Erfahrungen austauschen und neue Lernwege nutzen in den
Führungskräfte Foren und Praxisseminaren des Behörden Spiegel


E-Akte: Akzeptanzerhöhung und erfolgreiches Umsetzungsmanagement
Gegenstand des Seminars

Seit Jahren finden zahlreiche große Digitalisierungsprojekte in der öffentlichen Verwaltung statt. Eine neue große Herausforderung wird die Einführung der E-Akte bis zum Jahr 2020, welche verpflichtend durch das E-Government-Gesetz des Bundes vorgesehen ist. Aus zahlreichen empirischen Untersuchungen ist bekannt, dass die Einführung von E-Akte-Systemen in vielerlei Hinsicht eine Mammut-Aufgabe ist. Vor allem ist zu beobachten, das es langwierige Prozesse mit Veränderung der Arbeitsplätze sein können, die nicht selten zu unbeabsichtigten Veränderungen führen; nicht immer ausreichende Akzeptanz bei den Beschäftigten bis hin zur „aktiven“ Verweigerung der neuen elektronischen Systeme; geringe Nutzerquote nach Umsetzung der elektronischen Systeme und immer noch viel Papierverwaltung; schwierige Kommunikation zwischen IT-Experten und Verwaltungsfachleuten sowie zwischen Hauptnutzern und Führungskräften. Die Folgen sind, dass Modernisierungspotenziale ungenutzt bleiben und Effizienz sowie Arbeitszufriedenheit abnehmen. Vereinfacht formuliert: E-Akte ist eben am allerwenigstens eine technische Veranstaltung, sondern ein komplexer Veränderungsprozess, der entsprechend zu managen ist, worauf das Seminar abzielt.

Zielsetzung

Es kommt auf eine angemessene Beteiligung und ein entsprechendes Change-Management an, damit die Einführung der E-Akte gelingt. Es zeigt sich, dass die Arbeitsbelastung sich häufig zu Beginn erhöht, was die Akzeptanz verringert. Wie mit den Unwägbarkeiten bei der Einführung der E-Akte umgegangen werden kann, wird im Seminar thematisiert und wie ein entsprechendes Einführungsmanagement dazu beitragen kann, die Umsetzung zu erleichtern. In dem Seminar wird deutlich, dass die Akzeptanz von der Kommunikation der Führungskräfte abhängt und Technikakzeptanz bei weitem nicht ausreichend ist. Mit den Teilnehmenden werden neuralgische Punkte herausgearbeitet, die über den Umsetzungserfolg bei der Einführung der E-Akte entscheiden. Im Ergebnis werden die Teilnehmenden in die Lage versetzt, die kritischen Punkte zu erkennen, zu analysieren und entsprechend zu handeln, so dass die Einführung der E-Akte gelingt und das System inkl. der neuen Arbeitsorganisation akzeptiert wird.

Seminarablauf

Themenüberblick, 09:30-17:00 Uhr:

Grundlagen: Entwicklung, Verständnis, Mythen

  • Entwicklungslinien und Verwaltung „4.-Irgendwas“ 
  • Warum IT eine Management-Aufgabe ist?
  • IT ist nicht „magic“, oder doch? Was hat IT mit Effizienz zu tun?
  • Verhältnis IT und Organisation: Wird die Organisation besser mit IT?

Prozessmanagement: Organisieren vor Digitalisieren

  • Warum müssen Geschäftsprozesse verändert werden?
  • Wie können Geschäftsprozesse erhoben und modelliert werden?
  • Prozesse versus Struktur?
  • Folgt IT den Prozessen oder umgekehrt, oder ist es ganz anders?

E-Akte-Erfahrungen

  • Was sind Potenziale der E-Akte?
  • Wie sind große Organisationen vorgegangen?
  • Welche Schlüsse lassen sich aus der Umsetzung ziehen? Was kann man lernen?
  • Gibt es Erfolgsfaktoren? Wenn ja, welche?

Einführung: Der schwierige Weg …

  • Kann man am „Gras ziehen“, oder wie beschleunigt man Wachstum?
  • Wer sollte, könnte, müsste wie mitarbeiten?
  • Personalrat: „Lästiges Übel“ oder kann das helfen?
  • Wie lässt sich die Akzeptanz erhöhen?
  • Wer soll das alles machen? 
Referenten
Prof. Dr.  Tino  Schuppan, ist Professor für Public Management an der Hochschule der Bundesagentur für Arbeit und Senior Research Fellow am SHI Stein-Hardenberg Institut. Seine Kernforschungsthemen sind Wandel von Staat und Verwaltung durch Digitalisierung, Neugestaltung der Verwaltung im Informationszeitalter, neue institutionelle Arrangements und deren Steuerung, Transformationsmanagement, Kompetenzmanagement, Entwicklungszusammenarbeit und Krisenmanagement. Prof. Schuppan hat zahlreiche Beiträge zu E-Government und Public Management in international referierten Fachzeitschriften, wie z.B. Public Management Review, Government Information Quarterly sowie in internationalen Handbüchern veröffentlicht. Zudem verfügt Prof. Schuppan über jahrelange nationale und internationale wissenschaftliche Forschungs- und Beratungserfahrung.
Termin und Ort
Ort:
Charlottenburger Innovation Center (CHIC)
Bismarckstr. 10-12
10625 Berlin


Zeitraum:
15.03.2018 09:30 Uhr - 15.03.2018 17:00 Uhr

Preis
450,- Euro zzgl. MwSt.
Zur Anmeldung


Veranstaltungen nach Datum


November 2017 (5)

Dezember 2017 (8)

Januar 2018 (7)

Februar 2018 (18)

März 2018 (23)

April 2018 (31)

Mai 2018 (31)

Juni 2018 (36)

Juli 2018 (1)

September 2018 (40)

Oktober 2018 (18)


Veranstaltungen nach Thema


Assistenz
Bau, Infrastruktur & Verkehr
Dienstrecht
E-Akte & DMS
E-Learning
Führungskompetenz
Haushalt, Finanzen & Controlling
IT & Datenschutz
Kommune
Kommunikation
Organisation & Management
Personal
Polizei, Feuerwehr, BOS & Bundeswehr
Presse-, Öffentlichkeitsarbeit & Marketing
Projektmanagement
Revision & Compliance
Vergabemanagement
Vergaberecht
Verwaltungsrecht