Planstellen und Stellen dürfen nur ausgebracht werden, soweit sie unter Anwendung angemessener Methoden der Personalbedarfsermittlung sachgerecht und nachvollziehbar begründet sind; soweit sie entbehrlich sind, dürfen sie in dem nächsten  Haushaltsjahr nicht wieder ausgebracht werden.

Selbstaufschreibung, Multimoment-Häufigkeitszählverfahren, Aktenlaufzettel, Zeitwerte, Verteilzeiten, quantifizierbare Aufgaben, dispositiv-kreative Aufgaben,  Organisations- und Stellenplan. Dies sind nur einzelne Begrifflichkeiten, die in Insidergesprächen häufig ausgetauscht werden. Angesprochen sind Führungskräfte, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Organisations- und Personalreferaten, Mitglieder der Personalvertretungen und Gleichstellungsbeauftragte, die sich mit Fragen der Organisation befassen oder in Kürze damit befasst werden sollen und die noch nicht oder bereits über Grundkenntnisse in Organisationsfragen verfügen.

Das Praxisseminar eröffnet Ihnen die Möglichkeit, sich über die Grenzen ihrer eigenen Handlungsfelder und Funktionsgrenzen hinweg miteinander auszutauschen, während fachkundig strukturiert die Grundlagen des Organisationswesens anhand der Regelungen des Bundes erlernt werden und die Anwendung anhand von Echt-Sachverhalten in Kleingruppen trainiert wird.

Dabei werden die Methoden der Zeitwerterhebungen, die Auswertung der Ergebnisse sowie die Umsetzung in Organisations- und Stellenplänen aber auch die Grenzen und „Gefahrenstellen“ der analytischen Personalbedarfsermittlung aufgezeigt, erläutert und diskutiert.

Inhalte

• Personalbedarfsermittlung und Personalhaushalt
  • Hintergrund
• Grundlagen der Personalbedarfsermittlung
  • Anlässe und Ziele der Personalbedarfsermittlung
  • Vorgehen bei der Personalbedarfsermittlung
  • Erfolgsfaktoren der Personalbedarfsermittlung
    • Wirtschaftlichkeit und Anwendungsgrenzen
• Vorbereitung der Personalbedarfsermittlung
  • Untersuchungsbereich definieren
  • Erhebungszeitraum festlegen
  • Meilensteine definieren
    • Information und Kommunikation
  • Analyse von Prozessen und Aufgabenkritik
  • Aufgabenkatalog  erstellen
  • Erhebungsmethoden festlegen
  • Erhebungsunterlagen erstellen
•  Erhebungsmethoden durchführen
  • Selbstaufschreibung (SAS)
  • Multimoment-Häufigkeitszählverfahren (MMA)
  • Aktenlaufzettel (ALZ)
  • Analytisches Schätzverfahren
  • Personalmengenplanung (PMP)
• Analyse und Würdigung der Erhebungsergebnisse
  • Auswertung und Qualitätssicherung der Erhebungsergebnisse
  • Zeitwerte / Grundzeiten / Verteilzeiten festlegen
  • Plausibilitätsprüfung
  • Referenzwerte ermitteln / Benchmarking / Kennzahlen
  • Ableitung von Konsequenzen: Umgang mit Mehr-/ Minderbedarf
  • Nachhaltige Personalbedarfsermittlung: Aktualisierungen
• Zusammenfassung / Feedback

Methoden
Fallstudie, Kleingruppenarbeit, Lehr- und Rundgespräch

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer werden

• die enge Verzahnung von strategischer Personalplanung und operativer Ressourcensteuerung und die Vorgaben zur Ausbringung von Planstellen/Stellen im Haushaltsplan kennen lernen
• die Verfahren und Instrumente der Personalbedarfsermittlung einschl. der Empfehlungen zur Personalbedarfsermittlung im Handbuch des Bundesministeriums des Innern anwenden und
• können diese zielorientiert einsetzen.

Organisatoren und Führungskräfte aus dem Organisationsbereich aus Bundes- und Landesressorts einschl. Oberbehörden sowie Sozialversicherungsträger einschl. Mitglieder von Personalvertretungen und Gleichstellungsbeauftragte.

Die Liste der zu behandelnden Themen sowie auch der Zeitrahmen werden jeweils in Abhängigkeit von den zu Beginn des Seminars von den Teilnehmern geäußerten Wünschen gestaltet, so dass es sowohl zu einer anderen Reihenfolge der Themen als auch zu unterschiedlichen Zeitansätzen für die Themenkreise kommen kann.

Themenüberblick 1. Tag, 10:00 – 18:00 Uhr:

• Begrüßung und Einführung in das Seminar
• Bedeutung und Wirkung der Personalbedarfsermittlung als Instrument des strategischen Personalmanagements im Kontext zum Personalhaushalt
• Grundlagen der Personalbedarfsermittlung
• Vorbereitung der Personalbedarfsermittlung

Themenüberblick 2. Tag, 08:30 – 16:30 Uhr:

• Erhebungsmethoden
• Analyse und Würdigung
• Nachhaltige Personalbedarfsermittlung