Erfahrungen austauschen und neue Lernwege nutzen in den
Führungskräfte Foren und Praxisseminaren des Behörden Spiegel


Einführen eines Dokumentenmanagement-Systems BEREITS AUSGEBUCHT!!!
Der Medienwechsel von der Papier- zur elektronischen Akte
Gegenstand des Seminars

Der Bund hat mit der Regelung in § 6 des E-Government-Gesetzes (elektronische Aktenführung) ein klares Signal gesetzt. Das Land NRW geht in seinem E-Government-Gesetz (§ 9) noch weiter und ermöglicht ausdrücklich, dass behördliche Akten ausschließlich elektronisch geführt werden können. Andere Bundesländer sind auf dem gleichen Weg.

Sie haben sich entschieden, ein dms, wie es langläufig genannt wird, zu beschaffen oder haben ein derartiges System schon im Hause. Damit ist der erste – richtige – Schritt getan. Nun gilt es, den Weg konsequent weiter zu verfolgen. Aber bereits am Anfang gabelt sich der Weg, man kann vier oder fünf verschiedene Richtungen einschlagen. Allen gemein ist, dass man an dieser Stelle nicht erkennen kann, wo die Wege hinführen. Muss erst ein Aktenplan her? Soll man besser zunächst alle oder zumindest die wichtigsten Prozesse analysieren? In welchem Organisationsbereich fängt man an? Wie lange dauert es, bis die ersten Mitarbeitenden mit der eAkte arbeiten? Was geschieht mit den pAkten – alle entfernen, zur Sicherheit hybrid arbeiten? Bekommt jeder Aufgabenbereich eine spezielle eAkte mit höchster Fachverfahrensintegration? Wie behalten die Querschnittsbereiche denn in den vielen unterschiedlichen eAkten den Überblick? Wie schafft man es, die Mitarbeitenden mitzunehmen, was sagt der Datenschutz, wie bindet man das Archiv ein?

In diesem Seminar werden alle Fragen im Zusammenhang mit der Einführung einer eAkte ausführlich aus der Sicht der Praxis beantwortet. Sie wissen anschließend, welchen Weg sie einschlagen sollten, um das Ziel gesichert zu erreichen. Sie sehen aber auch, wo die anderen Wege hinführen. Die Lösung einer nordrhein-westfälischen Stadt, die vor gut 10 Jahren die eAkte eingeführt hat, wird vorgestellt. Dabei wird erkennbar, was gut und was weniger gut gelungen ist. Heute empfinden es die Mitarbeitenden in dieser Behörde, die noch keine eAkte haben, als rückschrittlich und ärgerlich, mit pAkten arbeiten zu müssen. Der Umstieg kann nicht schnell genug erfolgen – aus der Sicht der Mitarbeitenden! Der Projektleiter aus der betroffenen Verwaltung entwickelt interaktiv mit Ihnen eine Lösung, wie sie zielsicher die eAkte in ihrer Behörde einführen können. Während des gesamten Seminars werden die Fragen der Teilnehmenden diskutiert und beantwortet.

Seminarablauf

Themenüberblick, 09:30-17:30 Uhr:

Vorbereitung

  • Technisches / organisatorisches Projekt
  • Begriffserklärungen (dms, ecm…)
  • Elektronischen Aktenführung
  • Akzeptanzmaßnahmen
  • eAkte statt pAkte

Projekt im engeren Sinne

  • Projektpunkte (Einschätzung der Teilnehmenden)
  • Abgleich mit den Standardprojektpunkten
  • Umgang mit den pAkten
  • Scannen, u.a. Aussagen zur TR RESISCAN
  • Beispiel einer eAkte

Prozesse

  • Was muss ein gutes System zur Prozessaufnahme leisten
  • Wann sollten Prozesse theoretisch aufgenommen werden
  • Wann sollten Prozesse praktisch aufgenommen werden

Digitalisieren

  • Welche pAkten bleiben pAkten
  • Umgang mit Urkunden
  • Aufbereiten der pAkten
  • Einbinden eines Dienstleisters / Eigenrealisierung
  • Regelungen beim Digitalisieren durch Dritte (Leistungsverzeichnis)

Kosten

  • Rechnet sich der Medienwechsel
Referenten
Volker  Staupe, geboren 1957 in Witten, Besuch der Volksschule, Realschule und der Höheren Handelsschule (gymnasialer Zweig). Erwerb der allgemeinen Hochschulreife im Jahr 1977. Im gleichen Jahr Beginn der Ausbildung bei der Stadt Dortmund. 1980 Abschluss als Diplom Verwaltungswirt. Tätig als Beamter des gehobenen Dienstes bei der Stadt Dortmund im Schulamt, 1981 Wechsel zur Stadt Witten. In Witten beschäftigt im Amt für Wirtschaftsförderung und Liegenschaften. dann für die Stadt Witten tätig als Verwaltungsleiter beim Volkshochschul- Zweckverband Witten-Wetter-Herdecke. Im Jahr 1993 wieder zurück zur Kernverwaltung der Stadt Witten als Leiter des Sachgebietes Wohngeld. anschließend ab 1996 Leiter der Stabsstelle Korruptionsprävention und ab 1998 Team Verwaltungsreform (Projektgruppe). Seit 1999 Tätigkeit im Rechnungsprüfungsamt, dort ab 2004 Leitung des Amtes und Wechsel in den höheren Dienst. Von 2007 bis heute Projektleiter Dokumentenmanagement (Einführen der eAkte).
Termin und Ort
Ort:
InterCityHotel München
Bayerstraße 10
80335 München


Zeitraum:
16.10.2017 09:30 Uhr - 16.10.2017 17:30 Uhr

Preis
450,- Euro zzgl. MwSt.
Zur Anmeldung


Veranstaltungen nach Datum


September 2017 (11)

Oktober 2017 (34)

November 2017 (60)

Dezember 2017 (11)

Januar 2018 (3)

Februar 2018 (4)

März 2018 (4)

April 2018 (1)

Juni 2018 (2)


Veranstaltungen nach Thema


Assistenz
Bau, Infrastruktur & Verkehr
Dienstrecht
E-Akte & DMS
E-Learning
Führungskompetenz
Haushalt, Finanzen & Controlling
IT & Datenschutz
Kommune
Kommunikation
Organisation & Management
Personal
Polizei, Feuerwehr, BOS & Bundeswehr
Presse-, Öffentlichkeitsarbeit & Marketing
Projektmanagement
Revision & Compliance
Vergabemanagement
Vergaberecht
Verwaltungsrecht