Die Einführung der E-Rechnung in der Bundesverwaltung ist ein komplexes und zeitlich ambitioniertes Vorhaben. Bereits ab November 2018 müssen oberste Bundesbehörden elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Lieferanten müssen ab 2020 elektronische Rechnungen senden. Die Bundesländer müssen spätestens bis April 2020 ebenfalls die EU-Richtlinie umsetzen.

Von der Einführung der E-Rechnung sind in besonderem Maße die Bauverwaltungen des Bundes und der Bundesländer mit ihren komplexen Bauprüfungsprozessen betroffen.

• Digitale Abbildung komplexer Rechnungsprüfungsprozesse mit mehreren verschiedenen Prüfern und ggfs. mehrfache Anpassung der Positionsdaten
• Einbindung der externen Prüfer (Projektsteuerer, Objektüberwacher etc.)
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  Kostenkontrolle der Teil- und Schlusszahlungen ggfs. mit eigenem IT-System
• Nachweispflicht an Geld-/Auftraggeber (Länder, Bund, Drittmittel etc.)
• Gewährleistung hoher Sicherheitsanforderungen (externe Datenbanken etc.)

Neben den rechtzeitigen Ertüchtigungen der Organisation, Geschäftsprozesse und IT der Behörden bietet die E-Rechnung eine große Chance für die Bauverwaltung. Durch einheitliche und medienbruchfreie Rechnungsbearbeitung werden die komplexen Abläufe beschleunigt und Kosten gesenkt.

Die EU-Normierung zum Format E-Rechnung (CEN) liegt vor. Der Bund bietet hierzu mit dem zentralen Rechnungseingang (ZRE) eine einheitliche Schnittstelle zwischen Behörden und Lieferanten. Einige Bundesländer haben bereits wie Bremen eine Nachnutzung des ZRE angekündigt. Die rechtliche Umsetzung der EU-Richtlinie wird in diesem Jahr durch die Bundesländer erfolgen. Allerdings ist die Transformation der internen Rechnungsbearbeitung vor allem die Aufgabe jeder einzelnen Behörde, für die diese Fragen zu klären sind:

• Welche gesetzlichen und technischen Umsetzungswege bestreiten die einzelnen Bundesländer?
• Welche Funktionalitäten bietet der ZRE nach dem Anschluss den Behörden?
• Wie wird der digitale Workflow zur Rechnungsprüfung in den Behörden abgebildet?
• Wie kann eine baufachliche und technische Rechnungsprüfung medienbruchfrei gestaltet werden?
• Welche Lösungen bieten sich zur Einbindung externer Rechnungsprüfer?
• Wie werden Papierrechnungen unterhalb der Bagatellgrenzen behandelt?

Zu diesen und anderen Fragen werden im Rahmen des Seminars die aktuellen Rahmenbedingungen beleuchtet und mögliche Lösungsansätze, auch für ein schrittweises Vorgehen mit Fokus auf die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung im Bauwesen vorgestellt. Die Teilnehmer des Seminars werden in die Lage versetzt, die Potenziale der E-Rechnung für ihre Organisation zu erkennen und zielgerichtet zu nutzen.

Führungskräfte der öffentlichen Verwaltung in Bundes-/Landesministerien sowie nachgeordnete Behörden im Speziellen Landesbauverwaltungen und deren Verantwortliche für Prozesse, IT und Querschnittsaufgaben.

Themenüberblick:

Das Seminar ist eine eintägige Veranstaltung, in der erfahrene E-Rechnungsexperten den Teilnehmern die gesetzlichen Rahmenbedingungen der E-Rechnung sowie Besonderheit der Rechnungsprüfung im Bauwesen erläutern und mögliche Lösungen für ihre Umsetzung anhand einschlägiger Praxisbeispiele vorstellen.

Überblick und Rahmenbedingungen für die Einführung der E-Rechnung

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  Überblick über die Anforderungen und Umsetzungspflichten aus E-Rechnungsgesetz und -verordnung, Erläuterung des Standards XRechnung, bundesländerspezifische Regelungen
• IT-Rahmenbedingungen: Zentraler Rechnungseingang Bund, E-Akte Basisdienst Bund
• Marktüberblick: ERP-Systeme, HKR-Verfahren und Workflowlösungen für die elektronische Rechnungsbearbeitung
• Besonderheiten der Abbildung baufachlicher Rechnungsprüfungsprozesse

Umstellung auf die elektronische Rechnungsbearbeitung

• Vorstellung von Herausforderungen und Lösungsansätzen (Workflow-Unterstützung, Anbindung der E-Akte etc.) im Hinblick auf baufachliche Rechnungsprüfungsprozesse
• Potenziale der E-Rechnung für eine wirtschaftliche Umsetzung
• Strategien zur Einführung der E-Rechnung in einer Behörde
• Praxisbeispiel der Umsetzung der E-Rechnungsbearbeitung in einer Bundes-/Landesbehörde spezialisiert auf Bauwesen