitsweisen mit der elektronischen Akte. Mal ist sie täglich präsentes und führendes System, mal wird sie ausschließlich von Fachverfahren bedient, ohne dass das Personal direkt darauf zugreift. Das stellt unterschiedliche Anforderungen an den Einsatz technischer und organisatorischer Elemente der E-Akte und deren Schnittstellen.
Im Seminar werden die unterschiedlichen Anforderungen an die elektronische Aktenführung aus diesen Blickwinkeln betrachtet. Dabei geht es um überwiegend organisatorische, nur wenig technische Zusammenhänge. Die Betrachtung ist produktneutral und nicht auf ein bestimmtes Dokumentenmanagementsystem oder Fachverfahren bezogen bzw. beschränkt.
Je nach Behördentyp werden auch die Anforderungen an die neuen Aktenpläne und deren Veröffentlichungspflichten dargestellt.
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Seminars erhalten praktische Hinweise zur künftigen, weiteren Ausgestaltung der elektronischen Aktenführung und der Digitalisierung der Verwaltung generell. Das Seminar gibt Gelegenheit, vorhandenes Wissen und vorhandene Erfahrungen auszutauschen und zu reflektieren.
Das Seminar richtet sich insbesondere an Personen, die keine oder nur rudimentäre Erfahrungen mit der E-Akte oder Dokumentenmanagementsystemen haben, sich den Herausforderung mit der Einführung aber kurzfristig stellen wollen oder müssen. Zielgruppe sind Mitarbeitende von Behörden und öffentlich getragenen Unternehmen insb. aus den Bereichen:
- Organisation, zentrale Verwaltung
- Digitalisierungsstrategien
- E-Government
- Informationstechnologie
- Rechnungswesen
- Vergabewesen
Themenüberblick:
- Rechtsgrundlagen mit Bezug zu den E-Government-Themen
- Grundlagen der elektronischen Aktenführung
- E-Akte und Fachprozesse (E-Government i.e.S.)
- E-Akte und Querschnittsprozesse
- Erfahrungs- und Wissensaustausch
699,- Euro (Endpreis)
Der Preis setzt sich aus der umsatzsteuerfreien Teilnahmegebühr und
einer umsatzsteuerpflichtigen Tagungspauschale zusammen.