Seit Jahren finden zahlreiche große Digitalisierungsprojekte in der öffentlichen Verwaltung statt. Eine neue große Herausforderung wird die Einführung der E-Akte bis zum Jahr 2020, welche verpflichtend durch das E-Government-Gesetz des Bundes vorgesehen ist. Aus zahlreichen empirischen Untersuchungen ist bekannt, dass die Einführung von E-Akte-Systemen in vielerlei Hinsicht eine Mammut-Aufgabe ist. Vor allem ist zu beobachten, das es langwierige Prozesse mit Veränderung der Arbeitsplätze sein können, die nicht selten zu unbeabsichtigten Veränderungen führen; nicht immer ausreichende Akzeptanz bei den Beschäftigten bis hin zur „aktiven“ Verweigerung der neuen elektronischen Systeme; geringe Nutzerquote nach Umsetzung der elektronischen Systeme und immer noch viel Papierverwaltung; schwierige Kommunikation zwischen IT-Experten und Verwaltungsfachleuten sowie zwischen Hauptnutzern und Führungskräften. Die Folgen sind, dass Modernisierungspotenziale ungenutzt bleiben und Effizienz sowie Arbeitszufriedenheit abnehmen. Vereinfacht formuliert: E-Akte ist eben am allerwenigstens eine technische Veranstaltung, sondern ein komplexer Veränderungsprozess, der entsprechend zu managen ist, worauf das Seminar abzielt.
Es kommt auf eine angemessene Beteiligung und ein entsprechendes Change-Management an, damit die Einführung der E-Akte gelingt. Es zeigt sich, dass die Arbeitsbelastung sich häufig zu Beginn erhöht, was die Akzeptanz verringert. Wie mit den Unwägbarkeiten bei der Einführung der E-Akte umgegangen werden kann, wird im Seminar thematisiert und wie ein entsprechendes Einführungsmanagement dazu beitragen kann, die Umsetzung zu erleichtern. In dem Seminar wird deutlich, dass die Akzeptanz von der Kommunikation der Führungskräfte abhängt und Technikakzeptanz bei weitem nicht ausreichend ist. Mit den Teilnehmenden werden neuralgische Punkte herausgearbeitet, die über den Umsetzungserfolg bei der Einführung der E-Akte entscheiden. Im Ergebnis werden die Teilnehmenden in die Lage versetzt, die kritischen Punkte zu erkennen, zu analysieren und entsprechend zu handeln, so dass die Einführung der E-Akte gelingt und das System inkl. der neuen Arbeitsorganisation akzeptiert wird.
Themenüberblick:
Grundlagen: Entwicklung, Verständnis, Mythen
- Entwicklungslinien und Verwaltung „4.-Irgendwas“
- Warum IT eine Management-Aufgabe ist?
- IT ist nicht „magic“, oder doch? Was hat IT mit Effizienz zu tun?
- Verhältnis IT und Organisation: Wird die Organisation besser mit IT?
Prozessmanagement: Organisieren vor Digitalisieren
- Warum müssen Geschäftsprozesse verändert werden?
- Wie können Geschäftsprozesse erhoben und modelliert werden?
- Prozesse versus Struktur?
- Folgt IT den Prozessen oder umgekehrt, oder ist es ganz anders?
E-Akte-Erfahrungen
- Was sind Potenziale der E-Akte?
- Wie sind große Organisationen vorgegangen?
- Welche Schlüsse lassen sich aus der Umsetzung ziehen? Was kann man lernen?
- Gibt es Erfolgsfaktoren? Wenn ja, welche?
Einführung: Der schwierige Weg …
- Kann man am „Gras ziehen“, oder wie beschleunigt man Wachstum?
- Wer sollte, könnte, müsste wie mitarbeiten?
- Personalrat: „Lästiges Übel“ oder kann das helfen?
- Wie lässt sich die Akzeptanz erhöhen?
- Wer soll das alles machen?