Wenn das Online-Zugangsgesetz richtig Fahrt aufnimmt und von den Nutzenden auch angenommen wird, freut sich erst einmal jede Verwaltung. Ist diese Freude von Dauer, wenn elektronisch eingehende Anträge für die Papierakten ausgedruckt werden müssen? Papierakten haben auch andere unangenehme Eigenschaften, sie belegen gern teure Büroflächen, sie sind belastend, wenn Home-Office ins Auge gefasst wird, sie sind sehr träge, wenn ihr Inhalt erschlossen werden soll und dergleichen mehr. Sie gehören im 21. Jahrhundert einfach in den wohlverdienten Ruhestand und sollten endlich durch elektronische Akten ersetzt werden. Das ist aber vielfach leichter gesagt, als getan.
Muss man im Vorfeld hausweit erst die Prozesse erfassen und einen Aktenplan einführen? Dann gäbe es die elektronische Akte ja noch viel später. Wie schickt man denn Papierakten tatsächlich in den Ruhestand? Liegen sie weiter in den Behörden und bekommen einen Aufkleber „R“ wie Rente oder verschwinden sie aus dem Haus? Geht mit den Akten auch ihr Inhalt? Wie binde ich die Mitarbeitenden ein, die ja sowieso nicht an Langeweile leiden? Welche Auswirkungen hat eine elektronische Akte auf meine Fachverfahren? Was sagt der Datenschutz? Komme ich beim konsequenten Einführen automatisch in die Haushaltssicherung?
Diese und weitere Fragen werden in dem Seminar praxisgerecht beantwortet. Was unterscheidet dieses Seminar im Ergebnis davon, einen Bericht oder ein Buch über das theoretische Einführen einer elektronischen Akte gelesen zu haben? Die Nähe zur Praxis. Der Dozent führt im dreizehnten Jahr aktiv elektronische Akten in Behörden in mehreren Bundesländern ein. Die Einwohnerzahlen der Behörden reichen dabei von 20.000 bis 200.000, die Anzahl der Projekte hat die 60 überschritten. Warum wollen Sie auf diesen Erfahrungsschatz verzichten?
Sie erhalten einen genauen Einblick vom Zeitpunkt der Entscheidung („wir steigen um“) bis zum tatsächlichen Arbeiten mit der neuen Akte. Wer (Organisation, IT…) muss wann was tun? Die Antwort gibt das Seminar.
Themenüberblick, 09:30-17:30 Uhr:
- Wie startet eine Behörde wo im Hause richtig und was kann den Erfolg dabei behindern
- Mit standardisierter Projektarbeit zur standardisierten elektronischen Akte
- Was muss im Hause sonst noch geändert werden
- Lösungen für Einzelthemen (Urkunden, Unterschriften, archivische Interessen, Aufarbeiten von Akten, Dateien auf den Laufwerken, Scannen…)
- Umgang mit den Papierakten
- Kosten der Einführung einer elektronischen Akte
699,- Euro (Endpreis)
Der Preis setzt sich aus der umsatzsteuerfreien Teilnahmegebühr und
einer umsatzsteuerpflichtigen Tagungspauschale zusammen.