Die Ausgaben des Einkaufs von Bund, Ländern und Gemeinden belaufen sich im Jahr 2016 auf mehr als 300 Milliarden Euro. Das entspricht einem Anteil von fast 10% des Bruttoinlandproduktes. In Untersuchungen des öffentlichen Einkaufs in Deutschland schätzen Experten, dass sich bis zu 30 Milliarden Euro einsparen lassen. Ferner gibt es Hinweise darauf, dass im Vergleich zur Privatwirtschaft die Preise, die öffentliche Auftraggeber bezahlen, im Durchschnitt 5% bis 15% zu hoch sind. Verwaltungsreformen haben im öffentlichen Einkauf zwar instrumentelle Neuerungen, wie z.B. elektronische Vergabe-Prozesse, aber kaum strategisches Denken über schlichte Bündelungen von Ausschreibungen hinaus hervorgebracht. Viele aktuelle Themen der Beschaffung wie z. B. ökologisch-nachhaltiger Einkauf, Automatisierung und e-Vergabe, Erzielen von Einsparungen sowie gesellschaftliche Verantwortung stehen in der Praxis noch zu sehr unverbunden nebeneinander, statt in einem Gesamtkonzept aufzugehen.
Der unmittelbarere Handlungsbedarf lässt sich als Notwendigkeit zusammenfassen, strategische Einkaufsorganisationen zu schaffen, deren Arbeitsweise sich an der „Wertschöpfung“ der Behörde bzw. der Organisation orientiert und die vielfältigen Ziele einer modernen öffentlichen Beschaffung transparent macht und tatsächlich erreicht. In den letzten Jahren hat sich sukzessive die Erkenntnis durchsetzt, dass den öffentlichen Einkäufern nicht nur zunehmend bessere technische Instrumente an die Hand gegeben, sondern auch ihre Arbeitsweisen weiterentwickelt werden müssen. Die Schaffung strategischer Einkaufsorganisationen auf behördlicher und überbehördlicher Ebene ist ein Beitrag, die allerorts knappen Haushaltsmittel systematisch zu schonen. In diesem Zusammenhang ist allerdings die Frage zu beantworten, welche Einschränkungen sich für eine solche Optimierung aus dem Vergaberecht heraus ergeben. Bei aller berechtigten Kritik an dieser Rechtsmaterie ist hier festzustellen, dass ein wertschöpfender strategischer Einkauf ohne nennenswerte Einschränkungen auch bei öffentlichen Auftraggebern verwirklicht werden kann. Vor diesem Hintergrund ist es besonders für gestaltungsorientierte öffentliche Einkäufer unverzichtbar, über fundierte Kenntnisse dieser sehr speziellen Rechtsmaterie zu verfügen.
Wer EU-Ausschreibungen im Rahmen eines strategischen Einkaufskonzepts rechtsicher steuern will, benötigt fundierte Grundkenntnisse im Vergaberecht. Bei den Vergabekammern in Deutschland gehen jährlich etwa 1.200 Anträge auf Nachprüfung ein, Tendenz steigend. Die Erfolgsquote für einen Bieter, ein Vergabeverfahren zu Fall zu bringen beträgt derzeit durchschnittlich 40%. Die meisten Fehler sind vermeidbar. Bei Anwendung einiger weniger Grundregeln lässt sich auch eine komplexe EU-Vergabe sicher durchs Verfahren steuern.
Der Lehrgang “Der Beschaffungsmanager im strategischen öffentlichen Einkauf” vermittelt integriert Kenntnisse, die sich am Profil eines strategischen Einkäufers in einem öffentlich-rechtlichen Umfeld orientieren. Dazu werden zunächst die oft von der Privatwirtschaft inspirierten Grundlagen des strategischen Einkaufs vermittelt und im Hinblick auf die Besonderheiten des öffentlichen Sektors spezifiziert. Danach folgen konkrete Erfahrungen strategischer Einkaufsarbeit aus der Praxis einer großen kommunalen Gebietskörperschaft. Dabei werden sowohl die vergaberechtliche als auch die betriebswirtschaftliche Perspektive mit einem neuartigen didaktischen Konzept vermittelt.
In der Praxis relevante Themen werden in typisierenden Fällen anschaulich aufbereitet und mit Musterlösungen versehen. Auf diese Weise ist ein abwechslungsreicher Intensivlehrgang entstanden, der über 2,5 Schulungstage ein breites Spektrum an in der Praxis häufig vorkommenden Fragen des strategischen Einkaufs samt ihrer vergaberechtlichen Implikationen beleuchtet.
Der Lehrgang richtet sich an Mitarbeiter in Vergabestellen und Einkaufsabteilungen öffentlicher Auftraggeber, aber auch an Verwaltungsleiter, Beschäftigte der Revisionsorgane und Bedarfsträger innerhalb der Verwaltungen.
1. Seminartag
12:30 Begrüßungskaffee und Mittagssnack
13:00 Begrüßung und Vorstellungsrunde
13:30 Einführung: Optimierung des Einkaufs auf Behördenebene
Prof. Dr. Dennis Hilgers, Institutsvorstand, Institut für Public und Nonprofit Management, Johannes Kepler Universität Linz
15:00 Kaffeepause
15:30 Grundgedanken eines strategischen Einkaufs
Dr. Ulrich Bergmoser, Beirat des Instituts für Public Management, Hamburg
17:30 Abschluss des ersten Tages
Fragen und Antworten, Diskussion
18:00 Gemeinsames Abendessen
2. Seminartag
08:30 Begrüßungskaffee
09:00 Strategische Beschaffung: Ziele, Werthebel und Begriffe
Dr. Ulrich Bergmoser, Beirat des Instituts für Public Management, Hamburg
10:30 Kaffeepause
11:00 Durch Überzeugung zum Erfolg – interaktive Arbeit zum Selbstverständnis der Beschaffung
Roland Blank, Servicestelle Beschaffung, Stadt Solingen
12:30 Gemeinsames Mittagessen
13:30 Praxisbeispiele strategischer Beschaffungsaufgaben
Roland Blank, Servicestelle Beschaffung, Stadt Solingen
15:00 Kaffeepause
15:30 Beschaffungserfolge messen? Wen, was, warum interessieren sollte!
Roland Blank, Servicestelle Beschaffung, Stadt Solingen
17:00 Abschluss des zweiten Tages
Fragen und Antworten, Diskussion
3. Seminartag
09:00 Begrüßungskaffee
09:30 Institutionalisierung der Strategischen Beschaffung
Dr. Ulrich Bergmoser, Beirat des Instituts für Public Management, Hamburg
10:30 Kaffeepause
11:00 Strategische Beschaffung. Fallbeispiel
Dr. Ulrich Bergmoser, Beirat des Instituts für Public Management, Hamburg
12:30 Mittagspause
13:30 Operative Beschaffung
Dr. Ulrich Bergmoser, Beirat des Instituts für Public Management, Hamburg
15:00 Zusammenfassung, offene Fragen und Feedback
15:30 Ende des Seminars